信息技术基础：录入和编辑数据操作指南

（1）数据录入

在Excel 2016工作表中有多种数据输入的方式，最简单的是选定单元格输入后，单击【Enter】键就完成输入。同时，Excel 2016可以输入的数据类型有多种，包括数字型、日期型、文本型、时间型等。如果要输入的数据是序列数据，还可以通过序列数据自动填充的方式完成数据的输入。输入时应注意如下要点，可以参看图5.20中所示的样式。

①输入数字超过12位，自动按照科学计数法显示，如265345117895415621输入，会变成“2.65345E＋17”。

②输入负数，如－20，可以输入“－20”，也可输入“（20）”。

③想把输入的数字作为文本处理，可在数字前加单引号；或者先输入等号，再输入两端加双引号的数字，即’010与＝“010”效果一样，可保持首位的0正常显示，也可避免科学计数法显示。

④输入日期数据时，Excel先匹配日，最后匹配年，如果没有输入年，默认为当前年，如输入2017年2月21日应该输入“2017－2－21”。Ctrl＋组合键，显示当前日期；Ctrl＋Shift＋组合键，显示当前时间。

⑤输入时间数据时，系统默认24小时制，若要修改成12小时制，需在后面添加AM或PM，如“4：14　AM”。

⑥一个单元格最多可包含32 000个字符，需要显示多行文本时，一是自动换行，选中单元格，单击鼠标右键选择“设置单元格格式”进入“单元格格式”对话框，单击“对齐”选项卡，选择“自动换行”复选框；二是将光标放于需要换行处，使用快捷键Alt＋Enter键。

⑦分数输入前加数字“0”和空格。

图5.20　数据输入样例

（2）数据填充

Excel 2016通过选定相应的单元格并拖动填充柄，可以快速填充多种类型的数据序列。另外，基于在第一个单元格所建立的格式，Excel可以自动延续一系列数字、数字／文本组合、日期或时间段。

①简单数据填充。简单数据填充是通过选择数据然后拖动填充柄填充，但选中一个数据和选择两个数据填充得到的效果是不同的，如图5.21所示。

②系统序列填充。以等比序列为例，如图5.22所示。在起始单元格C1输入1，然后选定区域C1：C13，在“开始”菜单下的“编辑”组选择“填充”按钮，在列表中选择“序列”选项，打开“序列”对话框，如图5.23所示，产生步长值为4的等比数列。

图5.21　选择一个数据拖动填充柄填充

图5.22　填充柄的运用

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图5.23　序列按钮的运用结果

③自定义序列填充。Excel除了系统本身的序列外，还可以根据自己的需求，把经常需要用到的序列定义为自己的数据序列。单击“文件”按钮选择“选项”，在选项窗口中选择“高级”，之后在“常规”选项中选择“编辑自定义列表”按钮，打开“自定义序列”对话框如图5.24所示。

图5.24　自定义序列填充

④自定义数字格式。当需要处理一些有特定格式的数字或符号，如准考证号、学号、身份证号、银行卡号等。例如，某校有500名学生，学号依次为：658126500001，658126500002，…，658126500500。加单引号变为文本数据，无法用填充柄，因此只能用自定义数字格式的方法，如图5.25所示。

图5.25　自定义数字格式

（3）数据编辑

1）复制数据

选中需要复制数据的单元格，第一种方法是在“开始”功能选项卡“剪贴板”组中选择“复制”；第二种方法是在选择的单元格上，单击鼠标右键复制。

2）粘贴数据

第一种方法：在“开始”功能选项卡“剪贴板”组中选择“粘贴”。

第二种方法：选择性粘贴。将B2：B4数据复制到F2：F4中，选中D2复制，选中F2：F4，单击鼠标右键，“选择性粘贴”，在面板中选中“加”法运算，如图5.26所示。

3）清除数据

单击“开始”功能选项卡，在“编辑”组的“清除”下拉单中选择需要的清除的项目。

4）查找和替换数据

数据较多的时候，进行查找和替换比较困难，这时候就需要用到“开始”功能选项卡，在“编辑”组的“查找和替换”下拉单中进行选择，如图5.27所示。

使用“替换”按钮，可以将查找到的数据进行一次性替换，例如，将表中只要出现“销售额”都替换成“¥”，如图5.28所示。