信息技术基础：目录管理及生成技巧

在编辑完有若干章节的Word文档之后，通常需要为文档制作一个具有超级链接功能的目录，以方便浏览整篇文档。在Word 2016中不仅可以手动创建目录，而且还可以在文档中自动插入目录。其中，自动插入目录首先要按照章节标题的级别来设置相应的样式，然后再插入目录。

（1）手动创建目录

首先将光标放置于文档的开头或结尾等位置，单击“引用”选项卡，选择“目录”命令，在下拉列表中选择“手动目录”，如图4.100所示。然后在插入的目录样式中输入目录标题。使用这种方法创建的目录为手动填写标题，不受文档内容的影响。其下方的“自动目录1”和“自动目录2”选项则表示插入的目录包含用标题1～标题3的样式进行格式设置的所有文本。

（2）自动创建目录

首先将光标放置于文档的开头或结尾等位置，单击“引用”选项卡，选择“目录”命令，在下拉列表中选择“自定义目录”命令，打开“目录”对话框进行设置，如图4.101所示。

图4.100　“目录”下拉列表

图4.101　“目录”对话框

【例4.6】　自动提取如图4.102所示的文档目录，提取效果如图4.103所示。

图4.102　文档的内容

图4.103　生成的目录

操作步骤如下：

①编号

选中文档中所有需要在目录里显示的段落，选择“开始”选项卡里“段落”组中的“多级列表”列表库中用户需要的编号样式（如1，1.1，1.1.1编号样式等）。此时，所有被选中的段落前依次有了编号1，2，3等。如图4.104所示。

②调整编号级别

如“第一单元Word高级应用”当前的编号是4，需要调整到3.1，即降一级；“教学内容”当前的编号是5，需要调整到3.1.1，即降两级。将光标定于需要升（或降）级的编号后面，选择“开始”选项卡里“段落”组中的“增加缩进量”命令一次可实现降一级（或按Tab键），选择“开始”选项卡里“段落”组中的“减少缩进量”命令一次可实现升一级（或按【Shift＋Tab】键）。通过调整编号级别，实现如图4.105所示编号样式。

③修改编号样式

修改当前的1，2，3等一级编号为“第一章”“第二章”“第三章”等样式。将光标定位于第2步有对其编号的任意段落里面，选择“开始”选项卡里“段落”组中的“多级列表”下拉列表，选择“定义新的多级列表”命令打开如图4.106所示的“定义新多级列表”窗口。(www.xing528.com)

单击要修改的级别1，在“此级别的编号样式”下拉列表中选择需要的样式“一，二，三（简）…”样式，再在“输入编号的格式”框中编号的前面加上“第”，后面加上“章”，即完成一级编号样式的设置，但此时一级编号样式的修改，导致二级、三级等编号样式中包含的一级编号为大小，其他编号依旧为小写（如“一.1.1”），需要将其修改为“1.1.1”正规形式编号。操作方法：在“单击要修改的级别”下拉列表中分别选中2、3等需要修改的级别，勾选上“正规形式编号”复选框。到此，设置好所有编号样式。

图4.104　初步编号

图4.105　调整好编号级别

④设置标题

要生成目录就必须有标题。在第4步中，需要在“单击要修改的级别”下拉列表中分别选中1，2，3等需要生成目录的级别，在“将级别链接到样式”下拉列表中分别选中“标题1”“标题2”“标题3”等与其对应。

⑤修改标题样式

如果用户对当前的标题样式不满意，可以修改标题样式。右击“开始”选项卡里“样式”选项组里选中待修改的标题样式，在弹出的菜单中选择“修改”命令，即可打开“修改样式”窗口对样式进行修改，如图4.107所示。

图4.106　定义新多级列表

图4.107　标题样式修改

⑥生成目录

创建好所有的标题样式后，将光标定位到需要插入目录的位置，选择“引用”选项卡里的“目录”命令，在弹出的下拉列表中选择需要的目录样式（如“自动目录1”），即可生成目录。

⑦编辑目录

如果用户对生成的目录有特定的格式要求，可对生成的目录进行编辑。操作方法为：选择“引用”选项卡里的“目录”命令，在弹出的下拉列表中选择插入目录”命令，打开“目录”窗口，单击“修改”按钮，打开“样式”窗口，选中需要修改的目录样式（如“目录1”或“目录2”等），单击“修改”按钮即可打开“修改样式”窗口修改目录样式。

⑧更新目录

目录生成之后用户再对文档内容进行修改，就会影响已经生成目录的正确性。此时，用户只需在已经生成的目录域上单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“更新域”，在弹出的“更新目录”窗口中选择“更新整个目录”单选钮，单击“确定”按钮。通过目录用户可以了解文档的结构，若需要详细查阅某章节，可以通过按住Ctrl键，单击目录的超链接，可以快速自动定位到相关页面。