文献检索实践应用研究：纸本文献基础知识

即使在数字网络文献信息资源日益丰富的今天，人们依然喜欢用“白纸黑字”来

形容一个确凿的事实。因纸本文献便于阅读、流传广泛，且符合人们传统的阅读习惯，

在人们的生活中仍然占有一席之地。体例完备、编辑严谨、资料来源确切、责任明晰

的纸本工具书，仍然在人们的学习、研究、工作中充当着重要的角色。因此，对纸本

文献检索的相关研究仍然很有必要。

一、纸本文献检索工具的概念

纸本文献检索工具就是根据一定的社会需求，以纸质为载体，系统汇集有关的知

识和信息，按特定方法加以编排，以供查考的文献。它一般不以提供系统阅读为目的，

主要是供读者查考、释疑解惑之用。

纸本文献检索工具在内容上既广采博收又高度浓缩，能提供完整详尽、系统科学

的知识信息，具有很强的概括性和知识性 ； 在知识编排方面，采用科学的编排方法、

严谨的结构体系涵盖了有关的知识领域，有利于用户进行排检。

二、纸本文献检索工具的主要类型

（一）检索型工具

1．目录

目录也称书目，是指著录一批相关文献，并按照一定次序编排而成的揭示与报道

文献的工具。目录是“目”和“录”的总称。 “目”指篇名或书名， “录”是对“目”

的说明和编次，也称序录或书录。把一批篇名（或书名）与说明编次组织在一起就是

目录。目录是联系文献与用户的桥梁和纽带，是书籍文章的缩影。

目录类型繁多。按目录的性质划分，可分为统计性目录、报导性目录、推荐性目

录和参考性目录 ； 按目录的使用对象划分，可分为读者目录、公务目录 ； 按目录入藏

范围划分，可分为馆藏目录、联合目录、地区目录和国家目录等 ； 按收录文献的出版

形式划分，可分为图书目录、期刊目录、地图目录、标准目录、专利文献目录、产品

样本目录、说明书目录和科技报告目录等。索引又称 “引得” 或 “通检” ， 是记录一批或一种图书、 报刊等所载的文章篇名、 著者、

主题、人名、地名、名词术语等，并标明出处，按一定排检方法组织起来的一种检索工

具。索引不同于目录，它是对出版物（书、报、刊等）内的文献单元、知识单元、内容

事项等的揭示，并注明出处，以便增加检索途径、增加文献线索，进行细致深入的检索。

索引按检索的文献类型可分为 ： 书籍索引、期刊索引和报纸索引 ； 按检索的内容

或项目可分为 ： 篇目索引、专名（人名、地名、书名）索引、字句索引和主题索引。

3．文摘

文摘是以简明扼要的文字对文献主要内容所作的摘要，是原始文献的浓缩。概括

地陈述其内容，并注明出处，按一定方法编排后就成为检索工具。文摘能够帮助用户

迅速的了解文献的主要内容及其价值，帮助用户选择文献、查明文献出处。

文摘按其内容，可分为三种类型 ： （1）报道性文摘，它是概括叙述原文献中的重

要事实情报，包括研究对象、工作目的、主要结果，以及与研究性质、方法、条件、

手段等有关的各种资料，在一定程度上可代替原文献，字数多为 500 ～ 800 字 ； （2）

指示性文摘，它能够指明原文献的主题与内容梗概，为读者查检和选择文献提供线索。

指示性文摘又称“简介” ，一般在 200 字以下 ； （3）指示—报道性文摘，兼具报道性文

摘与指示性文摘的特点，一般为 300 ～ 500 字。

（二）参考型工具

1．百科全书

百科全书是系统概述人类各个方面或某一方面知识，按辞典形式编排的大型工具

书。它涵盖了人类各学科的基本知识和重要研究成果，提供每一学科的定义、原理、

方法、历史和现状、统计、书目等多方面的资料，被称为“工具书之王” 。 [2]

按收录的范围，百科全书可分为 ： （1）综合性百科全书，包罗一切学科领域的基

本知识，如《中国大百科全书》 《大英百科全书》 ； （2）专业百科全书，收录某一学科

或某一领域基本知识，如《中国企业管理百科全书》 《世界市场全书》 ； （3）地域性百

科全书，收录某一国际性地区基本知识，如《欧洲百科全书》 。

2．手册

手册是汇集经常需要查考的文献、资料、信息或某一学科及若干学科专业领域的

基本知识，参考资料或数据，供随时查检的便捷性工具书。它常以叙述和列表或图解

方式来表述内容，并针对某一专业学科或专门部门，收集相关的事实、数据、公式、

符号、术语以及操作规程等专门化的具体资料。手册一般主题明确，信息密集，资料

可靠，携带方便，实用性强。

3．年鉴

年鉴是按年度系统汇集一定范围内的重大事件、新进展、新知识和新资料，供读

者查阅的工具书。它按年度连续出版，汇集一年内的重要时事、文献和统计资料，可

用来查阅特定领域在当年发生的事件、进展、成果、活动、会议、人物、机构、统计

资料、重要文件或文献等方面的信息。

年鉴集辞典、手册、年表、图录、书目、索引、文摘、表谱、统计资料、指南、

便览于一身，具有资料权威、反应及时、连续出版、功能齐全的特点，属信息密集型

工具书。它所收集的材料主要来源于当年的政府公报、国家重要报刊的报道和统计部

门的数据。因此，年鉴有较大的总结、统计意义和比较系统的连续参考作用。通过年

鉴，可查找近年来国际国内时事，各部门各行业的进展及各学科各专业的研究动态 ；

可查找政府颁布的重要法规文献和逐年可比的统计数据资料 ；还可以查找“机构简

介” “企业名录”及著名人物的生平及一些实用的指南性资料等。

年鉴大体可分为综合性年鉴和专业性年鉴两大类，前者如百科年鉴、统计年鉴等；

后者如经济年鉴、历史年鉴、文艺年鉴、出版年鉴等。

4．字词典

字典是汇集单字，并按某种查字方法编排，为字词提供音韵、意思解释、例句、

用法的工具书。字典以单个的字为收录对象， 也兼收少量复词。最早的字典是 《尔雅》 。

词典是收录汇集词语，把词语作为条目，用特定方法编排，并解释意义的工具书。

词典主要用来解释词语的概念、意义和用法。词典有广义和狭义之分，广义的词典包

括语文词典及各种以词语为收录单位的工具书 ； 狭义词典仅指语文词典。词典一般由

前言、凡例、正文、附录、索引等部分组成，正文以词条的形式解释词目，词条实现

有序化编排。 

5．表谱

表谱是按事物类别或系统编制的，以表格、谱系、编年等形式反映历史人物、事

件、年代的工具书。表谱将纷繁复杂的历史人物、事件、年代用简明的表格、谱系等

形式表现出来，具有精要、便览、易查等特点。

6．图录

图录是以图像表示事物形象的工具书。它主要包括地图和图谱两大类。

7．类书

类书就是采集群书，辑录各门类或某一门类的资料，按类或韵编排，供查检的工

具书。类书是一定时代或一定范围的知识汇编，经、史、子、集都收。一般按事物性

质分类，分为天、地、人、事、物五大类，在每大类下再设小类，各部类条理清晰，

便于查检。 

类书按收录的内容范围划分，可分为综合性类书和专门性类书； 按编排体例划分，

有按分类排列的类书和按韵部排列的类书 ； 按功能用途分，有查考事物起源的类书，

有查考岁月典故的类书，有供辑佚和校勘古籍的类书。 

8．政书(www.xing528.com)

政书是记载历代典章制度的工具书。它主要是收集我国历代或某一朝代的政治、

经济、军事、文化等制度方面的史料，分门别类，按时代先后次序汇编成书，叙述历

代或某一朝代的典章制度的沿革与发展， 因此它具有制度史、 文化史和学术史的性质。

三、工具书的编排结构

工具书编排结构是指工具书的整体构成形式和组成部分。同一类型的工具书不仅

在内容上有共同的特点、功用，而且有基本稳定、规范的结构和编排方法。虽然不同

类型的工具书编排结构不尽相同，但一般都包括如下几部分内容。 

（一）说明和凡例

工具书的说明部分通常介绍该书的编制目的、收录内容范围、时间跨度、编排结

构和特点、统计数据的来源和计量单位及检索方法等。凡例一般通过样条或实例的形

式对工具书正文条目的内容及标识符号的含义进行详细解释，帮助读者理解。在使用

一本不熟悉的工具书之前，或在使用某工具书过程中遇到疑问时，应首先仔细阅读使

用说明和凡例，这对于正确而有效地使用工具书是非常重要的。

（二）缩略语表和符号表

由于工具书内容浩大，要在有限的空间中尽可能容纳更多的信息，书中一般都大

量使用缩略语和符号，这在外文工具书中尤其突出。有些缩略语是通用的，含义很容

易理解，如英语词典中的 n.、Vt. 等词性符号。也有相当一部分缩略语或符号是某一本

工具书专用的，必须要查看书中正文前的缩略语表或符号表，才能理解其含义。

（三）正文

正文部分是工具书的主体，也是检索者获取知识信息的主要来源，直接反映一本

工具书的质量。不同类型工具书的正文内容编排呈现不同的特点。

（四）辅助索引

由于工具书的正文只能按一种方式编排，即只能提供一种检索途径。为达到多途

径检索的目的，工具书多会在正文前或正文后附有各种索引，如作者索引、主题索引、

分类索引等。

（五）附录

附录通常包括引用文献一览表、大事记、机构名录、元素周期表、计量单位换算

表、人名或地名译名表、历史年代表等。附录是工具书的重要组成部分，它的主要作

用是补充与工具书相关的一些必要的知识、常识，帮助理解正文的内容，使分散在正

文中的知识系统化。

四、纸本工具书的主要排检方法

（一）字顺排检法

字顺排检法是指将工具书中所收的标目单字或复词，按一定的规律进行编排使之

成书的方法。中文工具书字顺排检法包括形序排检法和音序排检法。

1．形序排检法

形序排检法是依照汉字形体结构的某些共同特点寻求规律，依次排列成为检索汉

字的一种主要方法。它主要包括部首法、笔画法、笔顺法和号码法。

（1）部首法。部首法是按照字形结构，把相同部首的汉字归为一类，再按照部首

顺序加以排列检字的方法。部首法是我国工具书的传统排检法，这种方法多用于解释

字、词的工具书。

（2）笔画法。笔画法是依照笔画数目多少为序，把同笔画的字归在一起的排检

方法。

（3）笔顺法。汉字的基本笔形是点（、 ） 、横（一） 、竖（ㄧ） 、撇（ノ） 、捺（㇏） 、

折（乛） ，先按笔形分类，同一笔形再按笔画顺序排列，这样的排检方法即笔顺法。 

（4）号码法。它是形序排检法的一种变形，把汉字分解为若干种笔形，用数目字

作为代码，然后把每个字的笔形代码联结为号码，再依号码大小排列的一种检字方

法。使用较多的是四角号码法，即以四位数码来代表汉字四角的笔形，并据此来排列

汉字先后次序的排检方法。

2．音序排检法

音序法是按照汉字的读音顺序归并排列汉字的方法，有汉语拼音字母法、注音字

母法和声韵法等。其中使用最普遍的是汉语拼音字母法， 即按字母表的拼音字母排列，

全部字母完全相同的字按声调排列，其方法简便、科学性强。

外文工具书使用最多的排检方法是字母顺序排检法。字母顺序排检法就是机械地

按字母顺序排列，有两种不同的形式。一种是逐词排列法，即 word by word，以参与排

检的各个独立的词为排检单位，逐词相比 ； 另一种是逐字母排列法，即 letter by letter，

所有参与排列的项目，无论单词、词组或句子，不管字母数的多少，均视为一个排列

单位，按字母逐个相比。字母顺序排检法广泛应用于多种类型的外文工具书，词典、

百科全书等工具书的正文几乎都是按字顺排列的，一般还附有按字顺排列的索引。

使用按字母顺序排检的工具书时，应注意以下几方面的问题 ： ①首字母、缩写词

的排法 ； ②数字、年、月等的排法 ； ③不同拼写形式词的排法 ； ④条目之首或中间的

冠词、介词、连接词的取舍问题 ； ⑤某些姓氏前级的处理，如“M” “Mc” “Mac”和

“St” “Sant”等； ⑥同形异义条目的排列问题，例如“Nobel”一词，可为人物、地方、

事物、事件等。 

（二）分类排检法

分类排检法是将词目或文献按其知识内容、学科体系、事物性质和用途等分门别

类地加以归并集中的一种排检方法。这种排检法以科学的分类观点按学科体系层层分

类， 每一类目下集中同类词目或文献。分类排检可以体现知识的学科属性和逻辑次序，

较好地反映事物概念之间严格的派生、隶属和平行关系，便于用户按学科进行查找。

（三）主题排检法

主题排检法是以规范化的主题词为标识符号来标引文献中心内容，再通过将这些

主题词按一定顺序排列，使论述同一主题的信息内容集中在一起的一种排检方法。主

题词是一种概括了文献的中心内容，用来标引和检索文献的标准词汇。

主题排检法的一般形式 ： 主题词揭示文献记述的中心内容或对象，主题词本身按

首字读音或笔画顺序排列。主题排检法能把属于不同学科、不同知识体系中关于同一

主题的各种信息集中，表达主题概念，对内容的揭示比较深入。1980 年出版的《汉语

主题词表》为我国主题法检索体系的标准化打下了基础。目前国内出版的一些书目、

索引、 文摘等二次文献采用主题法编排， 如 《毛泽东著作主题索引》 《列宁全集索引》 等。

但采用主题排检法的工具书，其主题词的选择要以标准的主题词为依据，要求读

者具有一定的检索语言知识，并且从不同工具书中查找同一信息，有时需分别借助不

同的辅助工具——主题词表，给读者造成一定的困难。

（四）时序排检法

时序排检法就是按照内容或词目的时间先后顺序进行编排的方法。这种方法多用

于年表、历表、大事记及历史纲要之类的工具书，如《中国历史人物辞典》是以人物

出生年顺序排列的 ； 《中西回史日历》 《中国历史纪年表》 《中国历史大事编年》 《中国

历史大事年表》均是依时间顺序排列的。它能给人以清晰的时间概念。

（五）地序排检法

地序排检法是根据词目的地理性质，按照一定时期的地理行政区域划分进行排列

的一种方法。它主要适用于地图集和年鉴等工具书， 如《中华人民共和国分省地图集》

《武汉市地方志》 《中国邮政编码图集》等。