职场形象之交流：学会职场交流，提升自己的职场形象

第四章　通讯篇——职场形象之交流

“我住长江头，君住长江尾。日日思君不见君，共饮长江水。”古人苦于音信不通，将所有的情思都寄托在滚滚东逝的江水上。今天现代化通讯工具层出不穷，为职场人士获取、传递、利用信息提供了越来越多的选择。只要按几个号码，敲几下鼠标，不仅可以闻声，甚至可以谋面畅谈。

职场交往与通讯工具“难解难分”，职场人士经常使用的通讯工具主要有电话、手机、传真机、电子邮件等。对于职场人士来讲，通讯工具不仅仅是一种传递信息、获取信息、保持联络的寻常工具，而且也是职场人士所在企业或个人形象的一个载体。因此，凡是重视维护自身形象的企业，无不对通讯礼仪给予高度的关注。

接打电话的基本礼仪

在职场交往中，普普通通的接电话，实际上是为通话者所在企业、通话者本人绘制了一幅给人以深刻印象的电话形象。

所谓电话形象，即人们在通电话的整个过程中的语言、声调、内容、表情、时间感的集合。它能够真实地显现出个人的素质、待人接物的态度以及通话者所在企业的整体水平。

与日常会话和书信联络相比，接打电话具有即时性、经常性、简捷性、双向性、礼仪性等较为突出的特点。接打电话的即时性、经常性、简捷性、双向性特点不难理解，而礼仪性特点却有必要详细说明。

电话的礼仪性特点，直接与前面提到过的“电话形象”密切相关。它是指不论是打电话还是接电话，都必须以礼待人，克己而敬人。假如在使用电话的过程中不注意讲究礼貌，失敬于人，无形之中将会使自己的人际关系受到损害。

在职场活动中，无论是拨打电话还是接听电话，职场人士应该遵循以下基本礼仪：

1.语言要文明

在通话时，发话人不能使用“脏、乱、差”的语言。每个人开口所讲的第一句话，都事关自己给对方的第一印象，所以应当慎之又慎。在预备放下话筒时，应先向对方道一声“再见”，或是“早安”、“晚安”。要是少了这句礼貌用语，就会使终止通话显得有些突如其来，并让自己的待人以礼有始无终。

2.态度要谦和

发话人在通话时，除语言要“达标”之外，在态度方面也是不可粗枝大叶的。在通话中，对于职位低的人，不要厉声呵斥，态度粗暴无理；对于领导，也大可不必低三下四、阿谀奉承。

一旦自己拨错了电话，切记要对无端被打扰的对方道歉，并说声“对不起”，不要连个“回音”都不给，就把电话挂断了事。挂断电话时，应双手轻放，不要末了再给对方的听觉以“致命一击”。

3.内容要简洁

在通话过程中，最忌讳发话人讲话吞吞吐吐，含糊不清，东拉西扯。至于一相情愿地逼着通话对象和自己共熬“电话粥”，或者故弄玄虚，在电话上玩“捉迷藏”、“猜来猜去”，则更会令人生厌。

所以，在通话中，发话人讲话务必要务实，开宗明义，直言主题，少讲或不讲空话，不说废话，绝不啰唆，绝不节外生枝、无话找话、短话长说。

4.举止要文明

发话人在通话时，在举止方面，应对自己有所要求。尤其是当众接打电话时，对这一点更是不能掉以轻心。比如，一个主管并非担任高级职务，应该自己拨电话，这是为了礼貌起见，不宜过多依赖秘书替你拨号。一个年轻的主管，请秘书打电话给上层领导或老领导，就犯了不敬的错误。

在接打电话时，无论如何，都不要在通话时把话筒夹在脖子下，抱着电话机随意走动，或是趴着、仰着、坐在桌角上，或是高架双腿与人通话。按号时，不要以笔代手。在讲话时，嘴部与话筒之间应保持3cm左右的距离。这样的话，就不会使对方因话音过高或过低而感到“难过”了。在接打电话时，边说话边吃东西，也是不礼貌的。

终止通话，放下话筒时，应轻轻搁放，不要随便一扔，令对方感到“轰隆”一声，大惊失色，震耳欲聋。更不能摔打话筒、话机。

通话中途中止时，或连续拨号对方一再占线的话，要表现出应有的耐心。不要骂骂咧咧，或是采取粗暴的举动，甚至拿电话机撒气。

电话开场白的礼节

好的开始是成功的一半。无论拨打电话还是接听电话，第一句话很重要，它事关自己给对方的第一印象。所以，职场人士在通话时要精心设计自己的开场白，争取“不鸣则已，一鸣惊人”，给对方留下良好的第一印象。

1.打电话时的开场白

在对方接通电话后，要首先恭恭敬敬地问一声：“您好！”然后方可说其他的话。如果电话接通后，自己所说的头一句话是“喂，喂！”或“是××公司吗？张经理在不在？”则既不礼貌，也不规范。

在问候对方后，接下来须自报家门，以便对方明确“来者何人”。一般来讲，在拨打电话时，所用的规范的自报家门做法有四种：

★用礼貌用语把双方的企业名称、职衔、姓名一一道来，如“您好！我是北京××有限公司的销售部经理张××，我要找贵公司经理李××先生，或者是副经理赵××先生。”这种方式适用于正式的职场交往。

★准确地报出双方完整的姓名，如“您好！我是×××。我找×××。”这种方式适用于职场人士相互之间熟识的情况之中。

★只报本人所在的企业名称，如“你好！我是上海××分公司的，请问……”这种方式适用于正式的公务交往中。

★报本人所在的企业名称和本人的全名，如“你好！我是××进出口公司的×××。”这种方式也适用于正式的公务交往中。

如果电话是由总机接待，或对方的秘书代接的，在对方礼节性问候之后，应当使用“您好”、“劳驾”、“请”之类的礼貌用语与对方应对，不要对其粗声大气，出口无忌，或是随随便便将对方呼来唤去。

需要注意的是，在不知道对方的身份时，不要一上来就跟人家套近乎，玩“捉迷藏”。例如，“我是小李啊，我找小丽”之类，这常会让接电话的人“一头雾水”。对方很可能既不知道“小李”是谁，也不清楚您要找的“小丽”到底是哪一位。

2.接电话时的开场白

在正式的职场交往中，接电话时拿起话筒所讲的第一句话，也有一定之规。

拿起话筒后，即应自报家门，并首先向发话人问好。向发话人问好，一是出于礼貌，二是为了说明有人正在接听。当对方首先问好后，应立即问候对方。不要一声不吭，故弄玄虚。

通常来讲，在正式的职场交往中，接听电话时自报家门的做法有以下三种形式：

★是以问候语加上企业、部门的名称以及个人的姓名。它最为正式。如“您好！××××公司人事部×××。请讲。”

★是以问候语加上企业、部门的名称，或是问候语加上部门名称。它适用于一般场合，例如：“您好！×××广告部。请讲。”或者“您好！人事部。请讲。”后一种形式，主要适用于由总机转接的电话。

★是以问候语直接加上本人姓名，它仅适用于普通的人际交往。如“您好！刘××，请讲。”

需要注意的是，在职场交往中，不允许接电话时以“喂，喂！”或者“你找谁呀？”作为开场白。特别是不允许一张嘴就毫不客气地查问对方，一个劲儿地问对方“你找谁”、“你是谁”或者“有什么事儿”。

职场电话接听技巧

电话是人类所有发明中最为便捷的通讯工具之一。对于拨打电话者来说，一切都相当方便自由，他们可以随时向对方提出问题，而对接电话的一方而言则可能是一种干扰，因为我们不得不放下手头的工作去接听电话。

接电话者虽处于被动的位置，但也不可因此忽视礼仪规范。因为，礼貌地接听电话能够真实地体现出个人的素质、待人接物的态度以及通话者所在单位的整体水平。

在接听电话时，按照电话礼仪的要求，职场人士应该把握以下几个技巧：

1.及时接听

接听电话是否及时，实质上反映着一个人待人接物的真实态度。如果有可能的话，电话铃声一旦响起，应立即停止自己所做之事，尽快予以接听。一般情况下，提倡“铃声不过三”，在铃响三声之内接最恰当，不要铃响许久，甚至响过几遍之后，才姗姗来迟，去接电话。也不要铃声一响就拿起电话，要给打电话的人一个心理准备的时间，当电话响第二声后接起电话是最合适的。

如果因特殊原因，导致铃响三声以后才接电话，在接通后立即表示歉意，如“对不起，让你久等了。”切不可无理还赖三分：“你不知道我在忙吗？响那么多次我都不接，就应该挂掉。”这样不仅使自己的形象受损，也往往会造成很严重的后果。

在正常情况下，不允许不接听他人打来的电话。

2.礼貌应对

在通话时，不论是何缘故，职场人士都应聚精会神地接听电话。不允许三心二意，心不在焉，或是把话筒置于一旁，任其“自言自语”。

通话中不得对着话筒打哈欠、吃东西，不要在听电话时与旁人打招呼、说话或小声议论某些问题。在通话过程中，为了使对方知道自己一直在倾听，或表示理解与同意，应时不时地轻声说些“嗯”、“是”、“对”、“好”之类的短语。

在通话过程中，态度应当谦恭友好，当对方身份较低或有求于己时，更应表现得不卑不亢。不要拿腔拿调，对对方戏弄嘲讽，伤害其自尊心。更不要一言不发，有意冷场。

3.主次分明

在接听电话之时，适逢另一个电话打了进来，切忌置之不理。可先对通话对象说明原因，请对方勿挂电话，稍候片刻，然后立即去接另一个电话。待接通之后，先请对方稍候，或过一会儿再打进来，随后再继续方才正打的电话。但中间间隔的时间越短越好，否则两方都会心生不悦。

如果在会晤重要客人或举行会议期间有人打来电话，而且此刻的确不宜与其深谈。可向其说明原因，表示歉意，并再约一个具体时间，届时由自己主动打电话过去。

需要注意的是，接听他人电话时，不要看电视、听广播、看文件，更不要对着话筒打哈欠或是吃东西，也不要同时与其他人闲聊。不要让对方由此感到自己无足轻重。

4.待遇同等

职场人士在接听外来的电话时，理当一律给予同等的待遇，不卑不亢。这种公平的态度，容易为自己赢得朋友。

有的人在接电话时，总是“拿架子”、“打官腔”。对于无关紧要的人或有求于己的人，先是爱搭不理地问上几句，然后能推就推，敷衍了事。如果对方是上司、朋友或是自己正在求助的人，就会低声下气、细语柔声、卑躬屈膝、有求必应。这种做法既容易得罪人，也会让旁人看不起。

5.规范地终止

结束通话时，应认真道别，可以询问对方：“还有什么事吗？”或者“还有什么要吩咐的吗？”这样既是表示尊重对方，也是提醒对方，请对方先放下电话，再轻放下自己的电话。

遇上不熟悉的人打起电话没完，非得让其“适可而止”时，说得应当委婉、含蓄，不要让对方难堪。比如“好吧，今天就谈到这吧，我不占用您的时间了。”

拨打电话的最佳时间

电话被称为“无形造访的不速之客”，在很多情况下，它都有可能“出其不意”地打搅别人的正常工作或生活。所以，当职场人士准备拨打电话时，应率先考虑时间的问题，即这个电话该不该打？何时拨打通话最佳？通话的时间该有多久？只有考虑到了这些问题，通话的效果才会事半功倍。

1.该不该打电话

一般情况下，当需要通报信息、祝贺问候、联系约会、表示感谢等时候，都有必要利用一下电话。然而毫无意义、毫无内容的“没话找话”式的电话，则最好不要打。有时候，即使你非常地想打电话聊聊天，也要先征得对方的同意，并选择适当的时间，不要一相情愿。

2.什么时间打电话

通话的最佳时间是双方预先约定的时间，也可以是对方方便的时间。双方约定的通话时间，轻易不要更改。

拨打电话谈公务时，最好在上班10分钟后或下班半小时以前拨打，在这种情况下，对方可以较从容地应答，不要在对方刚上班、快下班时，不识时务地把电话打过去。要想使通话效果好一些，使之不至于受到对方繁忙或疲劳的影响，通话应选择在周一至周五，而不应在周末。打公务电话，不要占用他人的私人时间，尤其是节假日时间。

除了紧急要事之外，一般在以下时间是不宜打电话的：三餐吃饭的时间；早晨7时以前；中午午休时间；晚上10点半以后。

因紧急事宜打电话到别人家里去，通话之初先要为此说声“对不起”，而且尽量不要在对方用餐、睡觉、过节、度周末时这样做。

与外商通电话时，须顾及对方在作息时间上的特点。打电话去海外，还应考虑到此地与彼地的时差，否则会造成不分昼夜骚扰他人的情况。

3.通话时间要多久

既然电话被称为“不速之客”，打电话的人务必要有一个明确的指导思想，除非万不得已，每次通电话都应遵循“三分钟原则”。实际上，它就是“以短为佳，宁短勿长”的基本要求的具体体现。它的主要意思是：在打电话时，发话人应当自觉地、有意识地将每次通话的时间，限定在三分钟之内，尽量不要超过。如果三分钟不能说清楚就应该首先说出你要办的事，并问一下：“您现在和我谈话方便吗？”假如不方便，就和对方另约一个时间。

“三分钟原则”，已为职场所广泛遵守。有鉴于此，职场人士在打电话前，请做一下准备，将所要讲的问题与顺序整理—下，这样打起电话来就不会啰啰嗦嗦或者丢三落四了。这样才能用尽可能短的时间达到预期目的，而不浪费对方的时间。

若拨通电话时对方正忙，则不应强人所难，非“一气呵成”不可。可以约一个时间，过一会儿再打。此外，与不熟悉的企业或个人联络，对对方的名字与电话号码应当弄得一清二楚，以便“胸有成竹”，免得因为搞错而浪费时间。

总之，在职场人士的社交活动中，但凡使用电话，就务必要想方设法把“三分钟原则”付诸实践。

代接电话的行为要求

在日常生活里，职场人士为其他人代接、代转电话的事情也是时有发生的。代接电话不仅是帮忙叫人和记录来电者姓名和电话号码，它实际是一个如何处理好自己与来电者、自己与要接电话者之间关系的重要表现。因此代接电话需要一个职业性处理。代接电话时，尤其需要注意以下几个方面的要求：

1.尊重隐私

在代接电话时，千万不要热心过度，不可充当“包打听”，向发话人询问对方与其所找之人的关系，以及“打破砂锅问到底”的无礼纠缠。如：“请问，王先生在吗？”王先生的爱人听到电话里一个年轻女士的声音找自己的爱人，立刻提高了警觉：“你是谁啊？哪个单位的？你找他有什么事吗？你怎么知道我们家电话的？”打电话的女士一听对方爱人刨根问底的，而且觉得这种问话方式简直是在侮辱自己，她马上说：“没什么事，不用找了！”

在代接电话时，要明白自己是个媒介，不该说的话一句也不多说，不该问的话一句也不多问，千万不要无中生有、画蛇添足，以至于闹出不快来。当对方请求你转达某事给某人时，要严守口风。切勿随意扩散，广而告之，辜负了他人对自己的信任。

当别人通话时，要根据实际情况，或是埋头做自己的事，或是自觉地避开，千万不可故意侧耳“旁听”，更不要没事找事，主动插嘴，这种热情主动的“参与”是对他人隐私不尊重的表现。

2.以客气的方式叫人(www.xing528.com)

很多人在拿着话筒时，通常会比较注意自己的语言，会说“您找哪位？请您稍等。”放下电话找人时，往往忘了对方也能听见，变得随心所欲。如：小秦接到一个找赵姐的电话，大声地招呼赵姐过去接电话：“赵姐，你的电话，是个男的。”整个办公室的人都听到了有个男的找赵姐，大家都抬起头来看着赵姐。赵姐非常不好意思地过去接电话。

当对方在电话里听到这些形容方式时，会感到不愉快。因此转接时，要同样用客气的方式叫人，或者应该用手捂上话筒，注意隔音。

3.做好电话记录

倘若被找的人不在，应在接电话之初立即相告，并可以适当地表示自己可以“代为转告”的意思。表示自己可以“代为转告”的意思时，应当含蓄一些。例如：“需要我为您转告的话，请讲。”不要一开口就说：“你要找的人不在，你有什么事情，都尽管可以告诉我，我一定会……”

对对方要求转达的具体内容，最好认真做好笔录。记录内容包括什么人、什么时间打的电话、大概是要说什么事（如果对方不愿意讲不必强问）、对方有什么要求（一看到字条马上回电话，还是晚上再打电话）等。在对方讲完之后，还应略微把要点重复一下，以验证自己的记录是否足够准确，免得误事，因为一旦代为转达，你就要尽到责任。

4.传达及时

接听寻找他人的电话时，先要弄明白“对方是谁”、“现在找谁”这两个问题，以确保传达时的准确。

若对方所找的人就在附近，应立即去找，不要拖延；对方要找的人不在，可先以实相告，然后再问“您有什么事情”，切勿“本末倒置”过来，否则可能使对方产生疑心。

若答应发话人代为传话，则应尽快落实，不要置之脑后，或是存心拖延时间。

不到万不得已时，不要把自己代人转达的内容，再托他人转告以避免传话内容走样和耽误时间。

5.不要轻易透露手机号码

代接电话时，如果来电者要找的人不在，对方询问手机号码时，转接者一定要经过要接电话者同意才能把手机号码告诉对方。否则可能严重干扰到要接电话者的工作或生活。

手机使用的礼仪要求

在职场中，职场人士往往风尘仆仆，来去匆匆，大都工作繁忙，活动量大，时常“居无定所”，而又需要“随时随地传信息”。这时，手机就成为广大职场人士随身必备、使用最为频繁的电子通讯工具。

手机给职场人士的工作带来了很多方便，但是也带来了礼仪方面的新问题。你是否曾在会议的过程中为突然响起的铃声而尴尬？你是否曾在现场、餐馆的人群里因听不清手机那端的声音而扯着嗓子吼叫？手机可能会充当许多人的“救生员”，然而不懂手机的使用礼仪，它不但救不了你，反而会使你的形象、风度大打折扣。

一般来说，手机使用时需要遵守的礼仪规则主要有以下几条：

1.放置到位

职场礼仪规定，手机使用者，应当将其放置在适当之处。大凡正式的场合，切不可有意识地将其展示于人。职场人士是切不可把它们握在手中，别在衣服外面，或是有意当众对其进行摆弄。

手机暂时不用的时候，最佳位置是置于随身携带的公文包内、上衣口袋内，穿套装或套裙时，切勿将其挂在腰带上，撩衣服取用或观看。在参加会议时，为了既不误事也不妨碍他人，可暂交给秘书或会务人员代管。

2.保证畅通

使用手机主要的目的是为了保证自己与外界的联络畅通无阻，职场人士对于此点不仅必须重视，而且还需为此而采取一些行之有效的措施。

例如：按时交纳手机的费用，以免停机，耽误他人联络；应准确无误地告知对方自己的手机号码，口头相告时应重复一两次，以便对方验证；变更手机号码时则需及时转告，以免和他人联系中断；必要时，也可把家里的电话号码告知对方，以备不时之需。

3.遵守公德

职场人士在使用手机时，一定要讲究社会公德，切勿使自己的行为骚扰到其他人士。

在公共场所活动时，职场人士尽量不要使用手机。当其处于待机状态时，应使之静音或调为振动。需要与他人通话时，应寻找无人之处，而切勿当众大声打手机。

在工作岗位之上，也应注意不使自己的手机使用有碍于工作、有碍于别人。职场人士在写字间里办公时，尽量不要让手机大呼小叫。

在音乐会、电影院等公共场合时应将手机设为振动状态或暂时关机，有重要来电必须接听时应迅速离开现场，再与对方通话，如果不能离开又必须接听，则要压低声音，以不影响在场的其他人为原则。

在开会、会客、上课、谈判、签约以及出席重要的仪式、活动时，必须要自觉地提前采取措施，令自己的手机静音。在必要时，可暂时将其关机。

4.注意安全

使用手机时，必须牢记“安全至上”，切勿有章不循，有纪不守，马虎大意，随意犯规。那样不但害己，而且害人。在使用手机时要遵循以下要求，以免为自己和他人带来不必要的麻烦。

★按照常规，在驾驶车辆时，不宜使用手机通话。

★乘坐客机时，必须自觉地关闭本人随身携带的手机。因为它们所发出的电子讯号，会干扰飞机的导航系统。

★在加油站或是医院里停留期间，也不准开启手机。否则，就有可能酿成火灾，或影响医疗仪器设备的正常使用。

★在一切标有文字或图标禁用手机的地方，均须遵守规定。

★一般而言，自己手机的号码，不宜随便告之于人。因此，不应当随便打探他人的手机号码，更不应当不负责任地将别人的手机号码转告他人，或是对外界广而告之。

★出于自我保护和防止他人盗机、盗号等多方面的考虑，通常不宜随意将本人的手机借与他人使用，或是前往不正规的维修点对其进行检修。考虑到相同的原因，随意借用别人的手机也是不适当的。

发送手机短信的礼仪规范

除了通话，发短信是手机的另一个主要功能。有时候，手机短信也是职场人士在联络业务、交际活动中进行沟通的一种方式。但是，很多人忽视了手机短信的使用礼仪。很多时候，他们不分场合、不分时间地狂发短信，影响了自己也耽误了别人的工作。

例如：一位女士在台下开会，会议冗长又没太多实质性内容。她无聊之极，给朋友发起了短信：“在忙什么呢？”朋友怕不回短信不礼貌，回答说：“正上班呢！”“有什么好忙的？给你发个笑话放松放松！”这位女士开了两个小时会，发了一个半小时短信，她的朋友桌上的手机不断地响起，不看又怕耽误事，看了又是一通闲聊，不回好像还不合适。一个下午，这位朋友由于短信骚扰什么也没干成。

职场人士在使用短信进行沟通时，一定要注意以下几项礼仪要求。

1.提醒对方最好用短信

如果事先已经与对方约好参加某个会议或活动，为了怕对方忘记，最好事先再提醒一下。提醒时适宜用短信而不要直接打电话。打电话似乎有不信任对方之感。短信就显得非正式亲切得多。短信提醒时语气应当委婉，不可生硬。

2.发短信一定要署名

短信署名既是对对方的尊重，也是达到目的的必要手段。不管是什么性质的短信，提醒也好，祝福也好，一定要署名。我们经常会收到一些没有名字的祝福短信，尤其是节日期间，这种祝福发了等于没发。如果是正事，不署名更会耽误事。

3.短信祝福一来一往

现在每逢节日，人们都会发短信祝福。来而不往非礼也，所以别人发来短信，自己就要回一个短信。接到对方短信回复后，一般就不要再发致谢之类的短信。就祝福短信来说，一来一往足矣，多了就成了繁文缛节。

4.用短信预约

在打电话之前，职场人士可以先用短信预约。如果要给身份高或重要的人打电话，知道对方很忙，可以先发短信“有件事想请教，是否方便给您打电话？”如果对方没有回短信，一定不是很方便，可以在较久的时间以后再拨打电话。

5.及时删除短信

一些人经常把手机放在桌上，如果出办公室办事或者去卫生间，也许有好奇之人就会顺手翻看短信。如果上面有一些并不希望别人看到的短信，就可能引起麻烦。如果不幸被别人传播出去，后果就更严重。因此，经不起推敲的短信一定要及时删除。

6.不要没完没了地发短信

上班时间每个人都在忙着工作，即使不忙，也不能没完没了地发短信。否则就会打扰对方工作，甚至可能让对方违纪。如果对方正在主持会议或者正在商谈重要事项，闲聊式的短信更会让对方心中不悦。

7.发短信不能太晚

有些人觉得晚上10点以后不方便给对方打电话了，发个短信告知就行。短信虽然更加简便，但如果太晚，也一样会影响对方休息。

8.发送短信要讲公德

发送短信最主要的是要讲公德。频繁地给对方发毫无意义的短信，把短信当成自己打发时间、放松情绪的方式，就是丧失公德的表现。不顾对方是否繁忙、时间是否恰当，就发短信催促对方或者非要跟人家商量事儿，也是干扰他人。所以发短信前一定要换位思考。

使用传真、电子邮件的礼仪规范

在时间就是效率的今天，交往中，职场人士经常需要将某些重要的文件、资料、图表即刻送达至异地，信息传送速度非常重要。而传统的邮寄方式难以满足这一要求，传真、电子邮件则解决了这一问题。

1.传真礼仪

传真机早已成为现代办公不可或缺的设备之一，常常通过它发出和接收的文件、书信、资料、图表、照片等。在利用传真对外联络时，职场人士必须注意以下礼仪问题：

★得体使用

使用传真设备通讯，须在具体的操作上力求标准而规范，否则效果会受到一定的影响。发送传真时，最好先用电话向对方通报一下，既可以提醒对方，又可保证不会发错传真。单位传真设备应有专人负责，无人看管时最好使之处于自动接收状态，以免影响工作。单位传真机不应与办公电话属同一条线路。

★礼貌使用

使用传真时,职场人士必须牢记维护个人和企业的形象问题，要处处不失礼节。

在发送传真时，不可缺少必要的问候语与致谢语。

出差在外使用公共传真设备时，除了要办理必要的手续并防止泄密之外，还要对工作人员以礼相待。

使用传真设备最看重其时效性，在收到传真后，应当在第一时间内告知对方，以免对方惦念。需要办理或转交他人传真时，也不可拖延时间以免耽搁。

2.电子邮件礼仪

电子邮件，又称电子函件或电子信函。使用电子邮件时，职场人士应注意以下几点：

★电子邮件应当认真撰写

向他人发送的电子邮件，一定要精心构思，认真撰写。在撰写电子邮件时，下列三点必须注意：其一，主题要明确；其二，语言要流畅；其三，内容要简洁。

★电子邮件应当避免滥用

在信息社会中，任何人的时间都是无比珍贵的。若无必要，轻易不要向他人乱发电子信件，尤其是不要与他人谈天说地，更不宜随意以这种方式在网上“征友”。一般而言，收到他人的重要电子邮件后，应即刻回复对方。

★电子邮件应当注意编码

编码的问题，是每一位电子邮件的使用者必须注意的。在使用中文向除了中国内地之外的其他国家和地区的华人发出电子邮件时，必须同时用英文注明自己所使用的中文编码系统，以保证对方可以收到自己的电子邮件。

★电子邮件应当慎选功能

现在市场上所提供的先进的电子邮件软件，可有多种字体备用，甚至还有各种信纸可供使用者选择。这固然可以强化电子邮件的个人特色，但是此类功能是必须慎用的。因为对电子邮件修饰过多，难免使其容量增大，收发时间增长，既浪费时间，又浪费金钱，而且往往会给人以华而不实之感。还有，电子邮件的收件人所拥有的软件不一定能够支持上述功能。

此外，在使用传真、电子邮件时，职场人士还要注意以下几项：

★未经请示不使用公司传真机办理个人私事，因为传真纸、电费、碳粉、机器耗损等均是附加成本，没有任何公司喜欢未经允许就利用公物办理私事的员工。

★传真件的语气和行文风格应做到清楚、简洁、礼貌，传真信件的内容也适用于写信的礼仪，如称呼、敬语、签名等。

★及时将有用的电子邮件地址保存在自己的通讯簿中。

★许多邮箱容量有限，要定期清理收件箱、发件箱、垃圾箱，这样才能给新邮件留出足够空间。

★删除了有病毒的邮件后，要及时清空邮件的垃圾箱，否则病毒仍有可能保存在硬盘上。