小档案损失引发档案证据价值考察

6月8日　星期五

×区直属机关在20世纪80年代初期将一块面积近五十亩的土地借给西安市某肉联厂。随着事业的发展和员工的增加，90年代初，该机关想收回该厂所借去的土地，但找遍了全机关的档案材料，就是找不到有关当时办理借地手续的文件材料。据机关的几位老同志回忆，当时将土地借给肉联厂时，有关材料保管在老局长手中。时隔不久，老局长就调离了机关。由于当时机关档案室的工作人员没有及时收集这些文件材料，造成了档案的缺失。

由于×区直属机关拿不出证据，肉联厂又不肯承认，因而也就收不回那块借出去的土地。该机关曾想借助法律，通过打官司的办法讨回，但苦于没有档案材料作为凭据，只好作罢。按土地市场价格估算，白白损失了几百万元。

该机关借出去的土地，最后落得了一个收不回来的结局，这是为什么？

就是因为拿不出档案材料作为凭证，空口无凭，对方当然不会拱手退还。从这件事中，暴露出该机关的档案材料是不齐全、不完整的，档案管理是一个薄弱的环节。(www.xing528.com)

机关档案室是集中管理本单位档案的机构，机关档案室的收集工作十分重要。收集工作主要是指机关单位内文件材料的归档。1983年中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《机关档案工作条例》中指出：“机关应该建立健全文件材料的归档制度。机关活动中形成的具有保存价值的文件材料均由文书部门或业务部门进行整理和立卷，并定期向档案室归档。”1987年9月5日，第六届全国人大常委会第二十二次会议通过的《中华人民共和国档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”

机关档案室在收集档案的过程中，坚持归档制度这一条是基本途径，但在实际工作中还要加强临时性文件的收集工作。由于执行归档制度不严或归档制度不健全，有的文件也不能按规定归档，特别是未经收发室登记的文件和内部文件，往往分散在个人手里，再加上机构调整、干部变动等因素都可能使归档材料不齐全、不完整。本例中，该机关借土地给肉联厂时，文件没有及时归档，而保存在老局长个人手中。当老局长调离时，档案工作人员应该果断采取补救措施，开展临时性收集，避免重要材料的遗漏。

实践证明，档案的收集工作十分重要，可以避免造成档案的缺失，否则档案一旦缺失，所造成的损失是巨大的、难以弥补的。上面这一实例的教训是很能说明问题的。