公文签批的艺术：如何提高效力

签批公文的艺术

从古至今，签批公文是官员的一项重要日常工作，也是其行使职权的一种重要手段。旧时所谓御批、朱批、朱谕、拟旨，都是皇帝或皇帝枢密机关的批签。至于地方各级官吏所作的文牍批签、呈状判词等，也很普遍。一般来说，领导人的公文签批大致可以分为批示和批注两类，虽寥寥数语，但要做到深思熟虑，确切妥帖，言简意赅，实属不易。

批示是领导人对送批公文所表述的书面意见，可分为审批性批示、督办性批示、指导性批示和商询性批示。其中，审批性批示多用于对下级请示、报告的核批，以及对已审核过的机关文稿进行最后审定，明确是否签署准发。签批人必须严格受职权范围制约，发表与职务或分工相称的意见。批示的内容也必须符合有关法律、法规和政策。签批人态度明朗，其批示必须得到相关部门和单位执行和贯彻。这类批示，实际上就是领导决策，具有鲜明的指令性。而督办性批示，多用于对上级来文、情况反映、群众来信，以及其他途径反馈信息所提出的批办、转办或交办的意见。这类批件的特点，一是批办事由大多选择具有指导性、代表性的典型问题，二是批办对象有明确指向，需要点名单位和部门受理，三是批示内容需有具体办理要求乃至时限，便于催办和询复。指导性批示是阅读某些文件材料后作出的具有指导意义的按语，具有强烈的思想性。往往紧密结合本级本系统实际情况，对公文反映的某个典型动向或事例，发出具有哲理性的议论，有的放矢，使人警悟，形成号召力和感染力，给人以启迪和指引。商询式批示则是对所批公文中一时难以定夺的问题，提出征询、质疑或商洽的意见，以及需要会签的建议。这类批示或审慎谦虚，留给别人考虑回复的空间，或在事前作了充分调查了解，点题明了，抓准症结，让人感到确有重新研究会商的必要。

另一类公文签批是批注，为领导人在阅读文件、书刊、资料中所批点的个人意见。一般只是领导本人的读文感受，不作为正式的理论和实际指导的依据，但往往具有一定的研究价值和档案价值。批注可分为三类：一是诠释性批注，多为领导人考证和查核阅读物中一事项渊源、典故、术语、专有名词等所做的笔录，或者是对所阅文章作个人解释；二是见解性批注，是对所阅文章观点的点评、阐发或补充；三是说明性批注，是简要说明及注记。

当前，由于有些领导同志在公文签批中的个人爱好、性格特点和文化素质的不同，对公文签批的格式要求不够熟悉，加之办公室工作人员把关不严，使公文签批中存在以下问题：

一是用语过于笼统不好执行。有的领导在下级单位提出的方案中笼统地签上“同意”二字，看似意见非常明确，当由于供选择的方案多种，下级拿不准无法执行。有的签得过于原则，比如“按政策办”的签法就模棱两可，让下级不知按什么政策怎么执行，因而贻误工作。还有的批示空洞冗长，一大堆无关宏旨的话是没有必要的。(www.xing528.com)

二是签署格式不符规范。公文签批是一种特殊的文字记载，有自身的体式和规格。然而有的领导在签批时，既不签全名，也不写阅文时间。有的只写自己的名字，没有阅文意见。还有的只在个人姓名上画个圈。这样既不便于下级操作，也不利于文书档案的利用、查核和考证。

三是使用笔种及墨水不合要求。国家曾对起草、批改文件的笔种和墨水有过专门规定，为的是便于立卷存档。但有很多领导同志不以为意，给档案管理带来极大不便。

签批公文是一项严肃的工作，关系到公文的价值和效力，关系到公文的正常运转和预期效果，也关系到领导个人及所在机关的威信。所以，领导在签批公文时，首先要把握职责相称原则。签批文件是领导人履行领导职务的必要形式，也是他们明确和加强自己领导地位和职责的实际体现。正因如此，在签批文件时，领导人必须考虑到自己所处机关等级和权力范围，所签批公文的行文关系，内容和语气应当与签批人的身份、地位和职权相称。

其次，要注重效率原则。准确及时地批办文件，既是领导同志良好工作作风的表现，也是其综合领导素质的反映。既要按照分工要求，尽量减少多人处理同一公文的情况，也不能事无巨细均让“一把手”拍板定夺，还需注意避免签批程序中浪费时间和精力的现象发生。其三，要遵从科学合理原则，坚持严肃、审慎、科学的态度来签批文件，保持签批的指导性和影响力。