在输入数据时,有些数据是有规律的。比如,要输入60个学生的学号“20160101”至“20160160”,这个时候应该采取什么方式输入会更快速、更高效呢?我们应该采取自动填充或序列填充的方式输入。
(1)自动填充
当起始单元格的值为纯数字或纯文本时,直接拖动单元格右下角的填充柄,可填充相同数据。
填充柄是指当单元格被选定时,单元格右下角出现的一个小黑方块“
”,如果移动鼠标至黑方块上,鼠标指针会由原来的“空心十字”形
变成“实心十字”形
。这时如果按住鼠标左键拖动鼠标,实际上就是拖动填充柄。
当起始值为纯数字时,按住〈Ctrl〉键,同时拖动填充柄,可填充步长值为1的等差数列。这种方法常用于输入学号、职工编号等。
当起始值为纯数字时,选择两个相邻初始值,直接拖动填充柄,可填充步长为相邻初始值之差的等差数列。
当初始值为文本数字组合时,直接拖动填充柄,填充后字符不变,右边的数字等差递增。例如初始值为F1,填充数据为F2、F3……如果此时按住〈Ctrl〉键拖动填充柄,则填充相同数据。
当初始值为日期、时间型数据时,填充数据为按“日”或“小时”的等差数列。按住〈Ctrl〉键拖动填充柄,则填充相同数据。
当初始值为Excel预设的“自定义序列”时,可按预设序列进行填充。如初始值为“星期一”,直接拖动填充柄,则填充为“星期二、星期三……”。用户也可以创建自定义序列,然后进行序列填充。
方法:选定有数据的单元格,单击“开始”选项卡中“编辑”功能组的“排序和筛选”按钮,在快捷菜单中选择“自定义排序”后会弹出“排序”对话框,在“次序”下拉框中选择“自定义序列”,在弹出的“自定义序列”对话框中选择“新序列”,如图4-37所示,输入新的序列,单击“添加”按钮,即可以在自定义序列表中看到添加的新序列。之后,就可以利用新定义的序列进行填充。
图4-37 打开“自定义序列”对话框
(2)序列填充。序列填充可以对选定的单元格区域,按照等差或等比序列的方式填充数据。
方法:先在起始单元格中输入起始值,然后选定一个包含起始单元格的行区域或列区域。接下来,单击“开始”选项卡“编辑”功能组中的“填充”按钮,在下拉列表框中选择“系列”命令,可打开如果4-38所示的“序列”对话框,设置好类型和步长值单击“确定”按钮即可完成序列填充操作。
图4-38 “序列”对话框
【例4-1】打开一个工作表,在A1:A10单元格区域中,填充等差序列10,13,16,…,37。
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操作步骤如下。
①先在A1单元格中输入起始值“10”。
②选定单元格区域A1:A10。
③在“开始”选项卡中,单击“编辑”功能组中的“填充”按钮,选择“系列”命令,打开如图4-39所示的对话框。
④在打开的序列对话框中,设置类型为等差序列,步长为3,单击“确定”按照即可,结果如图4-40所示。
图4-39 设置序列填充
图4-40 序列填充结果
(3)数据有效性。对某些单元格或单元格区域,用户可以预先设定其允许输入的数据类型、范围,也可设置数据输入提示信息和输入错误警告信息。
【例4-2】在学生成绩表中,“成绩”这一列的输入值通常只允许输入0～100的整数,为了保证输入数据的正确性,我们可以为这一列单元格区域设置数据有效性。
操作步骤如下。
①先选定需要设置数据有效性的单元格区域,如A2:A20。
②在“数据”选项卡中,单击“数据工具”功能组中的“数据有效性”按钮,执行“数据有效性”命令可打开数据有效性对话框。
③设置以下三方面的信息:
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设置有效性条件允许值为“整数”,数据介于0～100,如图4-41所示。(www.xing528.com)
图4-41 设置有效性条件
设置输入提示信息。如图4-42所示,设置标题为“输入提示”,提示信息为“请输入0～100的整数”。
图4-42 设置输入提示信息
设置出错警告信息。如图4-43所示,设置标题“出错警告”,错误信息为“输入数据必须为0～100的整数”,样式为“停止”。
图4-43 设置出错警告信息
设置好以上三项信息后,如果将鼠标单击设置了数据有效性的单元格,则会看到提示信息。如果此时给A2单元格输入数据200,按〈Enter〉键确定,则会弹出如图4-44所示的警告对话框。此时用户需要单击“重试”按钮,重新输入合法数据,或者单击“取消”按钮撤销本次输入。
图4-44 测试数据有效性
(4)批注的插入与编辑。有时候,需要对单元格的数据做一些说明或解释,这时可以为单元格插入批注信息。插入批注的方法有以下两种。
①选定要插入批注的单元格,然后单击“审阅”选项卡“批注”功能组中的“新建批注”按钮,在框中输入批注文字,然后用鼠标单击任一单元格确定,如图4-45所示。
②选定要插入批注的单元格,用鼠标右键单击后在弹出的快捷菜单中执行“插入批注”命令,在框中输入批注文字,用鼠标单击任一单元格后按“确定”按钮即可。
提示:插入了批注的单元格右上角有一红色标记,如图4-46所示,当鼠标指针移至该单元格时,将显示批注内容。
图4-45 添加批注
图4-46 批注添加完毕
使用鼠标单击插入了批注的单元格,在“审阅”选项卡的“批注”功能组中,可以看到有“编辑批注”“删除”和“显示/隐藏批注”等功能,如图4-47所示。用户可以对批注进行编辑、删除、显示或隐藏等操作,也可以通过鼠标右键单击该单元格,在弹出的快捷菜单中看到这些功能。
图4-47 “批注”功能组
【例4-3】创建一张如图4-48所示的成绩表,保存文件名为“08工商16班成绩表.xlsx”。其中,A1单元格的值为“08工商16班成绩表”,C3单元格有批注,批注内容为“请在以下单元格中选择性别”,C3:C12设置了数据有效性,允许的值为序列,取值为“男”或“女”。
演示视频
操作步骤如下。
①首先在A1单元格中输入“08工商16班成绩表”,字号:18,第1行的行高为:25。
②然后在A2:H2单元格区域中分别输入如图4-48所示的文字。
③在A3单元格中输入第一个同学的学号信息,注意转换成文本型数据输入。
④单击A3单元格,拖动填充柄至A12单元格,即可完成学号列的自动填充。
⑤在C3:C12单元格区域中,设置数据有效性条件,允许的值为“序列”,来源为“男,女”。
⑥在C2单元格中,插入批注信息。
⑦输入其他单元格中的数据。
图4-48 成绩表
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