幻灯片对象的使用-信息技术基础

幻灯片是集文字、图形图像、表格图表、音频视频的综合体，需要合理地使用这些幻灯片对象才能使演示文稿达到理想中的效果。

（1）文本

文本是演示文稿中最基本的要素，虽然不如图片生动形象，但表意准确，信息密度大，应在幻灯片页面中合理使用。不建议在幻灯片页面内大段使用文字，只需要精练概括本页面的核心内容，使其能更容易被记忆和理解。

幻灯片中文本设计包括字体、字号和文本效果3个方面。和Word和Excel一样，文本格式的设置主要在“开始”选项卡中的“字体”功能组内完成，文本内的段落设置通过“段落”功能组实现。以方便观众阅读为原则，可以通过字体和字号的变化以区分内容的层次，但应尽量保持文本设置的一致性，还应注意字号的设置不宜过小，字体颜色应与背景颜色存在区分度等。

大多数幻灯片会存在一些本身包含有文字的文本框，这些文本框被称为文本占位符，可以在其中直接输入文本。或是在“插入”选项卡中单击“文本”功能组中的“文本框”按钮插入横排文本框或竖排文本框。

当选中文本框时，选项卡中会多出一个“格式”选项卡，如图6.8所示。在“格式”选项卡中，“形状样式”功能组可以设置文本框的显示效果，文本内容的艺术效果由“艺术字样式”功能组设置，文本框的位置和大小通过最右侧的“大小”功能组设定。

图6.8　绘图工具“格式”选项卡

（2）图形和图像

一张好图胜过千言万语，在幻灯片中采用图片可以使信息表达更为简洁。页面中精美的图片会使幻灯片更加精美、耐看，但无意义的图片也会分散观众的注意力。图片的使用应紧扣主题，且避免使用清晰度不高的图片。

PowerPoint 2016中可以使用的形状包括线条、箭头、流程图、基本形状等，而SmartArt图形支持列表、流程、循环、关系、层次结构等不同类型。两者的插入均在“插入”选项卡中的“插图”功能组。

插入形状后右击该形状可以选择编辑文字，因此可以把形状当作文本框使用。选中形状和选中文本框类似，均会产生如图6.8所示的“格式”选项卡。其中排列功能组可以旋转形状，设定不同形状的显示层级并将其进行组合。另外形状也支持顶点编辑，产生更为丰富的形状。

在幻灯片页面内使用SmartArt图形能使幻灯片内容拥有更为清晰明了的结构。PowerPoint 2016可以直接将文本转化为SmartArt图形，转换按钮在“开始”选项卡的“段落”功能组中。针对SmartArt图形有专门的“设计”和“格式”选项卡，“格式”选项卡与形状的“格式”选项卡类似。“设计”选项卡如图6.9所示，如需添加新的形状可单击“添加形状”按钮，如需编辑文本可单击“文本窗格”按钮，修改形状的层级关系可单击“升级”或“降级”按钮，改变形状顺序需单击“上移”或“下移”按钮，如需更改版式、颜色及样式只需要在对应位置重新选择即可。

图6.9　SmartArt“设计”选项卡

PowerPoint 2016没有剪切画库，但支持从本地导入图片，也支持从互联网上直接搜索下载图片。插入图像功能在“插入”选项卡中的“图像”功能组中，其中还有“屏幕截图”和“相册”制作的功能。选中插入的图片后，选项卡中会多出一个图片工具“格式”选项卡，如图6.10所示。直接插入的图片大小、位置和形状通常都不符合需求，可以通过最右端的“大小”功能组进行调整，其中裁剪功能可将图片裁剪为任意形状。如果需要对图片亮度、颜色及艺术效果进行调整可以直接单击“调整”功能组中的相应功能。如果需要删除图片背景可以选择“删除背景”功能，或者选择颜色中的“设置透明色”功能。图片工具“格式”选项卡中另一个重要功能是“图片样式”功能区，其中已经预设了若干样式可供直接选择使用。如需单独调整边框可单击图片边框按钮设置，如需让图片形成阴影、映像、发光、棱台、柔化边缘和三维旋转等效果可设置相应的图片效果，为图片配置文本说明可选择设置图片版式。

图6.10　图片工具“格式”选项卡

（3）表格和图表

在幻灯片中使用表格可以更有效地组织和表现数据，使用各式各样的图表可以让数据以更直观的方式表现，帮助观众更好地理解数据含义。PowerPoint 2016支持的图表类型有15种之多，每种类型又有不同的表现形式，为准确表示数据意图应合理选择图表类型及表现形式。例如，饼状图适合表现部分在整体中的占比，柱形图和条形图适合多个数据的比较，而折线图适合表现数据随时间的变化。另外，因为一页幻灯片的空间有限，不应在一页幻灯片内使用过多的图表。(www.xing528.com)

通过“插入”选项卡中的“表格”功能组可以向幻灯片页面内插入表格。如果表格大小小于8行10列，可直接使用快速表格的方式插入。超过这个大小则需要打开“插入表格”对话框设定表格的行列数量。因为Excel才是更为专业的表格处理软件，如需使用Excel软件的功能可以向幻灯片页面内插入“Excel电子表格”。用户还可以选择手绘表格。

插入表格后，选项卡中会出现表格的“设计”选项卡和“布局”选项卡。其中，“设计”选项卡用于修改表格样式，设置表格内文本艺术字样式和绘制边框；“布局”选项卡用于行和列的插入、删除，单元格的拆分、合并，表格及单元格大小的设置以及表格文字方向和对齐方式的设定。表格样式选项需要配合表格样式使用。

向幻灯片页面内插入图表需要单击“插入”选项卡中“插图”功能组的“图表”功能。在弹出的“插入图表”对话框中，首先在左侧中选择图表类型，然后在该类型中选择所需的图表样式，最后单击“确定”按钮即可插入相应的图表。图6.11表示准备插入条形图中的堆积条形图。当鼠标移动到图表上方时，示例图表会自动放大以便观察所选中图表的细节。

图6.11　插入图表

插入图表后，软件会自动打开编辑图表数据的Excel窗口，其中蓝色框线表示图表中显示的数据，调整蓝色框线范围可以添加或删除数据系列和类别。红色和紫色区域的文本表示系列和类别的名称，和蓝色区域的数据一样均可直接修改，所做的修改会直接反映到图表中。修改后，可直接关闭Excel窗口，通过“设计”选项卡中的“编辑数据”功能可重新打开Excel窗口编辑。图表其他元素诸如图例、坐标轴、网格线、轴标题、图表标题、数据标签和图表样式等均可在图表工具的“设计”选项卡中设置。

（4）音频和视频

在幻灯片的播放过程中，添加美妙的背景音乐或是精彩的视频可以使演示文稿更加生动。但值得注意的是，PowerPoint 2016所支持音频和视频格式有限，有些音频和视频需要先转码后才能插入幻灯片中。音频推荐使用WMA格式，另外，插入音频或视频后的演示文稿的文件大小也会显著增大。

向幻灯片中插入音频的方式有两种，一种是从本地导入已经存在的音频文件，另一种是用户录制。这两种方式均通过单击“插入”选项卡中“媒体”功能组中的“音频”功能实现。导入本地音频文件只需要通过“插入音频”对话框找到准备导入的音频文件再单击“确定”按钮即可。录制音频的方法也比较简单，选择“录制音频”后会弹出“录制声音”对话框，其中3个按钮分别对应“播放”“结束录制”和“开始录制”，录制完成后单击“确定”按钮即可完成录制。

插入音频后，幻灯片页面内会出现喇叭状的图形表示所导入的音频，并伴随有播放控制条，选项卡中新增音频工具的“格式”选项卡和“播放”选项卡。“格式”选项卡可以设置喇叭图形的图片效果，“播放”选项卡可以设置音频播放的相关设置。如需将音频作为幻灯片的背景音，可设置音频样式为“在后台播放”，音频选项会自动将开始方式设定为“自动”，并将“跨幻灯片播放”“循环播放，直到停止”和“放映时隐藏”3个选项选中，如图6.12所示。“播放”选项卡中有裁剪音频的功能，但不能和“跨幻灯片播放”同时使用。

图6.12　音频后台播放设置

幻灯片中插入的视频可以来源于本地或互联网。插入本地视频的方式和插入本地音频的方式类似，通过“插入视频文件”对话框找到目标视频即可。联机获取视频可以搜索YouTube网站或是将视频嵌入代码粘贴到对应位置。在线视频网站中的视频也可以先下载到本地后再插入幻灯片中。

和插入音频一样，插入视频后也会有“格式”选项卡和“播放”选项卡。功能和音频中的基本类似。其中“播放”选项卡中的“书签”功能能够标识音频和视频中的某个时刻，方便在音频和视频的播放及剪辑中快速跳转。添加书签可以先播放视频至需要插入标签的位置暂停，单击“添加书签”按钮，播放控制条会产生一个圆点即为所插入的书签。图6.13所示的播放控制条中有3个书签，通过组合键【Alt＋Home】键（向前一个书签跳转）或【End】键（向后一个书签跳转）实现书签之间的跳转。选中书签后可以单击“删除书签”按钮删除书签。另外，“格式”选项卡中有添加“标牌框架”的功能可以为视频设置预览图像。

图6.13　添加书签后的播放进度条

幻灯片内所包含的对象众多，通过“选择窗格”可以方便查看和选择幻灯片所拥有的对象。“选择窗格”的功能在“开始”选项卡右侧“编辑”功能组中的“选择”功能。“选择窗格”显示有当前页面内的全部对象以及对象之间的组合关系，每个对象或组合后有一个显示或隐藏状态的标识，单击标识可以实现对象显示和隐藏状态的切换。例如，在图6.14所示的窗格中，对象“标题1”处于显示状态，对象“副标题2”已经被隐藏。“选择窗格”还拥有“全部显示”和“全部隐藏”按钮，方便将所有对象设置为显示或隐藏状态；上下箭头按钮可以调整对象在选择窗格中的位置。单击“选择窗格”中对象即可选中该对象。

图6.14　选择窗格