打造百万形象，工作必备

第六章　办公篇——职场形象之工作

办公室是个大家庭，也是一个小社会。在小小的办公室里，职场人士会遇到形形色色的问题，还需要处理各种各样的矛盾。良好的办公室礼仪是工作制度和纪律的补充。它有助于处理业务和协调人际关系，有利于本企业社会关系网络的进一步发展。

办公室礼仪原则

办公室是职场人士办理日常业务、顺利快捷地进行工作的场所，所以，遵守办公室的相关礼仪，不仅能体现社会道德风范，而且也是一种工作规范。了解、掌握并恰当地应用这些办公礼仪会使你在工作中左右逢源，从而有助于你事业的进步和发展。

1.办公室礼仪原则

★体现企业精神

社会的各种单位、组织都有独特精神风貌，企业中的精神风貌就是企业精神。企业精神是激励、激发员工凝聚力和战斗力的精神纲领，是企业进一步建设和发展的灵魂。

★利于工作大局

办公室礼仪虽然重要，却只是一种辅助手段和外在形式。这种外在形式是否有意义，关键在于它能否利于企业团结、利于集体的工作大局。所以，办公室礼仪必须围绕企业工作大局，成为规章制度的补充。

★利于共同进步

与伙伴单位、竞争对手、公众、职场人士之间的协调工作，更应重礼仪、重友谊，以有助于互惠互利，共同发展，共同进步为目标。

★保持环境卫生

办公室是办公的地方，应随时检查办公环境是否整洁卫生，要将各种书籍和会议资料按照日期或根据内容装订起来放到抽屉里或资料柜中，桌子上不宜摆放太多的东西，抽屉里的东西也要摆放整齐，以便拿取方便，私人的物品和其他杂物应放到自己的柜子里。

2.办公桌上用餐的礼仪

在办公室里用餐轻松自在，但是要注意其他人的感受，应注意以下几个事项：

★不要在午餐前后忙着工作，不要边吃东西边工作，因为嘴里嚼着东西的时候说话是不礼貌的。

★吃饭后，要将一次性饭盒和吃剩的食物扔掉，如果用自带饭盒要洗干净，不要放到办公室里，以免影响办公室的气味和办公环境。

★不要在同事吃饭的时候打扰他们，或者要他们进行工作。

3.有人拜访时的礼仪

当同事将你介绍给其他人时，应亲切回应：“您好，认识您很高兴、请多多指教！”等客套话，如果是对方主动与你结识，就应互通姓名并亲切寒暄。

别人招呼你时，应有所回应，如正在接听电话也要放下话筒，告诉对方你正在接听电话，待会儿就来！不应留在事后解释，以免引起误会。

4.办公室的行为禁忌

★穿着暴露。女性在着装方面尤其要注意自己作为一个职业女性的形象。出门上班之前，应该养成习惯在穿衣镜前认真检查一下，并坐下来看自己是否暴露了不应该暴露的身体部位。

★上班迟到。上班迟到会使你显得缺乏敬业精神。作为一个尽职的员工，应当提前10分钟到达办公室。

★办公室闲聊。在办公室与同事适当交流是可以的，但闲聊要有一定的度。如果花太多的时间与同事聊天，给人的感觉是你无所事事，还会影响同事按时完成工作。

办公室日常工作礼仪

虽然每个人的性格、爱好都有其独特性，工作、生活习惯也都不同。但是，在办公室这个工作场所，职场人士的个性行为就要符合工作环境的要求和办公室礼仪规范。具体来说，职场人员的日常工作礼仪有以下几方面：

1.上岗礼仪

上岗是展示自我能力的开始，尤其“首次效应”十分重要。职场人士在走上工作岗位时，注意相应的礼仪十分必要。

★全面了解公司的各项制度。千万不要自以为是，不了解公司的各项规章制度就我行我素。

★了解管理各项业务工作的负责人姓名及其职责。

★当你有困难时不要不好意思求助他人，人们愿意原谅无知，但不肯原谅错误。

★要主动和老同事交往，自我介绍时，起身握手，注意礼貌礼节。

2.下班礼仪

下班时应注意的礼仪有：

★不能在下班之前二三十分钟就开始准备要回家了。

★即使是在下班前一分钟也不容许你做自己的事。尤其是女士，更不要在下班前一段时间来化妆。

★不要在下班铃一响就离开办公室，尤其是手头的工作还没有告一段落时。

★如果自己的工作已经结束，而上司还留在办公室时，不妨轻声地问一声：“有没有需要我帮忙的地方？”或是说：“对不起！我先走了。”

★离开办公室时，应对还在工作的同事说声“再见”。

3.汇报工作礼仪

★遵守时间，不可失约，应树立极强的恪守时间的观念。

★轻轻敲门，经允许后才能进门。汇报时，要注意仪表、姿态，站有站相，坐有坐相，文雅大方，彬彬有礼。注意上级办公室是否允许吸烟，如果可以，敬烟时应打开烟盒弹出几支，递向上级由他自取。

★汇报内容要实事求是，汇报时要吐字清晰，语调、声音大小恰当。有喜报喜，有忧报忧，语言精练，条理清楚，不可“察颜观色”，投其所好，歪曲或隐瞒事实真相。

★汇报时如果上级不注意礼仪，自己不可冲动，仍然要坚持以礼相待，也可以以身示范来暗示上级纠正错误，或者直言相陈，但应注意言辞的艺术性。

★汇报结束后，上级如果谈兴犹浓，不可有不耐烦的体态语产生，应等到上级表示结束时才可以告辞。告辞时，要整理好自己的材料、衣着与茶具、座椅，当领导送别时要主动说“谢谢”或“请留步”。

此外，特别要注意的是：

★注意时间观念，不可过早抵达，使上级准备未毕而难堪，也不可迟到，让上级等候过久。

★不可大大咧咧，破门穿堂。即使门开着，也要用适当的方式告诉上级有人来了，以便上级及时调整体态、心理。

★防止汇报内容不实事求是，“察颜观色”，投其所好，歪曲或隐瞒事实真相。

4.听取汇报礼仪

★应守时。如果已约定时间，应准时等候，如有可能可稍提前一点时间，并做好记录要点的准备以及其他准备。

★应及时招呼汇报者进门入座。不可居高临下，盛气凌人，大摆官架子。

★要善于倾听。下级汇报时，可与之目光交流，辅之以点头等表示自己认真倾听的体态动作。对汇报中不甚清楚的问题可及时提出来，要求汇报者重复、解释，也可以适当提问，但要注意所提的问题不至于打消对方汇报的兴致。

★不要随意批评、拍板，要先思而后言。听取汇报时不要有频繁看表或打呵欠、做其他事情等不礼貌的行为。

★下级结束汇报时，可以通过合适的体态语或委婉的语气告诉对方，不能粗暴打断。

★如果已到了吃饭时间，可挽留下级吃便饭。

★当下级告辞时，应站起来相送。如果平时联系不多的下级来汇报时，还应送至门口，并亲切道别。

会议准备与结束礼仪规范

许多重要的会议，都是在政治上、思想上、组织上做了长时间的准备才成功举办的。准备阶段的主要工作有：

1.会务筹备组的建立

组织一个高效率的会务筹备组，选好一个干练、认真的筹备组负责人，是会议成功的先决条件。

★会务筹备组的负责人

基本条件是：本企业比较有影响力的人物，不但有较强的组织才能，而且有一定的凝聚力；不但自身各方面能力较强，而且能以身作则，关键时刻可以带领会务组全体人员突击某项工作。如果允许，筹备组的负责人最好是会议主持人。

★秘书小组与会务小组

会务筹备组应下设两个小组：秘书小组与会务小组。前者主要负责文字宣传准备，后者主要负责除文字宣传以外的所有工作，从会前的准备、会议开始的接待、会议中间的服务，直至会后的送行等。

会务筹备组的主要负责人和两个小组的负责人要及时沟通信息，在总的日程安排下，做详尽的准备工作及日程进度计划，以确保会议准备工作的完善。

2.会务准备

会务准备工作由会务小组负责。会务准备的内容很多，主要有：

★拟发会议通知

会议通知必须写明开会的时间、地点及会议主题和会议参加者等内容。会议时间一般不应选择在重大节日和假日，因为这些日子是与会者的休息日。为了使会议参加者能对自己的工作做好安排，有的会议通知还应写明闭会时间。发会议通知要提前一定的时间，以便会议参加者有所准备。根据会议的内容和参加者的地区范围，会议通知可采用张贴的办法，也可邮寄。邮寄会议通知时在信封上写明“会议通知，收到急转”的字样，以免中途耽搁。对外地的会议参加者，有关食宿和差旅费等问题都应一一写明，以免造成不必要的麻烦。

★安排好会场

会场的大小，要根据会议内容和参加者多少而定。会场的布置也要和会议的内容相称。在一些大型会议会场外的广场或门口还应张贴“欢迎”之类的告示。如果会场不易寻找，应在附近安设路标以作指引。会标应在主席台上方，一般红底白字或黑字，字要端庄大方。两侧或四周可布置一些带有鼓动性、号召性的标语。座位的安排应根据会议的类型，选择圆形会场排列或正方形、长方形、对称形、凹字形等座位排列。摆设方面，应根据会议类型，烘托会议气氛。如庆祝会应布置得喜气洋洋；座谈会、协商会应体现和谐、平等的气氛。布置应注意颜色的心理效果和花草、盆景的安排。另外，音响、灯光要和开会气氛相协调，开会前检查音响、灯光，以防出现问题。

3.其他准备

★做会务预算。会议的预算一般包括：场地租用费、会场布置费、印刷品费、文书用品费、交通费、电话费、茶点饮料费、礼品费等。

★根据会议的需要，决定会议是否需要组织参观、小型便宴等活动，提前做好相应的准备。

4.会后工作礼仪细节

★整理会议记录

会后必须对现场记录进行整理，以更正现场记录中由于紧张而造成的字迹不清、语言文字不规范等问题，保证会议记录的真实、清晰、准确、完整和规范，使之成为会议文件之一或编发会议报告的依据。

★安排与会人员离会

这包括为与会人员结算钱款，回收需要回收的会议文件等。对于外地与会者，还应提前登记并为其代购返程车（船、机）票。

★会议新闻报道

重要会议往往要邀请记者到会。办公室或会务处应及时向新闻记者提出宣传会议精神的要求和建议。根据各种会议的不同情况，会议可发布新闻消息，或进行典型报道。新闻报道稿通常由会议工作人员与新闻记者配合共同编写，以求及时、准确地反映会议精神。新闻稿件在发布前应送有关领导审核，以免出现差错。

★会务工作总结

这是会务工作的最后一件事，一般由会议领导人员召集会务工作人员来进行。有时还要写出会务工作的总结报告。

各类会议礼仪示范

1.工作性会议礼仪

工作性会议是由不同方面的人聚集在一起，为达成同一目标、得到统一结论而召开的会议。其礼仪要求有：

★会议通知应阐明目的。如有必要，还应写明会上计划讨论的事项，以便会议参加者准备资料。

★会议会场应适于讨论。工作性会议主要是为讨论工作而召开的，会场座位安排宜采用“圆桌型”，使会议的主要参加者围绕圆桌而坐，有利于提高会议的效果。

★在工作性会议的进程中，有时会碰到需要表决的问题，“少数服从多数”的民主集中制原则固然必须遵守，但对少数人的意见也应该给予尊重，正视不同意见的存在，有助于使决策更加周密。

2.例会礼仪

例会是指有固定时间、固定地点、固定人员参加的制度性会议。例会的内容主要是传递信息或讨论工作。其礼仪要求有：

★与会者应准时到会。例会是制度化的会议，一般不发通知和告示。因此，参加者应该准时赴会。

★座位安排应紧凑。通常，会议室正中要设有圆桌或长桌，会议参加者应围桌而坐。坐得集中紧凑，便于会议参加者发言与倾听别人的发言。

★会议的时间不宜过长。例会的基本风格应该是“短小精悍”。会议主持者要尽量有效地利用时间。在互通信息时，最好是一个紧接一个发言，尽可能不要出现冷场。在讨论工作时，也应抓住实质性的问题。

3.报告会礼仪

报告会，是邀请领导干部、专家学者或其他有关人员作专题报告的会议。较常见的有形势报告会、学术报告会、劳模报告会或英模报告会等。作专题发言的，通常是一人，有时也可以是多人。其礼仪要求有：

★选好报告人。举行报告会，应在条件允许的情况下，选择与会议主题相关的造诣较高、体会较深、影响较大的人做报告人。这样，既不会使报告人勉为其难，又能使听众颇有收获。

★向报告人介绍情况。举办者应将参加报告会的听众情况简要向报告人作介绍，并针对具体情况提出要求。这样便于报告人事先有针对性地做好准备工作，并对自己讲话的内容、范围、深浅程度有所了解。

★对报告人要以礼相待。对报告人的邀请、迎送以及招待应周到、热情。报告人作报告时，会议主持者应在场作陪，并仔细倾听报告。如需要录音、录像，必须事先征得报告人的同意。

★注意“对话”方式。有的报告会，听众可以向报告人提问题，双方进行对话。听众主动提出问题的，应将问题写在纸条上，由主持人转交给报告人，以利于报告人俟机回答；如果报告人主动要求主持人和听众提问题，应注意维护会场秩序，切勿一哄而起。

4.座谈会礼仪

座谈会是邀请有关人员参加交谈，讨论某个或某些问题，以达到沟通信息、联络感情的目的。其礼仪要求有：

★通知应及时发送，注明会议时间、地点、座谈内容，并写上举办座谈会的单位或部门名称。如果用电话通知，最好找到参加者本人，并报告其详细内容。如托人转告，应把要点告诉转告者，以便会议参加者有备而来。

★在座位安排上，会议主持者最好和会议参加者围圈而坐，创造出融洽、热烈的氛围。

★开会时，主持者应事先讲明会议宗旨，以便参加者能有目的地积极思考。如果参加者与主持者互相不熟悉，主持者应先作自我介绍，有必要时也可请参加者互相介绍，以融洽会议气氛。如果开始时有些冷场，主持者可以引导大家广开言路，然后逐步接近座谈主题。

★为了使会议气氛活跃、热烈，可以鼓励大家采取你一言我一语的插话和争论方式进行座谈，使与会者知无不言、言无不尽，这样才能听到与会者发自肺腑的心声。

5.讨论会组织礼仪

讨论会是就某一专门问题而召集有关人员参加探讨的会议，目的在于沟通信息、互通情况、求同存异，从而加深对问题的认识。其礼仪要求有：

★适当控制会议规模。讨论会的规模可大可小，应视会议内容而定，应请与讨论问题有关的人士参加，不应该无针对性地兴师动众。

★创造畅所欲言的环境。不论是学术性的还是非学术性的讨论会，畅所欲言才能发现真知灼见。

★会议纪要应全面客观。有的讨论会在会后需要写会议纪要，拟写时要做到客观、准确和全面。

6.电话会议礼仪

由于电话会议具有及时、迅速的特点，目前已被广泛采用。会务工作人员在电话会议召开时，需要做好以下各项工作：

★事先发出会议通知，及时通知有关单位和人员，要求其按时到开通电话会议的场所听会。

★提前与电话管理部门联系，确定开会的具体时间，保证开会时的线路畅通。

★主会场的组织工作和服务工作。要落实与会领导和有关负责人的名单，以及发言人的讲话稿，同时会务工作人员还必须始终参加会议，保证服务工作的落实。

★会前要检查各地分会场的到会情况并及时报告会议主持人。

★所使用的电话应加保密设施。

办公室谈话礼仪要求

俗话说：“言为心声”，“听其言，观其行”，一般把谈话作为考察人品的一个重要标准。办公室内，不要搞“酒逢知己千杯少，话不投机半句多”的气氛，也不必刻意追求“语不惊人死不休”的轰动效应。个人的言谈举止要与办公场所的气氛、环境以及正在进行的工作内容相融洽。(www.xing528.com)

1.态度平和

同事相处的基本原则是友善，说话态度和气、有亲切感。即使是办公室的高层管理人员，也不要总是用命令的口吻与别人说话。

大家意见不统一时，可以搁置争议，用以后的实践来确定对错；一些非原则性问题，根本没必要争论高低。

2.个人情绪表露有分寸

人总是在起伏中奋斗，在情绪的高低涨落中成熟。工作中也会有情错变化，如顺利时喜悦，困难时灰心，挨批评时委屈，失误时恼怒等，但是，这些情绪并不适合在办公室里任意表露。那些喜怒哀乐皆形于色的行为，漠视办公室环境的严肃性，是极无分寸的失礼表现。

3.不要炫耀自己

骄傲使人落后，谦虚使人进步。这句话在办公室的同事相处中也适用。做人要谦虚谨慎，即使你再有能耐，也要知道强中自有强中手的道理，知道如何谨慎处理同事关系。炫耀只会让自己成为众矢之的。倘若自己在某个方面不如别人，或哪天来了更加能干的员工，喜欢炫耀的人可能立刻就成了别人的笑料。

4.与私生活分开

心理学研究发现，只有1%的人能严守听到的别人的秘密。所以，生活和工作中出现的问题，尽量避免在工作场所议论。生活中遇到个人危机，如失恋、婚变时，不要在办公室里找人倾诉；工作危机，对老板、同事有意见，更不能在办公室里向人袒露。可以寻求其他方式来排解压力，如找工作以外的好朋友聊聊。

5.不提忌讳话题

同一件事情在一个环境中是无伤大雅的小事，换一个环境则可能非常敏感。办公室发生的事情总是关系着原则、纪律、策略等，所以，在办公室里谈个人私事是不妥当的。办公室里应拒绝的话题包括：自己或同事的工资收入；自己或同事与上司的超越上下级的关系，或自己与同事家人的私交；自己在某个公司的过往秘事；别人甚至是上司的隐私。

6.注意事项

说话要讲究分寸，除了提高文化和思想修养外，还要注意以下几点：

★认清自己的身份。在不同场合有特定的身份、特殊的角色,要准确扮演自己的角色。

★说话要客观。客观的意思是要反映真实，即说的话要尊重事实，不能歪曲事实，也避免对事情进行主观臆测。

★说话和善。在人际交往中，如果把握了说话的和善原则，也就掌握了礼貌说话的真谛。

★谈话要有节制，不要因谈话而影响或耽误工作。

★不要谈低级趣味、污言秽语的内容，更不该进行人身攻击，挖苦、讽刺他人或揭人隐私。

★谈话中出现了分歧和矛盾，应主动转移话题。

★不要老谈自己的烦恼。

下级对上级的礼仪

办公场所对职场人士的言行举止有特定要求，尤其是在上级面前，更要注意自己的一言一行。下级与上级相处的关键是配合默契，并得到上级的信任和支持。上级是你的领导，他将对你的工作进行肯定性或否定性评价。

作为下属的职场人士，在与上级相处时，要遵循以下礼仪：

1.不能“越位”

虽然被领导者与领导者之间不存在不可逾越的鸿沟，但是，社会赋予了这两者不同的社会地位。就被领导者来说，在工作上不能超越自己的一定范围内的权限。如果下级替代了上级，就会带来工作上的混乱。

从表面上看，被领导者好像多出了力，但效果不佳，而且副作用不少。譬如，影响别人的工作情绪，影响工作秩序，妨碍领导职能的发挥，严重的会使一个企业出现混乱局面。在权力上，更不能越位。如果被领导者越权严重，就会导致领导大权旁落，使上级的领导意图无法得以贯彻。这不仅会影响与领导的关系，也会影响与同事的关系，其结果是出力不讨好，有时会被领导抛弃。

总之，凡事不可越位。因为不管是决策越位、表态越位或工作越位，都会给自己与上级的关系带来损害。因此，下级只有收敛和约束自己，才能与领导和谐相处。

2.摆正关系

摆正关系是搞好上下级关系的前提。也许有人会说，与上级相处就是服从，服务于领导，完成其交办的任务。其实，远非如此。作为被领导者来说，如果过傲，易把关系搞僵；过卑，不能建立正常的关系；过俗，易把上下级关系搞成权钱关系；过媚，易使正直的上级感到讨厌、恶心。因此，被领导者的正确做法是：动机要纯、心术要正。对领导既热情又不过火，既大度相处又不缩手缩脚。

在工作上摆正严格的领导关系，作为下级要积极表现、勤奋工作，可隔一段时间主动向领导征求意见，针对自己的不足努力改进，这样坚持不懈，必将成为领导的得力助手，在事业上携手共进。

3.尊重领导

作为被领导者，在工作中要尊重领导，维护领导的尊严。遇见领导，要主动打招呼；碰到决断不了的事，要向领导请教；不论领导年龄大小、阅历深浅、水平高低，都应尊重其人格，维护其权威。对领导交办的工作，应愉快地、创造性地完成，完不成的要向领导说明情况。同时，对领导的决策不能背后评判，更不能通过贬低领导来抬高自己。

4.当好参谋

被领导者若想让领导满意，最重要的前提就是具有完成本职工作的能力，出色地完成任务。如果被领导看成是无能、愚蠢、懒惰之辈，这对工作是很不利的。

除做好本职工作之外，还要当好领导的参谋。“参谋”重在“参与”。被领导者应在完成本职工作的基础上，树立参与意识，为领导和集体利益主动出谋划策，为本企业的发展多出点子，提出合理化建议。特别是当领导在工作或生活中碰到麻烦和难题时，下级要挺身而出，为上级分忧解难；当领导遇到难处时，若能体会到领导的处境，理解其难处，会令其格外感激。这样，上级既不会忘记“患难之交”，又认为你是他的“高参”，是他的得力助手。否则，领导会认为你是一个无知无识、无能无情的平庸之辈。

5.谦虚诚实

被领导者应懂得尊重他人，有向领导请教学习的意向和行为，这样会得到领导的赏识；反之，高傲、固执、自以为是、大出风头等，就会使领导生厌。另外，下属应诚实无伪，说老实话，办老实事，做老实人，言行一致，表里如一，不搞两面派，不弄虚作假。当然，诚实也要讲究艺术，否则，会因诚实而犯错误，导致领导的不满或反感。

6.忠诚可信

领导者一般都把被领导者当成自己的人，希望下级忠诚地跟随、拥戴、服从、支持自己。因此，被领导者应忠诚、讲信用、重感情，用实际行动表示对领导的信赖、敬重。这样，必将得到领导的喜欢。如果对领导存有二心，“身在曹营心在汉”，或背叛领导，另攀高枝，这是领导最反感、最不能容忍的事。

7.把握好与领导谈话的技巧

在与领导交谈时，除需遵循一般礼节外，还要注意把握与领导谈话的场所、时机，以及领导的心情等因素；应从容、自然、亲切、谦虚，切不可锋芒毕露、咄咄逼人，或哗众取宠、低三下四。

8.保持适当距离

与领导相处时，被领导者应把握好距离，不可太近，不能太远。太近会使人产生“媚上”的感觉，破坏自己的形象；太远会让领导觉得你高傲、冷漠、目空一切。因此，必须把握好“度”。在异性上下级之间，更应加以注意。

上级对下级的礼仪

上级对下级的礼仪在企业里更为重要，因为他承担着领导一个小集体的职责，这个集体的工作成绩如何，与这个集体的团队精神、工作态度、精神面貌有很大关系。而上级对下级的礼仪恰当与否，都会对以上这些因素产生影响。

上级在与下级相处时，应注意的礼仪有以下几点：

1.必须具备公仆意识

作为上级，必须是符合“全心全意为人民服务”的社会角色规范的公仆。上级应该树立服务观念，关心下级和群众的生活，及时倾听下级和群众的意见，排忧解难，为他们创造良好的工作、生活、学习、成才的条件。因此，作为上级，不仅要扮演好指挥者、管理者的角色，还要扮演好同志角色、公仆角色，与民同利共患，做到上下同欲，相互理解信任，保持良好的人际关系。

2.加强个性修养

作为上级，其个性品质特征，尤其是性格修养和气质修养，对上下级之间的人际交往关系有至关重要的影响。上级个性修养八注意：

★守信践诺。应言而有信，不轻易许诺，凡已许下的诺言应言必行、行必果，努力办到。

★与人为善。在工作中应宽以待人，豁达大度，不妒贤嫉能，“宰相肚里能撑船”。

★择人任事。应当善于发现人才和使用人才，在用人上应用其长而舍其短，分工科学合理。

★任人唯贤。上级不应对下级有感情上的亲疏之分，更不能对给自己提出不同意见者存有偏见，也不应当任人唯亲，搞特殊化。

★畅通言路。言路不畅会使下级不能充分地发表自己的意见，产生不被上级信任和承认的感觉，使上下级之间心存芥蒂，缺乏沟通和理解。

★兴趣相投。共同的兴趣爱好有利于促进交往。上级应尽可能多地培养各种兴趣，便于多和下级产生联系，发展人际关系，缩小心理距离。

★增强聚群性和社交能力。应养成乐于合群、待人热情、性格外向、乐于交往的良好气质，提高人际感知能力、同感理解能力、人际表达能力和有效交往的能力。

3.注意事项

★不要时刻都在监视下级的一举一动。

★不要冷嘲热讽，即使下级犯了错误，也不要当着很多人的面对其热嘲冷讽，使其无地自容。

★不要忽视下级，不管下级的死活，即使有不正常、不合理的工作负荷也抱着事不关己的态度。

★不要在下级面前做与身份不符的事，说与身份不符的话，无论他们是多么有趣，对你的诱惑多么大。不要因为这种诱惑而失去尊严。

★假如你不希望下级做什么事、说什么话，那么你自己也不要做、不要说。记住“只许州官放火，不许百姓点灯”的古训，下级特别看重这个。

办公室同事相处礼仪

职场人士想处理好与同事的关系，就要注意以下礼仪：

1.尊重同事

同事相处，应有礼有节，真诚相待，做到互敬、互信、互助、互让，真正达到团结和谐，携手共进。一定要注意相互理解，尊重同事的个性。同时，也应努力调整自己性格中不太适应同事关系的一面，理解对方，改善自我又保持自我的尊严。

2.保持距离

要注意同事之间的关系是建立在相互理解、相互尊重之上的工作关系，当然这并不排斥同事间的友谊。但要保持同事间交往的距离，不要和某个人交往太密。既不要冷若冰霜，拒人于千里之外，也不要拉拉扯扯，忘记了两个人之间应有的距离而过于随便。

3.不轻易许诺

不要轻易答应自己没有把握去做的事，而一旦允诺了对方的事，不管有多大的困难，也应该尽一切努力去做，并且要注意，不要因事情难办而口出怨言。对于自己替同事办好的事，不要老是挂在嘴上，惟恐其他同事不知或对方忘记。同事之间的交往应遵循以诚相待的准则，帮同事办事既然是出于真诚的帮助，事成之后就不应该四处炫耀。而平时相处时的相互尊重，也应是出于真心的举止，决不应该是出于某种目的的虚与委蛇。

4.冷静处理矛盾

对于工作上的分歧和矛盾，应该以冷静、大度的态度去对待，仔细地分析原因，寻求适当的机会去谋求解决。不要因一时沉不住气而急于争辩，惟恐责任被推到自己身上，以至于使事态更为复杂。只要能够心地坦然地去对待矛盾或别人的误解，并能够以冷静的态度积极谋求解决的办法，矛盾和误会总会消除的。

5.不搬弄是非

同事间应该讲求真诚、尊重、大度。决不可对他人在某些方面的成就或幸运产生嫉妒之心，因而借机寻衅或捉弄报复、造谣中伤，也不应窥探或暴露他人的隐私，搬弄是非、耸人听闻。工作时间应该禁止闲谈，但在工作之余相互聊天却是常事。除保证不影响工作外，还一定要注意不要因这些小节而伤了彼此的和气。

6.关心同事的困难

同事遇到困难的时候，通常首先想到亲朋好友的帮助，我们作为同事，对于力所能及的事也应尽力帮忙，这样会增进双方的感情，使关系更加融洽。

7.注意事项

★同事之间的经济往来一定要清楚，不要只为了照顾关系而在经济问题上随随便便，这往往会造成一些不必要的麻烦。尤其是在平时小数目的钱财往来上，如果纠缠不清，时间长了，总会有一方有意无意地占了另一方的便宜，从而生出隔阂和矛盾。如果因这些看起来微不足道的小事而伤了双方的感情，就太不值得了。这一类问题在办公室当中往往是最容易发生的，值得引起足够注意。

★不要把自己的好恶强加到同事身上，也不要把自己所不愿做的事强加给同事。在同一间办公室工作，由于大家相互比较接近，这很容易产生只考虑到亲密而忽视了距离的心态，因而以为己之所好人亦爱之，己之所恶人亦厌之，有意无意地强迫同事来接受自己的观点或行为。

★同事间每个人都有自己的个性和独特的生活经历，在看问题或处理问题时都会表现出各自的不同。

★不要把朋友关系带到工作中来，在处理事务时随随便便，轻率对待。而一旦两个人的关系在达到亲密的顶点时产生分歧，就会形成十分糟糕的局面。

★与某个人交往过密，就会疏远同室的其他同事，这往往会使办公室同事之间的关系过于复杂化。

办公设备使用礼仪

办公场所的设备通常供办公室人员共用，办公设备的使用有基本的礼仪规则，职场人士应遵循其礼仪规范。

1.使用办公设备基本规则

★学会正确使用设备。如果不会用就不要乱动，否则将会给别人带来不便。

★如果与人共用，要依序排队。

★如果纸没了，要重新装满。

★如果设备坏了，可以尝试自己修或者找人来修。

★借的东西应及时归还并且保持原样。

★不要拿走、借出或偷看不是自己的东西。

★当使用完后，要保证环境和设备干净整洁，以便他人继续使用。

2.使用计算机的礼仪

在公司的办公室中，基本上都配备了电脑。办公室许多的工作已离不开电脑。在办公室，职场人士如果单独使用或与人共用一台电脑，应遵循以下规定：

★学会正确地使用电脑。不要让电脑因你的错误操作遭受损失，如丢失文件等。

★与他人共用电脑时，要与他人协调好电脑的使用时间，应根据任务量的轻重缓急区别对待。

★给打印机装满纸，换好色带，补足空白软盘。

★简易的故障，可以自己修理。不能修理时，应找有关维修人员来处理。

★未经允许，不要使用别人的磁盘或登录密码，不要偷看别人的文件。注意机密文件的保密。

★清理好自己的文件，及时更改你的软盘标签。这样可以提高工作效率。

★不要在病毒发作日使用电脑，否则，可能损害计算机和丢失所有信息。

★不要在工作时间玩电脑游戏。

★当你工作结束后，应保持环境和设备的整洁，以便后面的人继续使用。

2.复印机使用礼仪

复印文件和材料时，就需要使用复印机，而且有时需要复印很多份。在使用复印机时，职场人士应注意以下几点：

★一般说来，先到者先用。如果两个人同时到达，复印量少的人先用。

★如果别人仅复印一两页，而你的工作量很大，应让他人先印。如果你去复印时，别人正在大量复印，你可以请求让你先复印一两页。

★完成一项巨大的复印工作后，应检查复印纸，如有必要应予补充。

★不要用复印机复印私人文件，除非使用自己的纸，还要趁休息时复印，而且应确认这种做法是符合办公室的规定的。

★进行必要的维护，诸如更换碳粉或处理卡纸的问题。如果不知道怎样处理，应请别人来帮助处理。不要把问题留给下一个使用者。

★用完后不要忘记重新设置复印机，一般设置尺寸为A4型。

3.收发传真的礼仪

传真在远程通讯方面可取代邮递，其所含的信息量又远远大于电话能达到的。收发传真时，有下列的使用规则。

★选择好发传真的时间，以有利于工作为原则。为节省费用，发长途传真时可选择清早或吃午饭时。

★当接收方的传真设备为多人共用时，应事先给收件人去电话，告诉他什么时间发去传真。未经对方同意不能擅自发传真，否则是无礼的表现。

★使用有本企业名称的公文纸，在第一页前加传真封面，列出收件人姓名、传真号、电话号码以及所在部门的名称，发送人的姓名、传真号、电话号码以及所在部门名称和传送文件页数等信息，还应包括发送的时间和日期，是否急件等。

★如果要传送图片，应选择黑白的，彩色的传真效果不好。

★如果你要发传真时，发现已有一份传真，应将它放在收件箱或交给本人，不是给你的传真就不要乱翻。

★更换色带，加满纸。如需维修时，可以找有关人员。