许多人在处理日常事务时，不知道把工作按重要性排队。他们以为每个任务都是一样的重要，只要时间被工作填得满满的，他们就会很高兴。成功人士在处理事情时都是以分清主次的办法来统筹时间，按优先顺序展开工作的，他们的成功大都来自于:将要事摆在第一位，把时间用在最高回报的地方。
伯利恒钢铁公司总裁理查斯•舒瓦普，为自己和公司的低效率而忧虑，于是去找效率专家艾维•李寻求帮助，希望李能卖给他一套思维方法，告诉他如何在短短的时间里完成更多的工作。
艾维•李说:“好!我10分钟就可以教你一套至少提高效率50%的最佳方法。”
“把你明天必须要做的最重要的工作记下来，按重要程度编上号码。最重要的排在首位，依次类推。早上一上班，马上从第一项工作做起，一直做到完成为止。然后用同样的方法对待第二项工作、第三项工作……直到你下班为止。即使你花了一整天的时间才完成了第一项工作，也没关系。只要它是最重要的工作，就坚持做下去。每一天都要这样做。在你对这种方法的价值深信不疑之后，叫你的公司的人也这样做。”
“这套方法你愿意试多久就试多久，然后给我寄张支票，并填上你认为合适的数字。”
舒瓦普认为这个思维方式很有用，不久就填了一张25000美元的支票给艾维•李。舒瓦普后来坚持使用艾维•李教给他的那套方法，五年后，伯利恒钢铁公司从一个鲜为人知的小钢铁厂一跃成为最大的不需要外援的钢铁生产企业。舒瓦普对朋友说:“我和整个团队坚持拣最重要的事情先做，我认为这是我公司多年来最有价值的一笔投资!”
工作效率最高的人是那些对无足轻重的事情无动于衷，却对那些较重要的事情精益求精的人。一个人如果过于努力想把所有事情都做好，他就没有时间和精力去把最重要的事做好。只有分清楚自己哪些是自己要做的事，才能够把握住成功的主要方向:
1．分清什么是你必须做的。
这就要求判断这件事情是否必须做，是否必须由我做。对于不是必须要做的事情可以考虑放弃或精简，对于非做不可、但并非一定要你亲自做的事情，可以委派别人去做，自己只负责督促。
2．看要做的事情能否给你最高回报。
应该用80%的时间做能带来最高回报的事情。最高回报的地方，也就是最有生产力的地方。过去，人们将“三更灯火五更鸡”的孜孜不倦视为勤奋的标准，认为没有功劳也有苦劳，但在快节奏高效率的信息时代，只有创造效益的劳动才算是有效劳动。前些年，日本大多数企业家还把下班后加班加点的人视为最好的员工，如今却不一定，他们认为一个员工靠加班加点来完成工作，说明他很可能不具备在规定时间内完成任务的能力，工作效率低下。社会只承认有效劳动。
3．判断什么能给你最大的满足感。
回报最高的事情，并非都能给自己最大的满足感，均衡才有和谐满足。因此，无论你工作如何紧张，总需要分配时间于令人满足和快乐的事情。只有如此，工作才是有趣的，并易保持工作的热情。
在各类事务之中，有的是重中之重，必须认真对待。确定了哪些事是该做的事务之后，怎么根据它们的重要性的程度来采取行动呢?我们要将自己会遇到的事情分类，哪些属于重要的，哪些属于次要的。一般地，我们依据事务急迫性与重要性分为四类:
第一类:重要、紧急的事情。这类事情包括以下三种:
①危机的事情。
②急迫的问题。
③有期限压力的计划。
第二类:重要、不紧急的事情。这类事情包括以下四种:(www.xing528.com)
①防患于未然的事情。
②改进产能的事情。
③发掘新机会的事情。
④规划、休闲的事情。
第三类:不重要、紧急的事情。这类事情包括以下六种:
①接待不速之客。
②接听和拨打某些电话。
③处理某些信件与报告。
④安排和参加某些会议。
⑤处理一些必要而不重要的问题。
⑥参加一些受欢迎的活动。
第四类:不重要、不紧急的事情。这类事情包括以下四种:
①繁琐的工作。
②处理某些日常事务的信件。
③接听和拨打一些不重要的电话。
④一些浪费时间的事情。
通过以上四个分类，事情的轻重缓急很清楚了。然后，我们要根据事情的紧急程度来决定事务执行的先后顺序。第一类事务既急迫又重要，必须立即执行。危机处理专家或有截稿压力的文字工作者，经常会遇到这类问题。如果他们只专注于这类活动，终有被问题淹没的一天。他们唯一的逃避之道，便是做些无关紧要的活动(第四类)，至于急迫而不重要或重要而不紧迫的事便被抛到脑后。也有人把大部分时间，浪费在急迫但不重要(第三类)的事务上，误以为愈急迫就愈重要。其实，急迫之事往往是对别人而非对自己很重要。只重视第三、四类事务的人，拥有的并非有意义、负责任的人生。懂得舍去这两类无关紧要之事，对第一类要务也尽量节制，以投注更多时间于重要但眼前尚不急迫之事(第二类)，才是个人处事的最好方法。第二类事务包括建立人际关系、撰写使命宣言、规划长期目标、防患于未然等等。人人都知道这些事很重要，却因尚未迫在眉睫，反而避重就轻。相反地，真正有效能的人，急所当急、不轻易放过机会并防患于未然。尽管也会有燃眉之急，但总设法降至最低。
成功人士处理事情的方法就是高效能、高回报，不把精力花在琐碎事务上。不论大学生、生产线上的工人、家庭主妇与企业人负责人，只要能确定自己的第二类要务，而且即知即行，一样可以事半功倍。用时间管理的行话说，这叫做柏拉图原则——以20%的活动取得80%的成果。以重要性优先排序，并坚持按这个原则去做，你将会发现，再没有其他办法比按重要性办事更能有效率了。
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