高效管理团队的36种工具

1.团队的定义

团队是由员工和管理层组成的共同体。管理学家罗宾斯认为：团队就是由两个或者两个以上的，相互作用，相互依赖的个体，为了特定目标而按照一定规则结合在一起的组织。

通俗地说，团队是一些才能互补并为有共同责任的统一目标和标准而奉献的少数人员的集合，它是组织提高运行效率的一种重要的方式，在提高效率的基础上，有助于组织更好地利用员工的才能。在当今这个复杂多变的竞争环境中，团队比传统的部门结构或其他固定的群体更灵活，反应更迅速，也更具有坚固的凝聚力。因此，团队协作已经成为当今社会众多企业争先采用的一种工作方式了。一般根据团队存在的目的和拥有自主权的大小将团队分为三种类型：问题解决型团队、自我管理型团队、多功能型团队。

2.团队的构成要素

团队的构成要素总结为5P，分别为目标、人、定位、权限、计划。

（1）目标。团队的核心是奉献，这种共同奉献需要有一个成员们能够为之信服的目标。也就是说，团队应该有一个既定的目标，为团队的成员导航，让他们知道应该向何处去，没有目标这个团队就没有存在的价值。团队的目标必须跟组织的目标一致，此外还可以把大目标分成小目标具体分到各个团队成员身上，大家一起努力实现这个共同的目标。同时，目标还应该有效地向大众传播，让团队内外的成员都知道这些目标，有时甚至可以把目标贴在团队成员的办公桌上、会议室里，这样就可以激励所有的人为这个目标去工作。其中，创建团队精神是团队组建的一个最重要目标。阐明指导成员行为的价值观。改进和发展个人和群体的各种技能。

（2）人。任何团队都是有一定的人员共同构成的。人是构成团队最核心的力量。2个（包含2个）以上的人就可以构成团队。团队的目标是通过人员具体实现的，所以人员的选择是团队中非常重要的一个部分。在一个团队中，需要有人出主意，有人定计划，有人实施，有人协调工作，还有人去监督团队工作的进展，评价团队最终的贡献。所以说人员的分配也是一个非常重要的问题。不同的人通过分工来共同完成团队的目标。在人员选择方面，还要考虑人员的能力，技能是否互补，人员的经验如何，能不能胜任这项工作，对于一个团队来说都是非常重要的。

（3）定位。团队的定位主要倾向的是对团队自身的一个定位。团队的定位包含两层意思：一是团队的定位。也就是说团队在企业中处于什么位置，由谁选择和决定团队的成员，团队最终应对谁负责，团队采取什么方式激励下属；二是个体的定位，也就是说作为成员在团队中扮演什么角色？是订计划还是具体实施或评估。

（4）权限。团队当中领导人的权力大小跟团队的发展阶段相关，在团队发展的初期阶段领导权是相对比较集中。一般来说，团队越成熟，领导者所拥有的权力相应越小，也就是说越分散。团队权限关系包含两个方面：

第一，整个团队在组织中拥有什么样的决定权？比方说对财务的决定权、人事的决定权、信息的决定权。

第二，组织的基本特征。比方说组织的规模有多大，团队的数量是否足够多，组织对于团队的授权有多大，它的业务是什么类型。

（5）计划。计划也是有两方面的含义：一是目标最终的实现，需要一系列具体的行动方案，可以把计划理解成目标的具体工作的程序；二是提前按计划进行，可以保证团队的顺利进度。只有在计划的操作下，团队才会一步一步地贴近目标，从而最终实现目标。

3.团队组建的原则

组建团队需要根据一定的原则进行，团队并不是随意组建的，也不是毫无目的地组建。

（1）强调归属感。团队的组建要强调归属感。在企业当中，归属感对于员工来说是非常重要的。也就是说最好是让员工对企业有一种强烈的归属感。这种强烈的归属感可以使员工的积极性提高，没有后顾之忧。员工有了归属感才会更加努力地工作。

（2）把握好组织环境。一个好环境对员工是非常重要的。一个好的环境可以给员工的工作带来活力，提高他们的工作激情，增加他们的工作动力。也可以保持员工心情的舒畅，更好地提高工作效率。

4.团队的建设

团队建设主要有以下几个步骤：

（1）评估团队现状。这是建设团队之前首先要做的工作。只有理性地去评估团队各方面的优势和劣势，才能在这个基础上建设一个好团队。

（2）采取对策。采取什么样的对策是在评估之后根据实际情况来决定的。

（3）观察结果。详细了解团队的得失。(www.xing528.com)

（4）采取进一步对策。这是为了完善团队的建设。

团队的现状如何？这称为“团队成熟度”，根据不同的成熟度，要运用不同的对策，成熟度可以分为四个阶段，以下说明每个阶段的特征、管理重点以及该阶段的目标与对策。

第一阶段：形成期。也就是从混乱中理顺头绪的阶段。这个阶段的特征：团队成员由不同动机、需求与特性的人组成，因此这个阶段团队缺乏共同的目标，缺乏为了同一目标而奋斗的激情和动力。人员彼此之间的关系也尚未牢固地建立起来，因此人与人之间的了解与信赖不足，整个团队还没形成一定的规范，或者对于规矩尚未形成共同看法。这时面对的矛盾很多，因此应及时制订对策。

在这个阶段，团队的主要目标：管理人员要立即从各方面掌握团队，快速让团队的成员进入状况，降低不稳定的风险，确保事情的进行。此阶段的领导风格要采取控制型，不能放任自由发挥。目标最好由领导者设立，但是一定保证目标的合理性。领导与下属之间的关系要强调互相支持，互相帮忙，因为这个时候人与人之间关系尚未稳定，所以不能太过坦诚。此时期要快速建立必要的规范，不需要完美，但需要能尽快让团队进入正确的轨道。这时，规定不能太多、太繁琐，否则不易被理解，还有可能阻碍团队的壮大和发展。

第二阶段：凝聚期。团队成员开始产生共识与积极参与的阶段。这个阶段的特征：经过一段时间的磨合和努力，团队成员也逐渐了解了领导者的想法和最终的目标，对于组织的规矩也渐渐了解，成员互相之间也慢慢变得富有默契，违规的事项逐渐减少。这时候日常事务都能正常运作，但是这个时候组织对领导者的依赖很重，主要的决策与问题还是需要领导者的指示才能进行，如果他的事务繁忙，极有可能耽误决策的进度。

这个时候的目标就是挑选核心成员，培养核心成员的能力，建立更广泛的授权与更清晰的权责划分。并且要注意此时期的领导重点是在可掌握的情况下，对于较为短期的目标与日常事务，能授权部属直接进行，这时候要定期检查，维持必要的监督。善于发现成员的问题，在成员能接受的范围内，提出善意的建议。如果有新进人员进入，必须尽快帮助其融入团队之中，部分规范成员可以参与决策。但在逐渐授权的过程，要同时维持控制，不能一下子放太多，否则回收权力时会导致士气受挫，配合培训是此时期很重要的事情。

第三阶段：激化期。团队成员可以公开表达不同意见的阶段。这个阶段的特征：管理者最好建立开放的氛围，允许成员提出不同的意见与自己的看法，甚至鼓励建设性的冲突，目标由领导者制订转变为团队成员的共同愿景，团队关系从保持距离、客客气气变成互相信赖、坦诚相见。在这个时候，规范由外在限制变成内在承诺，此时期团队成员已经成为一体，愿意为团队奉献，智慧与创意源源不断。

在这个时候要建立愿景，形成自主化团队，调和差异，运用创造力。领导者要创造参与的环境，并以身作则，容许差异与不同的声音。初期会有一阵子的混乱，许多领导者害怕混乱，又重新加以控制，会导致不良的后果，可以建立共同愿景与团队学习的功夫，努力渡过难关，这个时期是否能够转型成功，是组织长远发展的重要关键。

第四阶段：收割期。品尝甜美果实的阶段。这个阶段的特征：基于过去的努力，组织形成强有力的团队，所有人都有强烈的整体感，组织具有前所未有的潜能，创造出非凡的成果，并且能以合理的成本，高度满足客户的需求。

这个时候的主要任务就是保持成长的动力，避免老化。运用系统思考，综观全局，但是也要保持危机意识，要在享受成果的基础上不断学习和成长。

5.团队的管理

团队的成长是一个漫长的过程。很多团队建立很长时间也没有得到很好的发展。团队发展的每个阶段需要多长时间，发展的快还是慢，取决于很多因素，如任务的重要程度、任务的性质、群体的规模、成员的能力等。因此，团队还需要一个良好的管理。

团队的组建并不是一个单纯的组合过程。理解团队的过程和任务是必要的，但这不足以组成一个有效的团队。也就是说，一群人走到一起开第一次会议还不能算是一个团队，即使他们相互很熟悉。一个团队成功的前提是其成员积极承担任务，把团队的任务目标放置在个人不同的目标之上。一般来说，团队成员比较适合处理复杂的、不确定的和超越个人能力的任务。单纯的个人能够处理的任务就不需要团队来处理了。

管理好团队的一个重要的因素，是对团队的成员进行管理。在实际的工作当中，具有不同技能和知识的人调到一起组成团队。每个人都有自己的想法和个人目的，并且是千差万别的。企业进行变革或改组主要是对企业有益，但私底下，成员希望在这个基础上确保自己职位或团队不会因此而改变。他们很多时候处于一个非常缺乏安全感的环境当中，因此给予他们安全感是非常重要的。

一个团队是一个复杂的整体，它在实际的发展当中不断改进和变化。要使团队保持一个好的成绩和水平、很好地解决问题并完成任务，必须有一个团队管理职能。团队管理的职能包括任务功能和过程功能。简单来说，管理一个团队，也就是在过程职能和任务职能之间保持稳定和平衡，在维持和谐、合作积极的团队气氛和保证完成既定任务之间保持平衡。过分强调过程难以完成任务，过分强调完成任务则不能使成员全身心投入。因此，管理者一定要掌握好这个分寸，平衡好它们之间的关系。

6.团队管理的主要职能

（1）在明确任务之后，要确保团队同意目标；确保达成目标的进度获得众人的支持，并且符合公司战略的要求；要确保所需资源的充足；保证记录和信息沟通系统能建立起来，并且符合团队任务的需要。确保坚守标准，遵守期限和做出决策；注意上级领导对目前任务完成情况的反馈；使群体能够面对分歧、解决分歧，而不是漠视或压制分歧；

（2）确保开会时的座位能够保证每一位成员的参与；如果成员之间不熟悉，确保他们相互介绍并有所了解；确保开会时每个人都有机会发言，都感到有所贡献；要有一个团队全体成员的名单，如有需要，在讨论会的开始对问题作一简介；考虑团队评估应怎样及在何时开始；制订战术计划，以促进成员之间积极正面的相互影响。观察群体活动，留意困难，并鼓励每个人发扬其优点及作出贡献；鼓励成员听取他人意见并提出有建设性的意见。确保每个人都像计划和保证的那样为团队做贡献；确保会议能达到其目的，议事日程切题兼提供应有的信息。

（3）确保执行任务的时候是按理智的方式进行的；确保活动互相协调；保证每一个活动的焦点最终都集中在任务上，不做没有意义的投资。还要确保与上级管理者保持联系和信息沟通。确保定期评估团队过程，并将学到的经验结合到未来的过程处理中去。

一个好的团队，不仅要有一个好的定位，还要有一个好的管理。要想获得整体的进步和发展，就一定要充分把握好团队发展的每一步，认真的对待每一步的发展。