时间的有效性管理-如何合理安排自己的时间

时间的有效性

管理者记录和分析了他的时间使用情况，他就可以对自己的时间进行管理了，因为他能够明了他可以在重要的工作上花多少时间，有多少时间他可以“自由支配”。也就是说，他可以明了有多少时间可用在确有贡献的大事上。

无论管理者怎样无情地清除浪费时间的病因，属于他自由支配的时间都不会很多。

但大部分管理者都要至少腾出一半时间任由不重要的、琐碎的但仍然要做的事情所支配，例如接见顺便来访的重要顾客；参加一些没有他也照样进行的会议；对一些日常问题作出特别的决定。这些只不过是例行公事罢了。

一个高级主管能够自由运用的时间，大约只有四分之一。也就是说他只有四分之一的时间能用来处理重要的事情、有贡献的事情以及必须花时间处理的事情。这在任何机构中都是普通的现象，只有政府部门的官员是例外，因为在他们那里，非生产性工作占用高层领导的时间要比在其他机构要多。

一个管理者的职位越高，不能控制和花在贡献不大的事情上的时间也就越多。机构越大，为维系机构和管理机构所占用的时间就越多，而使机构起作用和有利于生产的时间就越少。

一些管理者已经认识到，必须将自己能自由支配的时间综合起来，而且连续成一整段时间；分散的零碎的时间，和没有时间完全一样。即使是一个工作日的四分之一时间，如果将它合并成一整段的单元时间，那也可以完成重要的事情。如果可使用的时间是零零碎碎的，那么即使是一个工作日的四分之三也是毫无用途的。

所以，在时间管理中的最后一步，就是将记录和分析显示可正常使用的时间和可由管理者控制的时间集中起来。

可以有许多方法将时间集中起来。有些人，通常是一些高层人员，一个星期在家里工作一天；这是在编辑和科学研究人员中很普遍的集中时间的一种方法。(www.xing528.com)

还有人将所有的例行工作(像会议、检查、问题讨论等等)定期地放在一星期中的两天，例如星期一和星期五办理，而将其余日子的整个上午保留下来，用于处理真正重大的问题。

一位有成效的管理者每天上午上班之前，都先在家里书房中花90分钟研究工作，不接任何电话。如为了要准时上班，他就需要提前研究工作。即使如此，也比下班后将重要工作带回家，晚饭后再花上三个钟头要好些。因为到那时，许多管理者都已经太疲倦了，不可能把工作做好。中年或年纪大些的人还是早睡早起为好。晚上回家加班工作之所以是不良习惯，是因为他以为可以把工作留待晚间处理，而在白天的工作时间中，则可以懒散一些。

集中自己的时间，方法倒不重要，重要的是“指导思想”。许多人将次要的、较少生产性的事情集中起来办理，因而可以匀出一整段时间来。但这种方法是解决不了多大问题的，因为这些必须做而贡献又不大的次要事情，仍然在管理者的心理上和时间安排上占着优先的地位。结果，管理者就会以牺牲他自己的自由时间和应该做的重要事情作为代价，去适应新的时间压力。于是在几天内或几个星期内，整个本来可以自由支配的时间又被新的危机、新的紧急事情、新的琐碎事情一点点地蚕食掉了。

有成效的管理者在将可自由支配的时间集中之前，首先要估计一下有多少这样的时间真正属于自己，然后再将一段长短适当的连续时间保留起来。一旦发现有其他事情要侵占他保留的这段时间，他就应该再仔细检查他的时间记录，然后将其中比较次要的一些工作再过滤一下。正如前面所谈过的那样，他们都很清楚这层道理，不会过分删减的。

时间管理必须持之以恒。有经验的管理者不仅经常记录和经常分析他的时间，并且还要以他自己的“自由时间”为基础，对每一重要工作都订定一个完成期限。

时间是极其珍贵的资源，除非你对它进行管理，否则你是什么事情都没有管理。况且，对自己的时间进行分析，也就是对自己的工作进行分析的切实可行而又比较系统的方法，也是考虑什么是工作的真正内容。

评估你的时间表，你就可以向着贡献和有效性方面迈进。