高效管理中的职务分析手段

1.职务分析的含义

职务分析是现代人力资源管理所有职能，即人力资源获取、整合、保持与激励、控制与调整、开发等的基础和前提，是一种重要的人力资源管理技术。作为全面了解一项职位的管理活动，职务分析是对该项职位的工作内容和职务规范（任职资格）的描述、研究过程，即制订职务说明和职务规范的系统过程。

职务分析的目的是确定员工完成工作的内容、时间、地点、方法、动因、工具和条件等。因此，当设计工作岗位时，当产生新的职位时，当工作由于新技术、新方法的产生而发生变化或职位性质发生变化时，就需要进行职务分析。

2.职务分析的步骤

企业在做职务分析时，应遵循如下六个步骤：

（1）确定职务分析信息的目的。企业在使用职务分析之初，就必须明确职务分析所获得的信息将用于何种目的。这是因为：通过职务分析所获得的信息，直接决定了企业需要搜集什么类型的信息，以及使用什么技术来搜集这些信息，有些技术对于编写工作说明书、为空缺的工作岗位甄选员工就是非常有效的。比如，同在工作岗位上的员工进行面谈，让他们自己说出自己所从事的工作的任务是什么，以及他们自己所负有的责任有哪些。相反，另一些职务分析技术就不能提供上面所需要的那种描述性信息，因此无法满足编写工作描述这一任务的需要。但它所提供的信息却有利于对每一种工作进行量化排序。

（2）搜集与工作相关的背景信息。在这一步，我们不妨先看看那些可得到的与工作有关的背景信息，例如组织图、工作流程图和工作说明书等。组织图显示出了当前工作与组织中的其他工作是一种什么样的关系，以及它在整个组织中处于一种怎样的地位。组织图不仅确定了每一职位的名称，而且用相互联结的直线明确表明了谁应当向谁汇报工作，以及工作的承担者将同谁进行信息交流等。在组织图中只能简单地获知工作流动的方向，而工作流程图则提供了与工作有关的更为详细的信息。当然，如果有现成的工作说明书的话，它将是你审查并重新编写工作说明书的一个不错的起点。

（3）选择典型的工作进行分析。当需要分析的工作有许多但它们彼此又比较相似的时候，比如，对流水线上的工人所做的工作进行分析，倘若我们对他们所做的工作一个一个地进行分析，必定会浪费很多时间。因此，选择典型工作进行分析显然是非常必要的，同时也是比较合适的。

（4）搜集职务分析的信息。搜集职务分析的信息，就是搜集有关工作活动、工作对员工的自身条件及其行为的要求、工作条件等方面的信息，用以进行切实有效的职务分析。

（5）同承担工作的人员共同审查所搜集到的工作信息。职务分析给我们提供了很多与工作的性质和功能相关的信息。将这些信息与从事相应工作的人员以及他们的直接主管进行核对，才能保证信息的准确性和完整性，同时也有利于确定这些信息能否被相关人员所理解。除此之外，由于工作描述是反映工作承担者的工作活动，所以这一审查步骤实际上还为这些工作的承担者提供了一个审查和修改工作描述的机会，而这肯定会有利于赢得大家对所搜集到的职务分析资料的认可。

（6）编写工作说明书和工作规范。一般情况下，在完成职务分析之后都要编写工作说明书和工作规范。工作说明书就是对工作职责、工作活动、工作条件以及工作对人身安全的危害程度等工作特性方面的信息所进行的书面描述。而工作规范则是全面反映工作对从业人员的品质、特点、技能以及工作背景或经历等方面要求的书面文件。工作说明书和工作规范书可分成两份文件来写，也可以将其内容合并在一份工作说明书之中。

3.职务分析的方法

职务分析是重要的管理基础工作，它阐明工作的任务、职责及任职条件等内容，作为人员聘任、职位评价、绩效评估、职级设计以及薪资结构设计的基础，并帮助改进公司的组织结构与工作系统。

（1）职务分析问卷法。职务分析问卷是由美国普渡（Purdue）大学的工业心理学家麦考密克等人设计的。该方法无需修改就可用于不同的组织和不同的工作。职位问卷法主要用于定量分析，以便获取更为具体、详细、量化的职务信息。该方法主要包括对职务分析要素的定性分析、描述、量化、规范的抽样调查和检验及实施五个阶段。(www.xing528.com)

职务分析问卷法的优点在于：它对工作进行了等级划分。它可以根据决策、熟练性活动、身体活动、设备操纵以及信息加工等特点为每一项工作分配一个量化的等级分数，然后依此确定每一种工作等级或工资等级。其缺点在于：对工作活动的描述过于抽象，对具体工作的安排缺乏指导意义。

（2）功能性职务分析法。所谓的功能性职务分析法，是从职务的功能特点出发对职务所依据的信息、人、物三个方面进行分类，同时还考虑员工实施职务的技能偏差、推理和判断能力、计算能力和表达能力等方面的情况，从而确定职务的绩效标准以及职务对任职者的培训要求。因此，运用功能性职务分析法来对职务进行分析，使你可以回答下面的问题：“为了完成这项任务并达到新的绩效标准，需要对员工进行何种培训？”

企业在使用功能性职务分析法时，还要考虑以下四个因素：

①在执行工作时需要得到多大程度的指导。

②执行工作时需要运用的推理和判断能力应达到什么程度。

③完成工作要求具备的数学能力有多高。

④执行工作时所要求的口头及评议表达能力如何。

（3）访谈法。所谓的访谈法，是指搜集职务分析信息的定性分析方法，广泛运用于确定工作任务和责任中。访谈对象可以为员工个人、同类职务的员工群体以及完全了解被分析职务的主管人员等。访谈的主要任务是了解分析职务所需的知识、技术、能力及职务实施中所包含的体力或脑力活动、特定环境条件、典型工作事件以及可能对雇员感兴趣的要求等。访谈法是最广泛运用的职务分析方法之一，通过与工作承担者进行面谈，可以发现工作活动和行为的特殊性。

常见的访谈法主要有以下三种：

①对每个员工进行个人访谈。

②对做同种工作的员工进行群体访谈。

③对完全了解被分析工作的主管人员进行访谈。