1.数据排序
在工作表中，可以按照记录为单位对数据进行排序。数据排序是对工作表中的数据按行或列，或根据一定的次序重新组织数据的顺序，排序后的数据可以方便查看，还能反映出数据的趋势。
（1）对单个字段排序。
对单个字段进行排序是指对表格中的一行或一列数据进行排序，是比较简单也比较常用的排序方式，如对员工销售金额进行降序排列。具体操作方法如下：
选择“金额”列中的任意数据单元格，单击“数据”选项卡，在“排序和筛选”组中单击“降序”按钮，如图2-44所示。
图2-44 单击“降序”按钮
排序操作后可以看到工作表中“金额”列已经按照降序进行排列，如图2-45所示。
图2-45 按降序排列后的效果
（2）对多个字段排序。
对多个字段排序是指按多个关键字对数据进行排序，在“排序”对话框的“主要关键字”选项区域中设置排序的条件来实现对数据的复杂排序。具体操作方法如下：
例如，对某公司所有员工当月的销售业绩进行排序，首先按“金额”进行降序排序，在销售金额相同时按“分公司”名称升序排序，分公司名称也相同的按“姓名”的笔画数升序排序。
选择数据清单中的任意数据单元格，单击“数据”选项卡，在“排序和筛选”组中单击“排序”按钮，单击“添加条件”按钮添加次要关键字，操作如图2-46所示，排序后的结果如图2-47所示。
图2-46 单击“排序”按钮
图2-47 多关键字排序结果
（3）默认排序。
在Excel中，可以对数值进行排序，也可以对文本、日期、逻辑等字段进行排序，排序的方法是按照一定的顺序进行的。默认情况下，Excel将按照如表2-3所示的顺序进行升序排列，并使用相反的顺序进行降序排列。
表2-3 默认排序
2.数据筛选
若要将符合一定条件的数据记录显示或放置在一起，可以使用Excel提供的数据筛选功能，按一定的条件对数据记录进行筛选。使用数据筛选功能可以从庞大的数据中选择某些符合条件的数据，并隐藏无用的数据，使得表格变得简洁、易于查看。
（1）自动筛选。
使用自动筛选可以创建按列表值、格式和条件3种类型进行筛选。对于每个单元格区域或列而言，这3种筛选都是互斥的。例如，自动筛选前3名员工的销售额，具体步骤如下：
①在数据中选择数据任意单元格，然后单击“数据”选项卡，单击“筛选”按钮，如图2-48所示。
图2-48 单击“筛选”按钮
②单击标题行字段的下拉按钮，会弹出相应的下拉列表，在列表中可对数据进行各种方式的筛选。如单击“金额”标题右方的下拉按钮，然后选择“数字筛选”→“10个最大的值”选项，如图2-49所示。
图2-49 进行筛选操作
③打开“自动筛选前10个”对话框，设置最大的项数为“3”，即可自动筛选出前3名的员工销售额，如图2-50和图2-51所示。
图2-50 设置自动筛选参数
图2-51 自动筛选结果
（2）自定义筛选。
通过自定义筛选功能，可以使用多种条件来设置筛选数据，从而更加灵活地筛选数据。例如，筛选销售金额等于或大于15000的员工名单，具体操作如下：
①在数据中选择任意单元格，然后单击“数据”选项卡下的“筛选”按钮，进入筛选状态。
②单击“金额”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“数字筛选”→“自定义筛选”选项，如图2-52所示。
图2-52 选择“自定义筛选”选项
③打开“自定义筛选方式”对话框，在“金额”选项区域中的第一个下拉列表框中选择“等于”选项，在其右侧的文本框中输入15000，然后选中“或”单选按钮，在第二个下拉列表框中选择“大于”选项，在其右侧的文本框中输入“15000”，如图2-53所示。
图2-53 设置筛选的参数
④单击“确定”按钮，筛选后的结果如图2-54所示。
图2-54 显示筛选后结果
（3）高级筛选。
高级筛选是按用户设定的条件对数据进行筛选，可以筛选出同时满足两个或两个以上条件的数据。具体操作如下：
①在工作表中任意的空白单元格区域输入筛选条件，筛选销售金额大于等于10000，并且销售数量大于等于3的员工名单，如图2-55所示。
图2-55 输入条件
②单击“数据”选项卡，单击“筛选”选项组中的“高级”按钮，打开“高级筛选”对话框，在“方式”选项组中单击“条件区域”的
按钮，如图2-56所示。
图2-56 单击按钮
③在工作表中选择筛选条件所在的单元格，如图2-57所示。
图2-57 指定条件单元格
④单击“高级筛选”对话框中的
按钮，返回到“高级筛选”对话框，单击“确定”按钮即可显示高级筛选的结果，如图2-58所示。
图2-58 高级筛选的结果
在“高级筛选”对话框中提供了两种筛选方式，其功能如下：
●在原有区域显示筛选结果：选中该单选按钮，将筛选的结果显示在原有的数据区域上。
●将筛选结果复制到其他位置：选中该单选按钮，将筛选的结果显示在其他单元格区域中，并通过“复制到”后面的按钮指定单元格区域。
3.分类汇总数据
分类汇总是指根据数据库中的某一列数据将所有记录分类，然后对每一类记录进行分类汇总。在数据管理过程中，有时需要进行数据汇总工作，以便用户进行决策判断。这时可以使用Excel提供的分类汇总功能完成这项工作。
（1）创建单个分类汇总。
在创建分类汇总之前需要先对分类字段进行排序。分类汇总的实质是先根据分类字段，对工作表中的记录进行分类，然后计算每个分类的汇总值。
①对“分公司”所在列进行排序，选中需要分类汇总的列，然后单击“数据”选项卡，单击“分级显示”组中的“分类汇总”按钮。
②打开“分类汇总”对话框，在“分类字段”下拉列表中选择“分公司”选项，在“汇总方式”下拉列表中选择“求和”选项，并根据需要设置其他选项，如图2-59所示。
图2-59 设置分类汇总
③单击“分类汇总”对话框中的“确定”按钮，即可得到如图2-60所示的汇总效果。
图2-60 分类汇总结果
在“分类汇总”对话框中，有3个指定汇总结果位置的选项，含义分别如下：
●替换当前分类汇总：选择该选项，如果是在分类汇总的基础上又进行分类汇总操作，则清除前一次的汇总结果。
●每组数据分页：选择该选项，在打印工作表时，每一类将分开打印。
●汇总结果显示在数据下方：在默认情况下，分类汇总的结果放在本类的第一行。选择该选项后，分类汇总的结果将显示在本类的最后一行。
（2）创建嵌套分类汇总。
在现有的分类汇总数据中，可以，创建嵌套分类汇总。具体操作如下：
①工作表进行多字段排序，设置“分公司”为主要关键字，设置“品牌”为次要关键字。
②单击“数据”选项卡，单击“分级显示”组中的“分类汇总”按钮，打开“分类汇总”对话，设置“分类字段”为“分公司”，然后单击“确定”按钮，如图2-61所示。
图2-61 设置分类汇总
③工作表进行第一次汇总后，继续打开“分类汇总”对话框，设置“分类字段”为“品牌”，取消“替换当前分类汇总”复选框，如图2-62所示。
图2-62 多字段排序
④单击“分类汇总”对话框中的“确定”按钮，即可对工作表进行第二次汇总，完成后的汇总结果如图2-63所示。
图2-63 多级分类汇总
创建嵌套分类汇总需要经过以下3个过程：
●对用于计算分类汇总的两列或多列数据进行数据清单排序。
●对第一个分类字段进行汇总。
●显示出对第一个分类字段的汇总，然后对第二个字段进行汇总。
（3）显示或隐藏汇总数据。
在显示分类汇总结果的同时，分类汇总表的左侧将自动显示一些分级显示的按钮
、
、和
，使用这些分级显示按钮可以控制数据的显示。
对数据清单分类汇总后，可以对不同级别的数据进行隐藏或显示。隐藏和显示分级明细数据的方法如下：
●隐藏分组中的明细数据：单击相应级别符号或隐藏明细数据符号
。
●隐藏指定级别的分级：单击上一级的行或列级别符号
。
●隐藏整个分级显示中的明细数据：单击第一级显示级别符号
。
●显示分组中的明细数据：单击明细数据符号
。
●显示指定级别：单击相应的行或列级别符号
。
●显示整个分级中的明细数据：单击与最低级别的行或列对应的级别符号。例如，如果分级显示中包括3个显示级别，则单击
。
（4）删除分类汇总。
在Excel中，可以将创建的分类汇总删除，而不影响数据清单中的数据记录。当在数据清单中删除分类汇总时，同时也将删除对应的分级显示。
在含有分类汇总的数据清单中选择任意单元格，然后单击“数据”选项卡，单击“分级显示”选项组中的“分类汇总”按钮，在打开的“分类汇总对话”框中单击“全部删除”按钮，即可删除分类汇总。
4.数据有效性管理
数据有效性主要是用来限制单元格中输入数据的类型和范围，以防无效数据的输入，此外还可以使用数据有效性定义帮助信息或圈释无效数据等。
（1）设置数据有效性。
可以在选中单元格之后，单击“数据”选项卡里的“数据工具”组中的“数据有效性”对话框，在该对话框中可以进行数据有效性的相关设置，如图2-64所示。
图2-64 打开“数据有效性”对话框
例如，在“××通讯销售表”工作簿添加“联系电话”列，并将单元格输入的数据限定为11位的手机号码。具体操作如下：
①在工作表中添加“联系电话”列，然后选中G2：G25单元格区域。
②在“数据”选项卡中单击“数据有效性”按钮，打开“数据有效性”对话框，在“允许”下拉列表中选择“整数”，在“数据”下拉列表中选择“介于”，在“最小值”文本框中输入“13000000000”，在“最大值”文本框中输入“19000000000”，如图2-65所示。
图2-65 设置参数
③单击“确定”按钮，完成设置。此时，如果在G2：G25单元格区域里输入不符合要求的数字（如在G2单元格内输入“111111”），将会弹出提示框，如图2-66所示，表示输入值非法，无法输入该数值。这里单击“取消”按钮即可取消刚才输入的数值。
图2-66 输入值非法提示
（2）设置提示和警告。
除了可以对数据进行有效性验证之外，还可以利用数据有效性为单元格区域设置输入信息提示或者自定义警告提示内容。具体操作如下：
①在工作表中选中准备设置提示信息的单元格，这里选定G2单元格，单击“数据”选项卡中的“数据有效性”按钮。
②打开“数据有效性”对话框，将对话框切换到“输入信息”选项卡，在“标题”编辑框中输入提示信息的标题“提示：”，在“输入信息”框中输入提示信息的内容“请输入正确的手机号”，操作界面如图2-67所示。
图2-67 【输入信息】选项卡
③选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中选择“介于”，在“最小值”文本框中输入“13000000000”，在“最大值”文本框中输入“19000000000”。(www.xing528.com)
④返回工作簿窗口，单击G2单元格，会出现设置的提示信息，如图2-68所示。
图2-68 显示提示信息
⑤新打开“数据有效性”对话框，将对话框切换到“出错警告”选项卡，在“样式”下拉列表中选择“停止”选项，在“标题”框中输入提示信息的标题，在“错误信息”框中输入提示信息，然后单击“确定”按钮，如图2-69所示。
图2-69 “出错警告”选项卡
⑥此时，如果在设置好的单元格内输入的数值不符合要求，如输入“111111111”，然后按Enter键，将会弹出错误提示信息，如图2-70所示。
图2-70 显示错误提示
（3）圈释无效数据。
Excel 2010的数据有效性还具有圈释无效数据的功能，可以方便查找出错误或不符合条件的数据。
例如，在“××通讯销售表”工作簿中圈出“销售金额”排名前三的数据。
①选中名次列中的D2：D25单元格区域，单击“数据”选项卡中的“排序和筛选”组中的降序排列图标
，将该数据降序排列。
②单击“数据”选项卡中的“数据有效性”按钮，打开“数据有效性”对话框。选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中选择“整数”选项，在“数据”下拉列表中选择“小于”选项，在最大值里输入“20000”，然后单击“确定”按钮，如图2-71所示。
图2-71 “设置”选项卡
③返回表格，在“数据”选项卡中单击“数据有效性”按钮旁的下拉按钮，在弹出的菜单中选择“圈释无效数据”命令。此时，表格中的无效数据都会被红圈圈出，如图2-72所示。
图2-72 显示红圈
5.Excel图表
为了能更加直观地表达电子表格中的数据，可将数据以图表形式来表示，故Excel图表在制作电子表格时具有重要作用。
Excel 2010提供了多种图表，如柱形图、折线图、饼图、条形图、面积图和散点图等，各种图表各有优点，适用于不同的场合。
●柱形图：可直观地对数据进行对比分析以得出结果。在Excel 2010中，柱形图又可细分为二维柱形图、三维柱形图、圆柱图和圆锥图等。
●折线图：折线图可直观地显示数据的走势情况。在Excel 2010中，折线图又分为二维折线图与三维折线图。
●饼图：能直观地显示数据占有比例，而且比较美观。在Excel 2010中，饼图又可细分为二维饼图与三维饼图。
●条形图：就是横向的柱形图，其作用也与柱形图相同，可直观地对数据进行对比分析。在Excel 2010中，条形图又可细分为二维条形图、三维条形图、圆柱图、圆锥图及棱锥图。
●面积图：能直观地显示数据的大小与走势范围，在Excel 2010中，面积图又可分为二维面积图与三维面积图。
●散点图：可以直观得显示图表数据点的精确值，帮助用户对图表数据进行统计计算。
（1）创建图表。
使用Excel 2010应用程序，打开“竞赛成绩统计表”中任意一个有数据的单元格，如图2-73所示。
图2-73 打开工作簿
选择“插入”选项卡，在“图表”组中单击对话框启动器按钮
，打开“插入图表”对话框后选择一个图表类型，单击“确定”按钮，创建图表如图2-74所示。
图2-74 创建图表
（2）编辑图表。
已经创建好的图表，如果不符合要求，可以再次对其进行编辑。当选中图表时，Excel会自动打开“图表工具”的“设计”“布局”和“格式”选项卡，这时可以设置图表的类型、图表的位置和大小、图表的样式、图表的布局等属性。
①更改图表类型。
如果图表的类型和要表达的信息含义不够贴切，或者是不满意，可以更改图表的类型。
首先选中图表，然后打开“图表工具”的“设计”选项卡，在“类型”组中单击“更改图表类型”按钮，在弹出的对话框中选择其他类型的图表选项，如选择“堆积条形图”选项，单击“确定”按钮，效果如图2-75所示。
图2-75 选择图表类型
②删除和增加图例项
单击功能区中的“设计”→“数据”→“选择数据”，在弹出的“选择数据源”对话框左侧的图例项中，选择要删除的图例，单击“删除”按钮即可，如图2-76所示。
图2-76 删除图例项
增加图例项，即在如图2-76所示的“选择数据源”对话框的“图例项”中单击“添加”按钮，把删除的图例项添加进来。
③更改X轴的标签与文字方向。
更改X轴的标签：单击功能区中的“设计”→“数据”→“选择数据”，在弹出的“选择数据源”对话框的“水平（分类）”轴标签中选择“编辑”按钮，在“轴标签对话框”的“轴标签区域”中选择需要更改列的数据，如图2-77所示。
图2-77 更改X轴标签
更改X轴的文字方向：右击X轴标签数据，在弹出的快捷菜单中选择“设置坐标轴格式”，在弹出的对话框中，在左侧选择“对齐方式”选项，在右侧“文字方向”中选择文字方向，如图2-78所示。
图2-78 设置文字方向
④修改Y轴数据格式。
右击Y轴标签数据，在出现的快捷菜单中选择“设置坐标格式”，设置坐标轴主要刻度、次要刻度、最大值和最小值，设置坐标轴数字格式，设置坐标轴对齐方式和文字方向，如图2-79所示。
图2-79 修改Y轴数据格式
⑤增加图表标题与坐标轴标题。
增加图表标题：单击“布局”→“标签”→“图表标题”，打开“图表标题”下拉菜单选择“图标上方，如图2-80所示。
图2-80 增加图表标题
增加坐标轴标题：单击“布局”→“标签”→“坐标轴标题”，如图2-81所示。
图2-81 添加坐标轴标题
⑥设置图例位置与数据标签。
图例位置：单击“布局”→“标签”→“图例”，如图2-82所示。
图2-82 设置图例位置
数据标签：单击“布局”→“标签”→“数据标签”，如图2-83所示。
图2-83 设置数据标签
⑦设置网格线。
单击“布局”→“标签”→“网格线”，如图2-84所示。
图2-84 添加网格线
⑧设置背景。
在绘图区右击，选择“设置绘图区格式”，打开“设置绘图区格式”对话框，在此可设置绘图区的背景填充，如图2-85所示。
图2-85 填充背景墙颜色
⑨切换图表行列。
切换图表行列即是将图例项变为X轴标签，同时将X轴标签变为图例项。单击功能区的“设计”→“类型”→“更改图表类型”，如图2-86所示。
图2-86 更改图表类型
⑩添加数据表。
单击“布局”→“标签”→“模拟运算表”，如图2-87所示。
图2-87 添加数据表
6.数据透视表
前面介绍的筛选、合并计算、分类汇总对于一般的数据分析、汇总基本能满足需要，但如果要合计较大的列表并对每个数字进行多种比较时，使用数据透视表则更为合适。在Excel中可以动态地改变数据透视表版面布置，以便按照不同方式分析数据，也可以重新安排行号、列标和页字段。每一次改变版面布置时，数据透视表会立即按照新的布置重新计算数据，如果原始数据发生更改，通过刷新便可更新数据透视表。下面通过实例来说明如何使用Excel 2010创建数据透视表。
（1）创建数据透视表。
图2-88所示为××公司某品牌计算机设备全年销量统计表，希望能够灵活地看整个公司、各分店、各季度、各品名的汇总数据。建立数据透视表的操作步骤如下：
①选择“sheet1”工作表，并单击数据清单中的任意单元格。
图2-88 ××公司某品牌计算机设备全年销量统计表
②执行菜单命令“插入”→“数据透视表”，打开“创建数据透视表”对话框，选定数据区域，如图2-89所示。
图2-89 选定数据区域图
③进入“数据透视表”→“布局”窗口，将“店铺”拖入到报表筛选区域，将“商品名称”拖入到行标签区域，将“季度”拖入到列标签区域，将“数量”拖入到数值区域，如图2-90所示。
图2-90 设置布局
（2）设置数据透视表的格式。
“数据透视表样式选项”对话框中包含一些对格式的基本设置。用户可以像操作其他工作表一样选中数据透视表，将其当作表格进行设置，如设置背景颜色等，也可以使用Excel提供的套用格式。具体的操作步骤如下：
单击数据透视表，在“数据透视表工具”的“设计”选项卡的“数据透视表样式选项”组中根据需要进行选择。
如图2-91所示，若要用较亮或较浅的颜色格式替换每行，则勾选“镶边行”复选框；若要用较亮或较浅的颜色格式替换每列，则勾选“镶边列”复选框；若要在镶边样式中包含行标题，则勾选“行标题”复选框；若要在镶边样式中包含列标题，则勾选“列标题”复选框。
图2-91 “数据透视表样式选项”组
如果要对数字进行修改，可以进行以下操作：
①在数据透视表中，选择要更改数字格式的字段。
②在“选项”选项卡的“活动字段”组中单击“字段设置”按钮，如图2-92所示。
图2-92 单击“字段设置”按钮
③弹出“值字段设置对话框”，如图2-93所示。单击该对话框底部的“数字格式”按钮，弹出“设置单元格式”对话框，在“分类”列表框中选择所需的格式类别，如图2-94所示。例如，这里选择“数值”选项，然后在“小数位数”微调框中输入“2”。
图2-93 “值字段设置”对话框
图2-94 在“分类”列表框中选择格式类别
④依次单击“确定”按钮，关闭对话框即可。
（3）更新数据。
创建了数据透视表后，如果在源数据中更改了某个数据，基于此数据清单的数据透视表并不会自动随之改变，需要更新数据源。
选中数据透视表，单击鼠标右键，在弹出的下拉列表中选择“刷新”命令，如图2-95所示，即可将数据更新至数据透视表。也可以在“选项”选项卡的“数据”组中单击“刷新”按钮更新数据，如图2-96所示。
图2-95 在快捷菜单中选择“刷新”命令
图2-96 在“数据”组中单击“刷新”按钮
和一般工作表相比，数据透视表有透视性和只读性两个特点。
●透视性：用户可以根据需要，对数据透视表的字段进行设置，从多角度分析数据。此外，用户还可以改变汇总方式及显示方式，从而为分析数据提供了极大方便。
●只读性：数据透视表可以像一般工作表那样修饰或绘制图表，但有时候不能达到“即改即所见”的效果。也就是说，在源数据清单中更改了某个数据后，还必须通过“刷新”命令才能达到更新的目的。
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