高效节支挖潜-秘书部门的职能提升

4月18日　星期三

小张现在对他的上司卢主任佩服得五体投地了！只要我们见了面，他开口闭口都是卢主任的“英雄作为”。对此我不仅未觉得厌烦，反而越来越敬佩那位卢主任了。尤其是小张今天提到的这件事，让我对他的远见卓识更加佩服。

因厂里生产任务不饱满，资金投入成了企业的拦路虎，于是厂里号召各部门要节支挖潜，共渡难关。

厂办公室就如何落实厂里的号召进行了讨论。有的提出节约用纸，降低办公费；有的提出少打电话，节约电话费；还有的提出了压缩出差，减少会议，降低接待标准……可是经费一紧缩，从领导到各职能部门都感到不方便，不习惯，意见很大。有的领导说，该发的文没发，该开的会没开，影响了工作；有的部门说，接待降低了标准，影响来往单位关系；还有的说，小问题上打算盘，大问题上损失更多……总之，办公室开支的关口把紧了，方方面面都不自在。因此，有的领导提出，办公室是非生产经营单位，又不是专业职能管理部门，特别是关系到全局的组织运转，可以不纳入节支挖潜的范围。

办公室卢主任不同意这个意见。他说，正因为办公室涉及面广，所以要带头，要在节支挖潜方面做出表率。他还说办公室要挖出个“金娃娃”。

办公室里的几个秘书虽没有说什么，但心里对主任很有意见，私下议论：他要逞能，害得我们工作不方便，既然领导都开了口说照顾办公室，又何必自讨苦吃？

卢主任也知道秘书们的想法。他说：“你们想想，实际工作中，哪一件事不是群众看干部？光要群众节支挖潜，领导不带头就等于一句空话！群众看领导主要看领导身边的这些人。如果我们在文件上、会议上要求下面节支挖潜，而实际上大办宴席，大手大脚，群众会怎么想？”有意见的几个秘书嘴里虽然“服”了，可心里对“挖出个金娃娃”的说法还是不以为然。

“我们是信息综合部门，大家都知道信息流引导物质流的管理原则。如果我们真正开动脑筋，发挥我们办公室的职能优势，说不定真能挖出个‘金娃娃’来。”卢主任满怀信心地说。(www.xing528.com)

“主任，您是不是已经发现了‘金娃娃’？”一个秘书问。

“如果发现了，我早就抱回来了。”卢主任说：“但是，我想，只要我们在每一个工作环节都考虑到节支，立足本职工作挖潜，抱回个‘金娃娃’是完全有可能的。比如，我们厂有的部门物资积压，有的部门物资缺乏；有的设备和技术人员工作量不足，但在社会上是奇缺的；有的零部件本厂可以自己加工却花钱拿到厂外去，而让厂内的设备和人员闲置着；有的压库多年的物资，在市场上却是缺货。如果我们利用办公室各种信息渠道，摸准了这些情况，拿出有价值的调整方案来，为领导决策参考，是不是可以挖出个‘金娃娃’来呢？”

大家听后，似乎明白了几分，于是各自分头调查。两周后，办公室将调查情况进行汇总和分析，起草了一份《充分发挥积压物资闲置设备和富余技术人才作用的建议书》。这份建议书得到了厂领导的高度重视，经过充分研究后，被采纳实施。这样，厂里的经济效益在生产任务不饱满的情况下仍有所提高，创造经济效益500万元。

那位不赞成办公室搞节支挖潜的厂领导深有感触地说：“没想到办公室这个非生产单位也真能节支挖潜，这些秀才还真挖出了个‘金娃娃’！”

看看卢主任这一番“节支挖潜”的作为，谁能不佩服？

办公室虽然不是生产经营部门，但它是信息枢纽机构。按照信息流引导物质流的管理原则，办公室可以利用自己所掌握的企业内外信息，协助企业领导者充分合理配置企业资源，开源节流，提高经济效益。卢主任正是看准了这一点，发动秘书人员深入调查研究，摸清了各方面的情况，利用秘书部门的综合协调优势，充分沟通信息，调配物质资源和人力技术资源，使企业各个环节、各个部门做到人尽其才，物尽其用，避免了各种资源浪费，大大提高了经济效益。秀才们真的挖出了个“金娃娃”来。

同时，办公室是内外交往的中介，“节支”把关后，对接待交往中的迎来送往是一个有效的控制；办公室是机关办文、办会、办事的管理部门，“节支”把关后，可以有效地控制“文山会海”，提高办文办会的效率；办公室是领导机关的办事机构，“节支”把关后，可以有效地防止和克服官僚主义和形式主义，减少许多不必要的讲排场、搞应酬、摆阔气的活动，从而提高办事效率。