使用“邮件合并”功能可以创建套用信函、邮件标签、信封、目录、大量电子邮件和传真。
1.基本概念
①主文档是指在Word的邮件合并操作中，所含文本和图形对合并文档的每个版本都相同的文档，例如，套用信函中的寄信人的地址和称呼等。新建的主文档通常是一个不包含其他内容的空文档。
②数据源是指包含要合并到文档中的信息的文件。例如，要在邮件合并中使用的名称和地址列表。必须链接到数据源，才能使用数据源中的信息。
③数据记录是指对应于数据源中一行信息的一组完整的相关信息。例如，客户邮件列表中的有关某位客户的所有信息为一条数据记录。
④合并域是指可以插入主文档中的一个占位符。例如，插入合并域“城市”，让Word插入“城市”数据字段中存储的城市名称，如“北京”。
⑤套用就是根据合并域的名称用相应数据记录取代，以实现成批信函、信封的录制。
2.合并邮件的方法
“邮件合并向导”用于帮助用户在Word 2010文档中完成信函、电子邮件、信封、标签或目录的邮件合并工作，采用分步完成的方式进行。下面以使用“邮件合并向导”创建邮件合并信函为例，操作步骤如下。
第1步：打开Word 2010文档窗口，切换到“邮件”分组。在“开始邮件合并”分组中单击“开始邮件合并”按钮，在打开的菜单中选择“邮件合并分步向导”命令。
第2步：打开“邮件合并”任务窗格，在“选择文档类型”向导页中选中“信函”单选框，并单击“下一步：正在启动文档”超链接。(www.xing528.com)
第3步：在打开的“选择开始文档”向导页中，选中“使用当前文档”单选框，并单击“下一步：选取收件人”超链接。
第4步：打开“选择收件人”向导页，选中“从Outlook联系人中选择”单选框，并单击“选择‘联系人’文件夹”超链接。
第5步：在打开的“选择配置文件”对话框中选择事先保存的Outlook配置文件，然后单击“确定”按钮。
第6步：打开“选择联系人”对话框，选中要导入的联系人文件夹，单击“确定”按钮。
第7步：在打开的“邮件合并收件人”对话框中，可以根据需要取消选中联系人。如果需要合并所有收件人，直接单击“确定”按钮。
第8步：返回Word 2010文档窗口，在“邮件合并”任务窗格“选择收件人”向导页中单击“下一步：撰写信函”超链接。
第9步：打开“撰写信函”向导页，将插入点光标定位到Word 2010文档顶部，然后根据需要单击“地址块”“问候语”等超链接，并根据需要撰写信函内容。撰写完成后，单击“下一步：预览信函”超链接。
第10步：在打开的“预览信函”向导页可以查看信函内容，单击上一个或下一个按钮可以预览其他联系人的信函。确认没有错误后，单击“下一步：完成合并”超链接。
第11步：打开“完成合并”向导页，用户既可以单击“打印”超链接开始打印信函，也可以单击“编辑单个信函”超链接对个别信函进行再编辑。
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