计算机应用基础：审阅文档、检查语法拼写

1.拼写和语法检查

在输入文字时,有时字符下方将出现红色和绿色的波浪线,它表示Word认为这些字符出现了拼写或语法错误。在一定的语言范围内,Word能自动检测文字语言的拼写或语法有无错误,便于用户及时检查并纠正错误。

【例3-28】以打开“素材\模块3\山西五台山.docx”文档为例。

若要为文档进行拼写和语法检查,其具体操作步骤如下。

(1)将文本插入点定位到文档第一行行首,然后单击“审阅”选项卡,在“校对”组中单击“拼写和语法”按钮。

(2)在打开的“拼写和语法”对话框的“词法错误”文本框中可查看文档中的词法错误,若确定上一个显示错误的词法无须修改后,可单击“下一句”按钮,忽略上一个词法错误并自动显示下一个词法错误,如图3-116所示。

演示视频

图3-116　拼写和语法检查

(3)当需要修改显示的词法错误时,可在“词法错误”文本框中将其修改为正确的词法,这里将在显示的红色“撰”之后输入“篆”,然后单击“确定”按钮即可。

2.统计文档字数

在做论文、写报告时常常有字数要求,可是这类文档一般都很长,要手动统计文档字数显得非常麻烦,此时可利用Word提供的字数统计功能使用户方便地对文章、某一页、某一段进行字数统计。

统计文档的字数,其具体操作步骤如下。

(1)在文档中单击“审阅”选项卡,在“校对”组中单击“字数统计”按钮。

(2)在打开的“字数统计”对话框中可以看到文档的统计信息,如页数、字数、字符数等,完成后单击“关闭”按钮即可,如图3-117所示。

图3-117　字数统计(www.xing528.com)

如果统计某一段文本的字数,要先选定段落,再单击“审阅”选项卡,在“校对”组中单击“字数统计”按钮。

3.添加批注

批注是指阅读文档时在文中空白处对文章进行批评和注释。当需要在文档中对某处进行补充说明或提出建议时,即可在该位置处添加批注。

若要选定标题段落添加批注,批注内容“佛教四大名山之首”,其具体操作步骤如下。

(1)选择标题段落“五台山旅游”文本,单击“审阅”选项卡,在“批注”组中单击“新建批注”按钮。

(2)在文档中插入批注框,然后在批注框中输入“佛教四大名山之首”,完成后的效果如图3-118所示。

图3-118　添加批注

4.修订文档

在对Word文档进行修订时,为了方便其他用户或原作者知道文档所做的修改,可先设置修订标记来记录对文档的修改,然后再进入修订状态对文档进行编辑操作,完成后即可以修订标记来显示所做的修改。

打开修订功能,把第三段的“青梁山”改为“清凉山”,关闭修订。其具体操作步骤如下。

(1)单击“审阅”选项卡,在“修订”组中单击“修订”按钮,在打开的下拉菜单中选择“修订”命令。

(2)选定“青梁山”文本,输入“清凉山”。输入的内容将以修订标记样式进行显示,完成后再次单击“修订”按钮关闭修订,如图3-119所示。

图3-119　修订

在“审阅”选项卡的“更改”组中单击“接受”按钮或“拒绝”按钮,可接受或拒绝当前修订。分别单击这两个按钮,在打开的下拉菜单中选择“接受对文档的所有修订”命令或“拒绝对文档的所有修订”命令,可接受或拒绝全部修订。