第二节 会谈
会谈是指为了实现某一意图而进行的交谈，内容较为正式，政治性或专业性较强，既可以就某些重大的政治、经济、文化、军事问题以及其他共同关心的问题交换意见，也可洽谈公务或就具体业务进行谈判。
一、会谈的准备工作
(1)提出会谈要求，并将要求会谈人的姓名、职务、与什么人会谈，以及会谈的目的告知对方。同时要主动了解对方具体安排(人员、时间、地点)，并通知出席人员。
(2)安排会谈的一方，应主动了解对方出席人员、目的等，并通知己方出席人员。将会谈时间、地点、己方出席人、具体安排、注意事项通知对方。
(3)准确掌握会谈的时间、地点和双方参加人员名称。主人应提前到达。
(4)会谈场所应安排足够的座位。会谈如用长桌，应事先排好座位图，在现场放置中文或中外文座位卡。
(5)视会谈空间大小、人数多少，确定是否安排扩音器。
(6)如有合影，事先排好合影图。
(7)备饮料(茶水、咖啡或冷饮)。
二、会谈的程序
(1)主人在大楼正门或会客厅门口迎接客人(如果主人在会客厅门口迎候，则应由工作人员在大楼门口迎接，引入会客厅)。
(2)会面介绍，宾主握手。介绍时，应先将主人向客人介绍，随后将客人向主人介绍。如客人是贵宾(国家元首)，或大家都熟悉的知名人物，就只将主人向客人介绍。介绍主人时要把姓名、职务说清楚。介绍到具体人时，应有礼貌地以手示意。
(3)入座、会谈。
(4)会谈结束，主人送客人至车前或门口握手告别，目送客人返去后再退回室内。
三、会谈的技巧
一次成功的会谈，关键在于各种技巧的灵活运用。会谈的技巧有很多，最常用的要属倾听和询问。
(一)倾听
倾听是会谈者与来访者进行有效沟通的前提，也是运用其他技巧的基础。倾听并不是简单地听，而是全身心地、专注地听……在听的同时，要观察、揣摩、体会、理解。
倾听贯穿整个会谈过程，但是在不同的会谈阶段，采用的倾听方式不能一成不变。比如在面谈的开始阶段，面谈者最好以“最不具引导性的态度”来听，以免影响来访者谈话的思路。可以通过非言语的方式，如不时的点头、时有的微笑、赞许的目光等，向来访者传达信息。
在会谈过程的主体阶段，面谈者可根据情况适当作出一些指导性的倾听反应。如对那些过分好讲，又易脱离主题的面谈者，我们应适时作出反应，可以用封闭式提问把来访者引入正题。
(二)询问(www.xing528.com)
与倾听相比，询问技巧更难掌握。尽管对于询问的益处与不利存在争论，对于绝大多数会谈来说，询问都是重要的技巧和工具。虽然询问的情境性、灵活性很高，但也不是没有规律可循的。
为了避免过分影响来访者谈话，建议会谈中以开放式询问为主，开放性问题可以促进语言表达。通常有以下几种常用句式:
你能不能谈一谈……
为什么……
请告诉我……
例如在会谈正式开始时，通常面谈者会有一段开场白来引导来访者讲述他们遇到的事情，这时我们可以这样说:“我能为你做什么?”、“最近有什么烦恼吗?”等。
需要特别指出的是对那些表达困难的来访者，如果我们的开场白没有明确给出方向，可能导致他们不知怎么回答，这时，我们可以按着下面方式来试试看:
(1)先给他们一定的思考时间;
(2)对于他们所感到的困难提供情感上的支持;
(3)提供更多的提示。
四、会谈注意事项
此外，举行会谈还有以下方面需要注意:
(1)会谈前应预先通知讨论的目的、重要性及时间，使对方有所准备。时间一旦确定，即应如期举行。
(2)保持会场安静不受干扰。如果不断有事插入，不仅无法专心，同时会使对方以为你尚有重要事务待办，或认为你不重视该讨论。
(3)态度诚恳亲切，力求使会谈气氛和谐融洽，保持双方平等互助的立场，赢取对方的尊重与承诺。
(4)发现对方优点，适时巧妙赞扬。
(5)诱导对方多思考、多发言。对不善辞令的会谈对象，要引导其发言，以便激发其表达欲望;在对方发言时则应注意倾听，不打断、不争辩、不露怀疑之色，必要时随声附和。
(6)把握要点，发掘问题，该指点之处应明白指出，切忌含糊不清。
(7)保证时间充裕，从容不迫。若草率从事，双方肯定无法充分沟通，会谈效果将大受影响。
(8)对会谈结果进行书面记录，以供日后遵行、检查与考核。
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