奥克斯集团实践：家族企业制度创新

第一节　奥克斯集团的“制度瘦身”

一、“制度瘦身”的动力

奥克斯自1986年创立到2001年年底，像所有发展中的企业一样，其制度几乎覆盖了每一位员工的每一项活动，大到公司章程，小到员工着装，堪称应有尽有，累计已经制定各类文件2183条、9000多款，共计近75万字，如果全部装订起来，厚度超过一本大部头的字典。这厚度当然说明不了什么，关键是对制度的执行有了连锁反应。比如对一项制度的执行可能涉及另一相关制度，为较好地执行必须作出有关说明。这不仅大大影响了制度的执行效率，而且增加了制度执行的负担。因此，“制度也是负担”——数量过多过滥、内容艰涩费解的制度文件，是一种形式隐秘却同样可能引致危机的“大企业病”。面对“隐疾”，奥克斯的掌门人郑坚江深深感到必须给奥克斯的制度动一个大手术，决计实施变革，并倡导“不懂信息化的员工，不能当干部”！

二、“制度瘦身”的工具——信息化

2001年10月，郑坚江决定引进德国SAP公司的ERP（企业资源计划）软件。面对当时外部竞争环境恶劣，内部厂区建设和产能扩充急需注资，万余名员工尚无人通晓ERP为何物的情况，郑坚江毅然投资3000万元启动一个据称“成功率仅为20% ”的项目。以此为契机，又逐步实施了PLM（产品生命周期管理）系统、OA平台（办公自动化）、SCM、CRM （客户关系管理）、CAM （计算机辅助制造）、CAE（循环商务模式）、HER（人力资源管理）、EIP（企业信息门户）、BI（智能商务）、商务秘书、空中会议室等项目。一年半后，强大的信息网络平台使奥克斯集团在采购、生产、销售、财务等各个环节均领先同行。四年后，人们蓦然发现，当初舆论对民营企业“上ERP是找死，不上ERP是等死”的评价，似乎是谬以千里。

我国著名经济学家吴敬琏先生在其著作《制度重于技术》中强调：“信息化要建立在社会全体成员发挥主动性和创造性的基础上”，“我国制度和文化传统对建设信息社会的阻碍可能较之它对工业化的障碍更加严重”。因此，“在中国信息化的过程中，制度和文化因素发挥的作用，远远大于技术的作用”。奥克斯实施ERP的实践鲜明而生动地印证了吴先生的话。

如今在奥克斯每位员工的计算机终端，打开“奥克斯集团办公自动化系统（OA）”，会发现在其中的“规章制度”模块中，公布了集团及其事业部的各项制度。凡涉及集团所有日常工作事项和业务流程的规章制度，均被融入和反映在OA系统中——文件审批、合理化建议、行政事务、采购价格审批、财务审批等共20余大类80多个模块，每个模块都对应着一部制度。公司员工一经登录，即可快速进行查询，省却了翻阅纸质卷宗的麻烦。过去放在各个部门案头厚逾字典的制度文件，也从此彻底消失，取而代之的是奥克斯办公自动化系统（OA）操作平台，它以“表单化”和“提示式”之特征为奥克斯人所“傻瓜型”应用。

奥克斯在启动OA之初，郑坚江一句“要连傻瓜都能用”的指令，成为其企业信息管理部门编制、改造信息化应用软件的最高指示，毕数年之功，终于将OA变成一种真正“容易上手、不易出错”的现代化管理工具。

目前在奥克斯，像会议纪要、差旅费报销、价格审批等原本需要用大段文字说明并解释其流程、细则及注意点的众多规章制度，已全部改以表单形式出现在OA的各大模块中。员工在处理和填写这些表单时，只需按照简短的文字提示进行操作或完成录入即可，根本无须查阅相应的制度原文或向别人询问；表单某处一旦漏填、误填或是填报流程出错，系统即自动及时给出“傻瓜型”的提示。(www.xing528.com)

制度的“表单化”设计，是促成奥克斯的规章制度文字量逐年“消肿”的一大主因。例如其《差旅费报销制度》，最早文字量多达2500余字，但变成一张大表单后，用于提示和说明的文字全部加起来不到300字。更重要的是，像这样表单化的操作流程，直截明了，易于执行，大大提高了员工的办事效率和填写准确率，并极其显著地减少了在信息传播和命令执行过程中的损耗和误差，使管理成本得以降低。

据该公司人力资源部负责人透露，以前在新员工进来后，他们的一项重要工作是对其进行规章制度的培训，但现在几乎用不着了，因为这些制度都被表单化和“傻瓜型”了，“即使是新员工，也是一看就能懂，拿来就会用”。

在奥克斯的OA中，几乎每一次设计的改良和进步，背后都体现着郑坚江在其企业内倡导的“以提高效率为中心的企业风格”。奥克斯的“制度瘦身”之路，实际上是在不间歇地实践着“创新—调整—固化—再创新”。比如在其某段时间所有的模块中，最常用的是待办中心、下发文件和私人信箱。起初，它们被散布在主页的各处。对此大家都安之若素，没人觉得有什么不妥。直到有一天，信息管理部突然接到董事长的亲自指令，要求将上述三个模块的位置集中并一起移至最醒目的主页面下方。经此改良，员工们发现再使用这些常用模块时，已无须再费力地东找西寻了，而且鼠标摆动的幅度变小，操作起来更得心应手。这样的小小改良，其作用却显然不小，信息管理部技术人员分析：“常用模块位置没有集中之前，要在20余大类模块中找到它们还真有点费劲。以每位员工日均浪费1分钟计算，1年就意味着有2万多天的时间被白白浪费了。”

三、“制度瘦身”的成效

从制度的执行力看，举凡工作任务、上级指令以及会议纪要中给责任人下达的任务，都无一例外地规定了工作完成时间；不独如此，下属报给上级的报告，上级也必须在规定的时间里完成批复。如延误或提前，按一天20元的标准，由系统自动生成罚单或奖励单。对此，一位内部人士这样评述道：“如果是手工开具罚单，可能会因碍于情面或害怕得罪人而无法执行下去；但机器开单就完全地解决了这个问题，它最大的优点是铁面无私，对谁都不予通融！”由于制度在执行中一视同仁，企业的领导干部“打铁身先硬”，连老板也不能例外。因此，当基层员工们在同样被效率考核时，就不会有谁抱怨、叫屈和觉得不甘心；也因如此，“没有执行不了的制度”这句话，在奥克斯真正落到了实处，并保证了制度的执行力。

从办事效率看，在公司员工全面掌握应用ERP后，奥克斯财务记账效率从15天提高到2天，外贸订单的生产周期已从原来的17天缩短为11天；而PLM的应用，不仅使新产品进入市场的时间加快15%～30%、生产率提高20%～30%，而且降低开发成本10%～20%，降低制造成本10%，节省直接材料成本5%～10%，降低用于质量保证方面的费用15%～20% ……“制度瘦身”后的“信息化”给奥克斯带来的，都是这样看得见、摸得着、可量化的成效，而这些成效在其企业经营的各个环节都得到了显著的体现。

总之，信息化项目的效果，可分为两个层次反映和表现出来：一种是“显性效果”；另一种是“隐形效果”。“显性效果”是明示性效果，比如成本降低、库存减少等。而“隐形效果”是一种长期效应、整合效应、不显著增量效应。这种增量和增值，往往是一种组合效应，需要时间，更需要科学的验证和评估。为此，奥克斯聘请专门评估机构进行项目实施评价，进而使项目更具有实效性和科学性。现代管理学之父彼得·杜拉克说过：“创新是企业的特效武器，这意味着，通过变化，他们找到了新的商机或者提供新的服务。”企业信息化必然带来技术的创新、管理的创新、制度的创新，这成为奥克斯进一步打开财富之门的金钥匙。