行政流程再造其实是一项涉及范围广、人员多、牵涉复杂的系统性工程,因此必须具备正确的原则去指导作业,才能保证政府流程再造工程的顺利实施。下面所阐述的几点原则就是政府流程再造过程中所要遵循的基本原则:
1.政府流程再造的合法性原则
政府是社会的运行主体,政府流程再造必须遵守合法性原则,所以,政府组织必须依法行政,无论是对原流程的改善还是对新流程的设计,都需要对预定条件、程序和条例进行合法性审查。
2.政府流程再造的关键流程再造原则
政府流程再造最终目的是政府组织全局流程系统的最优化。根据“木桶效应”,导致木桶的水流出来是因为最短的板子,也就是说低效益的流程决定整体流程,所以,要设计出一套够产生最大效益的政府流程,不用对政府组织的每个业务流程都进行再造。也就是说,想达到政府组织整体流程最好的效果,并不要求政府业务流程中的每个活动环节都是最好的。杜拉克曾经说:“系统运行的链条最容易从薄弱环节断裂,从‘水桶’的‘短板’入手改进会取得最佳效果。”政府组织的特殊性决定政府组织再造涉及的范围广,所面临的风险也就相应增高。因此为了能够更快地取得阶段性成果,就要根据政府组织职能选择容易取得阶段性成果并对政府的战略目标具有重大影响的关键流程进行改造,可以先减小政府流程再造的涉及范围,再降低政府投入成本,以此来提高政府流程再造的可行性。
3.对原流程进行取消、合并、简化、重排、自动化的原则
取消(eliminate)是指删除那些原有的流程中没有价值的东西。主要是那些流程活动中的等待、信息的滞后、没有必要重复的活动等。
合并(combine)是指对那些相似的流程合并,让整个流程更加简单明了。可以将属于同一个职能、组织结构中设置重复的职能或相似工作内容的流程进行合并,既可以有效地避免各职能部门间发生争功的现象,也可以有效避免互相推卸责任的现象。所以,应按照政府组织机构的职能去设置、理清政府组织业务流程,按照实际去制定每个职能部门的职责标准手册。
简化(simply)是指在尽最大可能地清除无用的政府流程和合并后,对剩下的政府组织中重复、类似的流程再进一步地简化。在政府流程中,除了一些无价值流程外,还可能存在一些虽然有价值却不增值的流程,这些不增值的流程是不能删减的,因为这些流程是用来辅助增值流程能顺利实施的,但要简化这些流程,使得流程环节更简单明了、清晰准确。(www.xing528.com)
重排(rearrange)是指在取消或者合并简化流程后,还要再按照合理的逻辑顺序重新排布,或在改变其他要素的顺序后,重新安排工作的顺序和步骤。在重新排布流程顺序的过程中可能还会再次发现能取消、合并、简化的流程,多次循环这几个步骤,使流程更具有条理性和可操作性,以此来提高工作效率。
自动化(automate)是指运用电子信息数据库技术和决策支持系统技术、管理信息系统技术等方式,搭建互联互通的资源共享网络化业务工作平台,采用自动化、电子化、标准化的措施来处理工作流程,各政府部门依靠流程自动化的技术在统一的网络平台中按照标准的操作程序实施“一站式”管理,达到提高政府流程运作效率、效果和效益的最终目标。
4.政府流程的方便原则
政府流程再造的最终目的是“便民、利民”,把公众满意度作为评价的重要指标。政府流程再造设计最大限度地提供“一站式”和“并联式”的服务。建立各职能部门的整合作用机制或者通过决策层授权来建立跨职能的联动组织,减少决策层与执行之间的信息、资料传递次数,也减少社会公众往来在政府各职能部门之间的时间消耗,为社会公众提高公平、公正、公开的服务。
5.简化政府组织结构的中间管理层并充分授权的原则
由于如今社会信息技术的快速发展,在同一个行政业务流程中,不同职能的工作人员可以在不同城市、不同地点甚至在不同的国家相互传递和处理业务。通过现代信息技术可以使政府的执行层与决策层直接进行流程沟通,使中间管理层的存在价值相对弱化。这意味着业务活动的执行和协调再不需要通过纵向管理层之间相互传递,可以将决策信息直接进行横向传递,这样方便业务活动的实际执行者更加顺利完成工作。当然,这就要求在政府再造之后的新流程实施过程中做到充分授权,并且发挥每个工作人员在业务流程中的潜质和能力,同时需要增加监督管理机制,保障政务的顺利执行。
6.政府流程的多变性原则
在如今多变的社会环境下,公众需求日趋多样化、随意化,因此政府组织流程更需要根据公众的实际需要情况的不同来设计不同的配套流程。要求对所有公众都采用完全统一的标准化流程是不符合社会发展的。比如,对大型项目的审批,大致可以分为重大资金项目、一般资金项目及小资金项目等,它们之间属近似审批流程,但却需要有不完全相同的流程应对不同的项目。
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