旅行社服务采购管理及旅游采购合同

为保障旅游产品各要素的落实，确保旅游接待服务工作的顺利进行，实现降低生产成本、增加经济效益、提高服务质量的目的，并为旅行社今后的产品开发打下基础，必须重视对旅游服务采购的管理。

（一）建立广泛的采购协作网络

为了使旅行社产品的供应能够得到保障，旅行社必须和相关的旅游服务供应企业建立广泛、相对稳定的协作网络。特别是在供不应求的情况下，能够使旅行社有更多地机会购买到紧缺的服务产品。在出现供过于求的情况时，通过协作网络，旅行社还可以获得更加优惠的交易条件。要建立和维持广泛的协作网络：一要善于运用经济规律，与协作企业建立起互利的协作关系；二要善于开展公关工作，促使企业领导之间及有关购销人员之间建立起良好的人际关系。

（二）加强采购合同的管理

合同，也叫契约，是当事人双方（或多方）为了实现某一合作目的，依法订立的有关权利和义务的协议，并且对当事人双方都具有法律的约束力。旅游采购合同，则是旅行社为购买各种旅游服务项目而与旅游企业或相关部门订立的各种购买契约。由于旅游采购不是一手交钱、一手交货的简单交易，而是一种预约性的批发交易，是一次谈判、多次成交的业务形式，并且在谈判与成交之间既可能存在时间间隔，又可能存在数量差距，因此，针对旅游采购的这种特点，旅行社与协作部门签订经济合同就显得十分必要。同时，签订合同，也是当事人为了避免和正确处理可能发生的纠纷而采取的一种行为，其目的就在于确保各自经济利益的实现，使双方免受或减少不必要的损失。

采购合同的基本内容有合同标的、数量与质量、价格与付款方式、合同期限、违约责任、采购合同的存档等六个方面。

（三）正确处理保证供应和降低成本的关系

保证供应与降低成本，是旅行社采购工作中两个同等重要的任务，都是为了使旅行社获得最大经济效益。

在保证供应方面，由于旅行社能否满足游客在旅游过程中的各方面需求并兑现关于产品的承诺，很大程度上取决于其能否采购到相关的旅游产品。例如，没能使旅游者乘坐计划中的交通工具、住上计划中的酒店、欣赏到旅游协议中的景点等，这些都会引起旅游者的不满甚至投诉，从而影响到旅行社的声誉和客源。再如，在旅游旺季时，由于采购业务量大，所需产品常常处于供不应求的紧张状况，假如旅行社的采购工作不得力，预订不到相关产品，就会失去很多客户，或使已经成行的团队退订，造成更加严重的经济损失。总之，旅行社的采购工作就是保证提供给旅游者所需要的各种旅游服务，这是旅行社业务经营中一个非常重要的环节。此外，由于我国旅游业发展历史较短，基础较为薄弱，因而在客流量短期内大幅度上升的情况下，常常会出现旅游产品供不应求的紧张情况。因此，确保按质按量地提供各种旅游服务的前提就是必须重视采购工作这个环节。

在降低成本方面，由于在旅行社的产品成本中，直接成本占绝大部分，因此，旅行社降低成本的主要着眼点，应放在决定直接成本高低的关键性因素——采购价格上。目前，我国旅行社业的价格竞争日益激烈，以致企业利润呈不断下降的趋势，在此情况下，如果某家旅行社的采购价格比别的旅行社低，就可能以此争取到更多的客源；反之，则会失去许多客户。由此可见，降低采购价格对增加旅行社的营业额和营业利润具有越来越重要的意义。同时，旅行社所出售的产品特别是系列产品，由于其从报价到成交有一个时间差，少则数日，多则1年以上，因此，如果在此期间某些旅游服务价格大幅度上涨，就可能导致消费者不满和客源的流失，而假若自行消化上涨的价格，又会降低利润甚至出现亏本。所以，如何尽可能地保持产品成本的稳定，同样是采购工作的一项重要任务。

然而在现实中，两者又常常是矛盾的。因此，旅行社要根据不同的情况来灵活地对待和处理两者之间的关系，或者说，就是在不同时期用不同的策略来协调这对矛盾。即在供应紧张时，侧重供应，调动所有的关系全力以赴保证供应；在供应充足时，侧重降低成本，尽可能多地扩大利润空间。也就是说，当某种旅游服务出现供不应求时，谁能按质按量地获得各种预订，谁就能在市场上具有更强的竞争力，并以此获得更多的利润。这不仅能显示自己的运营实力，还能赢得潜在的客源市场，所以，在供应紧张时，旅行社的采购工作应该以保证供应作为主要的采购策略；反之，当某种服务供过于求时，保证供应已不成问题，旅行社就应致力于通过获取更优惠的价格，来降低成本，以增强自己的竞争力和获得更多的利润，换句话说，在供应充足时，应该以降低采购成本作为主要的采购策略。

（四）正确处理集中采购与分散采购的关系(www.xing528.com)

按照商业惯例，批发价格是低于零售价格的，并且批发量越大，其价格也就越低。因此，旅行社作为中间商，应把旅游者的需求集中起来向旅游服务供应企业集中采购。它通常包括两个方面：一是把本旅行社各部门所接到的订单集中起来，统一地进行对外采购；二是把集中起来的订单按照相关内容，尽可能地集中在少数几家供应商那里进行采购，以通过最大的购买量来获取最优惠的价格。

然而，在供过于求的情况下，分散采购也可能更易于以较低价格获得旅游者所需的服务。究其原因，是因为集中采购数量虽然很大，但其中远期预订较多，并具有相当的不确定性，因而在较长的预订期内，由于种种原因，其实际采购量很有可能有所减少，也就是说，计划量中存在一定的退订率。因此，当卖方对买方计划的可靠性缺乏足够信心时，就不一定会将价格定得较低，而分散采购由于多是近期预订，在预订时通常已有确定的客源，因而，采购的可靠性要远高于远期预订。所以，卖方迫于供过于求的压力，通常也愿意以低价格出售其产品。

另外，对于中小型旅行社，则可以在自愿的基础上结成采购联盟，其目的就是将原先较为分散的购买力集中起来，以体现出集中采购的优势。

（五）正确处理预订和退订、预订和增订之间的关系

旅行社的采购是一种契约性的交易方式，并且旅游产品的特点决定了它与其他产品不同，即旅游者只有在购买了该种旅游产品，并到旅游目的地进行实地消费后，才能实现其价值与使用价值之间的转换。

因此，旅行社通常会在年底，根据其计划采购量，即参照往年的实际客流量和对来年的市场预测，与相关企业洽谈第二年的业务合作事宜。但一般情况下，计划数额与实际需求之间总会存在一定的差距，这就要求旅行社具有良好的预测和应变能力，并能处理好预订和退订、预订和增订之间的关系。即在实际运作过程中，如果计划预订量大于实际需求量，就需要临时退订，产生退订费用；反之，计划预订量小于实际需求量时，就需要临时增订，产生增订费用。当然，由于买卖双方立场不同，对退订和增订的期限、数额和相应的费用，也有着截然相反的期望。通常买方旅行社希望退订的限期越晚越好，增订的限额越高越好，退订的费用越少越好，而卖方则正好相反，但通常退订期限越晚，退订费用就越高，最高可达到销售价格的100%。

因而在正常的情况下，旅行社要对自己往年的客流量进行精确的统计，并对来年市场的状况进行准确地预测。同时，在与相关行业签约时，还应充分考虑到各种特殊情况发生的可能性，以便拟定临时退订和临时增订的相关条款，尤其是对非常事件和不可抗力等原因造成退订的规定，更要详尽明确，以合理地维护自己的权益，避免双方发生不必要的纠纷。因此，如果买卖双方都能以互惠互利、相互理解、相互支持为原则，着眼于长久合作，是能够达成共识并共同解决好预订和退订、预订和增订之间的矛盾关系的。

当然，买卖双方协商的结果不可避免地要受到市场供求状况的影响，通常供过于求的市场状况有利于旅行社获得更为优惠的交易条件。除此之外，双方协商的结果还取决于旅行社的采购信誉，如果在过去的几年当中，其采购量一直处于稳步增长的状态，并且其计划采购量与实际采购量之间的差距较小，那么卖方也愿意提供较为优惠的条件。当计划变更后，相关采购工作的调整通常应遵循三条原则：

1.变更最小的原则。将因计划变更所涉及的范围控制在最小限度，尽可能对原计划不作大的调整，也尽量不引起其他因素的相应变化。

2.宾客至上的原则。旅游计划是旅游活动的依据，旅行社一旦同旅游者达成约定后，尽量不随便更改，尤其是在旅游活动过程中。对于不可抗拒因素引起的行程变更，应在尽力保护游客利益的基础上做好相关的后续工作。

1.同级变通原则。变更后的服务内容应与最初的安排在级别上力求一致。