在演示文稿制作完成后，用户可以根据需求将演示文稿保存为其他类型的文件。保存为其他类型的文件格式需要使用到“文件”选项卡中的“另存为”功能或是“导出”功能。在如图6.33所示分类“导出”功能中可以创建PDF／XPS文档，创建视频，打包成CD，创建讲义和更改文件类型。PDF文件使得文档不能被轻易地编辑修改，方便打印；创建视频可以将演示文稿按照录制或排练计时所设置的自动播放效果录制为视频，视频可选的格式为MP4格式和WMV格式；打包成CD可以将演示文稿中链接或嵌入项目集体打包，方便在其他计算机上播放；创建讲义能将幻灯片和备注保存到Word文档；更改文件类型可以方便地将演示文稿转换为其他文件类型，常用文件类型可以直接在右侧选择，单击“另存为”按钮可以打开“另存为”对话框。
图6.33 幻灯片的导出
在如图6.34所示的“另存为”对话框中，首先需要确定转换文件存放的路径和名称，然后在保存类型中选择所需要保存的格式。在低版本PowerPoint中不能使用默认的PPTX文件格式，一般需转存为PowerPoint 2003支持的PPT格式。转为PPT格式后会导致演示文稿中部分功能无法正常使用或者出现文字错位等现象。因此，在转换后应再仔细检查演示文稿。演示文稿中如果没有动画效果，可以选择将其保存为图片格式，常用的有JPEG格式、PNG格式、EMF格式等。单击“保存”按钮后可以选择转换当前幻灯片或是转换全部的幻灯片。
图6.34 “另存为”对话框
因为PowerPoint 2016中设置有自动保存的功能，会定期对演示文稿进行保存。如遇到演示文档在未保存的情况下意外关闭，可以通过“文件”选项卡“信息”功能组内的“管理演示功能”进行文档恢复，但文档恢复的前提是存在自动备份的文件。图6.35中就存在多个自动备份文件，如需恢复某个时间点的文档只需要单击距离该时间点最近的备份文档即可。自动备份的时间间隔设置可以在“PowerPoint选项”对话框的“保存”选项页中设置，“PowerPoint选项”对话框通过“文件”选项卡的“选项”功能组打开。(www.xing528.com)
如果演示文稿有保密需求，PowerPoint 2016提供了多种文档保护措施。单击“文件”选项卡“信息”功能组中的“保护演示文稿”功能，可以看到如图6.36所示的4个选项。“标记为最终状态”后，演示文稿将转变为只读状态，但任何人都可以单击“恢复编辑”取消只读状态。使用“用密码进行加密”后的文档必须提供正确的加密密码才能打开和编辑演示文稿，这是最为常用的保护措施。“限制访问”需连接到权限管理服务器，只有拥有权限的人才能编辑修改演示文稿。当为演示文稿“添加数字签名”后，可以通过查看签名验证确定文档是否被修改。
图6.35 恢复演示文稿
图6.36 保护演示文稿
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