6月26日 星期二
今天，档案馆的小叶来向我求助，原想是小事一桩：不就是拟一个文件标题吗？没想到为拟好这个标题，倒让我又过了一遍“公文关”。
上午，档案馆馆长指示小叶，将市档案局最近下发的一份通知转发局下属各单位的档案室执行。小叶看了看文件，却不知道怎么个转法。这份文件是市档案局转发省档案局的一份通知，而省档案局的通知又是转发国家档案局《关于加强重点工程档案资料管理工作的通知》。要起草这份转发文件的通知，小叶还真被这标题难住了，考虑了很久都无法下笔，只好向我求助。
按照我国现行的行文制度，公文大多是逐级下行，这样可以使直接下级结合本单位实际情况具体地贯彻实施。但这又造成了层层转发，出现“关于转发……的通知的通知”的奇异现象。
碰到这种情况应如何拟文？
我给小叶讲了三个方面的内容：标题、格式、批语。
一、转发文件的标题要力求准确、简明
转发性公文标题的拟制，涉及对被转发文件标题的引用，标题一般都较长，有的甚至过于冗长，会出现两个以上“关于”和“通知”，有叠床架屋之嫌。这可从以下几个方面入手处理：
1．为避免出现两个“关于”，可把“×××关于转发《关于×××》的通知”中的第一个“关于”省去，变成“×××转发《关于×××》的通知”。
2．为了避免同一文种“通知”的重复，可把“×××关于转发《关于×××的通知》的通知”中的第一个“通知”省去，并去掉书名号“《》”。变成“×××转发关于×××的通知”。(www.xing528.com)
3．针对层层转发现象，如我局档案馆收到此公文后，需要再向下属单位转发时，可省去中间环节。直接拟写为：“××局档案馆转发国家档案局关于加强重点工程档案资料管理工作的通知”。这样，就不会在标题中被“转发的转发”“关于的关于”“通知的通知”所累了。
二、转发类公文与一般公文的格式不同
1．批语部分要标注发文机关的名称、发文机关形成批语（成文）的日期、印发传达范围。但不能把被转发件当做附件标注于批语之后，即不标注“附：×××（被转发件的标题）”。
2．被转发件要作为公文的主体部分。即要砍头去尾，把它的版头、发文字号、主题词、抄送机关、印发机关名称、印发日期、印发份数去掉，只留被转发件的标题、主送机关名称（不必要时也可去掉）、正文、发文机关及成文日期。
3．文尾部分包括主题词、抄送机关及印发机关名称、印发日期和份数；要标注转发机关的，不要保留被转发件原有的项目。
三、拟写批语时应注意的问题
1．要摆正发文机关的位置。如，我局档案馆与国家档案局、省档案局发文的口气就不一样，以我局档案馆名义转发的公文，是经过市档案局讨论批准发文的，所以发文时就要写上“经市档案局同意”。
2．要避免与被转发文件内容重复。只需把握所转发公文的中心，画龙点睛地突出重点。
3．要有针对性地提出要求。被转发文件提出的问题多带有普遍性或涉及明令禁止范围的，可选用“认真贯彻执行”“坚决贯彻执行”“遵照执行”等；被转发文件内容带有政策性、原则性、全局性的，在实际操作时，必须根据具体情况执行的，可选用“请结合本单位实际情况，认真贯彻执行”等；被转发内容具有指导意义、可以仿照学习、应该举一反三的，可选用“参照执行”。
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