高效处理表格数据的技巧：

1.排序

Word提供了对表格中的数据进行排序的功能，可以依据拼音、字母或数字等对表格内容以升序或降序进行排列。在排序中Word 2003允许用户至多可以使用三重条件。

排序操作的方法如下:

1)将光标置于表格中的任意位置。

2)选择“表格”菜单中的“排序”命令，弹出“排序”对话框(如图4.80)。

图4.80　“排序”对话框

3)在“排序”对话框中设置“主要关键字”、“次要关键字”和“第三关键字”及其类型和升降序等属性。即Word在排序时首先依据主要关键字，如果有相同项则依据次要关键字，如果还有相同项再依据第三关键字。

4)如果表格有标题行，则在“列表”区中选择“有标题行”单选框。如果没有标题行，各关键字是要进行排序的列号，如有标题行，则关键字为标题。

2.表格中的公式计算

Word 2003提供了对表格内容进行公式计算的功能，但是这里的公式计算比较简单，如果要对于表格内容进行复杂计算，请使用Excel中子表格(关于Excel的知识将在下一章介绍)，并将之插入到Word文档中。

(1)单元格地址

Word表格中的公式计算，单元格有相应的编址方式(实际上为域代码)。对于列用A、B、C、D等字母标示，对于行用1，2，3等数字标示。所以如果用户要引用的单元格位置为第3行，第2列，则单元格的地址为B3。单元格编址如图4.81所示。

图4.81　单元格编址示例

(2)表格的计算(www.xing528.com)

使用公式计算前应确保表格中有用来存放结果的单元格，如果没有则结果将会存放在光标所在的单元格中。表格的计算有两种方式。一是利用“表格和边框”工具栏上的“自动求和”按钮，对选定范围内或附近一行(或一列)的单元格求累加和。二是利用公式进行计算。

【操作实例4-10】打开操作实例4-9的文件“学期总结”，如图4.82所示，计算“张东健”的总学分，并以原文件名保存在原来的文件夹中。

图4.82　公式计算的文档

操作目标:了解Word表格中数据的计算方法。

操作提示:

1)将光标置于存放结果的单元格中。

2)选择“表格”菜单中的“公式”命令，弹出的“公式”对话框(如图4.83)。

图4.83　“公式”对话框

3)在公式栏中输入要进行计算的公式，也可以从“粘贴函数”下拉框中选择需要的函数，本例中选用默认的“SUM”函数。对于公式中引用的单元格，使用它的地址即域代码表示。作为公式的参数的单元格地址之间可用逗号“，”分隔开，本例“= sum (C2，D2，E2，F2)”为C2单元格与F2单元格求和。连续的单元格可用冒号“:”隔开首尾的两个单元格即可，本例“= sum(C2∶F2)”表示C2，D2，E2，F2四个单元格的求和。如果存放计算结果单元格的左或右，是全部连续的参与计算的数值，则可以使用“left”或“right”做参数。本例中，可以使用“left”。

4)对结果的格式可以使用“数字格式”下拉框进行设置。本例中不需设置。

5)最后单击“确定”按钮。

6)单击工具栏中的“保存”按钮，保存文档。

如果表格中的数据发生了变化不需要重新计算，只要更新域就可以得到正确的结果。更新域的方法是，选定要更新的计算结果，按“F9”键。