休闲旅游行程服务-采购流程管理

（一）建立广泛的采购合作网络

采购工作的第一要义是保证供给。旅游活动涉及的项目和内容繁多，为了达到保证供给的目的，休闲旅游者要和旅游服务供应商或相关部门，例如交通运输部门、饭店、餐厅、旅游景区等建立起广泛并且相对稳定的合作关系。当旅游市场供不应求时，尤其是旅游旺季，出游相对集中的时期，协作网络越广泛、合作供应商数量越多，休闲旅游企业获得紧缺产品和服务的能力就越强，竞争力就越强，也越能占据有利市场地位。当旅游市场供过于求时，为了获得理想的产品和服务价格，同样需要广泛的合作网络。面对众多的旅游服务供应商，可以把采购工作的重点放在获取优惠价格上。为了建立和维持广泛的合作网络，一要善于运用经济规律，与合作的供应商建立互惠互利的关系，信息共享、利润共分、实现双赢。二要善于开展公共关系活动，利用各种特殊事件或者时间节点，与供应商的有关领导或者销售人员建立良好的人际关系。

（二）正确处理保证供应和降低成本的关系

企业经营管理想要达到的理想目的常常是成本低、利润高。成本越低，利润就会越高，反之亦然。而休闲旅游企业降低成本的第一关就是要把好采购关。保证供应和降低成本是经营者在采购工作中同等重要的两大任务。正确处理保证供应和降低成本的关系就是既能保证供应，又能降低成本，但是这两者之间，通常又是对立的。因此，在实际的采购工作中，休闲旅游企业要根据不同的情形在两者之间各有侧重，即在不同的时期采用不同的策略来协调这一对矛盾。例如，在旅游旺季，热门旅游目的地的机票常常一票难求。在此情况之下，许多旅游企业常常无法采购到足够的机票，谁能获得更多的机位，谁就能接待更多的旅游者。为了获得紧缺的产品，即使要支付更高的价钱、采购成本大幅增加也是值得的。因此，在供应紧张时，采购工作首先是以保证供应为中心。反之，当某项产品或者服务供过于求时，采购工作要以降低成本为中心，通过降低成本增加自身产品的竞争力，获取更多的利润。

（三）正确处理集中采购和分散采购的关系

集中采购和分散采购是采购中经常运用的两种策略。集中采购是指经营者以最大的采购量而获取最大的优惠价格的一种采购方式。分散采购有两种情形，一种是近期分散采购，即根据一单一购的采购方式，有一个订单，就根据订单的要求进行单项采购。另外一种分散采购就是从不同类型的旅游服务供应商或者部门那里采购同一类型的产品和服务的采购方式。例如，采购30家酒店标准房，可以从A、B、C等不同的酒店进行分散采购。分散采购因为采购量较小，采购价格可能会较高。

通常情况下，采购量越大，价格也就越低。休闲旅游企业一般会把旅游者的需求集中起来向供应商进行采购，即通过集中自己的购买力以增强在采购方面的还价能力，这就是集中采购最大的特点。集中采购虽然数量较大，但是有可能涉及中、远期的预订较多，具有比较大的不确定性。如果预订期较长，由于各种原因或突发情形会导致实际的需求量减少很多。旅游服务供应商如果对采购方的采购计划缺乏信赖或者信心，可能也不会将价格定得很低。反之，由于分散采购大多是近期预订，变动的可能性较小，采购的可靠性较高，再加上旅游产品的不可储存性，旅游服务供应商可能会愿意低价出售。因此，集中采购与分散采购的正确使用，需要采购人员准确了解市场行情，对收到的预订进行精准分析。

（四）正确处理预订和退订、预订和增订的关系

旅游产品的销售大多属于预约性交易，旅游消费常常会晚于预订和采购。为了抢占市场，获得先机，休闲旅游企业通常会制订采购计划，并根据采购计划与旅游服务供应商在年底洽谈下一年的合作。采购计划中的计划采购量一般是经营者参照前几年的实际销售量，并根据对下一年市场行情的预测进行确定。通常，计划采购量与实际采购量之间会有差距。如果实际采购量小于计划采购量，休闲旅游企业就会临时退订，而旅游服务供应商对退订的时间是有规定的。如果实际采购量大于计划采购量，休闲旅游企业就会面临临时增订，而旅游服务供应商通常会对增订的数额有限制。从休闲旅游企业的角度来说，希望旅游服务供应商对退订的期限规定得越晚越好，对增订的数量规定得越多越好，违约金越少越好。但是，旅游服务供应商的诉求正好相反，这就需要双方通过协商，达成一致。一方面，买卖双方协商的结果要受到市场供求状况的影响。一般情况下，供大于求有利于休闲旅游企业获得优惠的交易条件。另一方面，双方协商的结果还要受到休闲旅游企业采购信誉的影响。如果在合作过程中，休闲旅游企业的采购量一直处于稳定增长的状态，计划采购量和实际采购量之间的差距较小，旅游服务供应商会愿意提供比较优惠的条件。

（五）加强采购合同的管理

合同是指当事人双方（或多方）为了实现某一合作目的，依法订立的有关权利、义务的协议，对当事人双方都具有法律约束力。签订合同，是当事人为避免和正确处理可能发生的纠纷而采取的行为，目的在于确保各自经济利益的实现和不受损害。旅游采购不同于一手交钱、一手交货的实物采购，是一种预约性的交易。买卖双方可能通过多次谈判确定了采购意向，再进行多次成交，谈判与成交之间既有时间间隔，又有数量差距。旅游产品和服务采购的特点，使得休闲旅游企业与旅游服务供应商之间为了防止各种纠纷的发生而签订采购合同显得尤为重要。

采购合同的基本内容有以下五个方面：

（1）合同标的。合同标的，是指合同双方当事人权利、义务所指向的事物，即合同的客体。旅游采购合同的标的，就是休闲旅游企业购买和旅游服务供应商或者相关部门提供的旅游产品和服务，如餐饮、饭店、景点、交通、休闲项目等。

（2）数量与质量。由于旅游采购合同是预约契约，无法规定确切的购买数量，只能由买卖双方协商一个计划采购量，或是规定一个采购和供应的幅度。至于质量要求，可由双方商定一个最低限度。

（3）价格和付款办法。合同中应规定拟采购的服务的价格。由于价格常常随着采购量大小而变动，而合同中又没有确定的采购量，因此可商定一个随采购量变动的定价法；还要规定在合同期内价格可否变动及变动的条件（在国际旅游业中还有规定交易所用的货币以及汇率变动时价格变动的办法）。此外，还要规定优惠折扣条件、结算方式及付款时间等。

（4）合同期限。合同期限，是指签订合同后开始与终止买卖行为的时间。旅游采购合同一般是一年签订一个合同，也有的经营者根据淡、旺季，每年签订两个合同。

（5）违约责任。违约责任，是指当事人不履行所列条款时所应承担的责任。按照我国《经济合同法》规定，违约方要承担支付违约金和赔偿金的义务。

除了以上五项内容外，还要加强对采购合同的存档。为了方便查找，以备不时之需，相关部门要将所有的合同分门别类地进行整理存档，并随时更新。采购合同的存档也为再次续签合同、协商价格、控制成本、把握商机和掌握主动提供有效依据。

（六）行程计划变更的采购管理

在旅游活动过程中，意外情况或者突发事件会影响到行程的正常进行，常常导致旅游行程计划的变更，并影响到原先的采购，需要对采购工作进行调整。

当旅游行程计划变更后，采购工作的开展一般要遵循变更最小、宾客至上、同级变更三条原则。

表4-10　行程计划变更后的采购原则

变更后的采购一般可采取如下具体办法：

（1）若定期航班出现问题，可考虑改用包机，但要注意控制成本。

（2）若飞机改乘火车，应尽量利用晚上时间，但距离不宜太长。

（3）若住宿、餐饮出现问题，应选择就近同档次、同级别的饭店和餐馆。

（4）可以采取加菜、赠送小纪念品的形式，来弥补因变更给休闲旅游者带来的损失。

本章小结

休闲旅游行程安排是行程服务人员完成咨询接待工作后对旅游合同、接待计划的具体落实。本章主要介绍了休闲旅游行程表的编制和休闲旅游产品的采购两个方面的内容。

休闲旅游行程表的编制主要介绍了行程表编制的原则、休闲旅游者信息和个性化要求的收集与填写、日程表的框架与内容、客人名单的编制等内容。

休闲旅游产品的采购主要介绍了休闲旅游产品采购的定义、特点、原则、策略、内容、程序以及休闲旅游产品采购的管理六个方面的内容。

休闲旅游行程的妥善安排有利于提高休闲旅游服务产品的质量，也是休闲旅游行程服务中的关键环节。学习者通过对本章相关理论和实践操作知识的学习，逐步具备行程安排的基本能力。

思考与练习

参考答案

一、选择题

1.休闲旅游者个人基础信息中，_______信息最为重要。

A.姓名　　B.性别

C.年龄　　D.身份证(www.xing528.com)

2.16周岁以下的居民身份证有效期为_________年。

A.5　　B.10

C.15　　D.20

3.休闲旅游产品和服务内容包罗万象，导致了休闲旅游产品的采购具有________特点。

A.采购质量较难控制　　B.采购时效性较强

C.旅游服务供应商稳定性低　　D.采购内容复杂多样

4.中型飞机是指载客数在________的单通道飞机。

A.200以上，400以下　　B.100以上，200以下

C.300以上，400以下　　D.400以上，500以下

5.头等舱是用大写字母________表示。

A.F　　B.C　　C.Y　　D.H

二、填空题

1.掌握休闲旅游者的________有利于休闲旅游企业为旅游者提供针对性、个性化的服务。

2.对于休闲旅游者的行程安排，要做到_________、_______、兼顾各方的需求。

3.战略联盟的类型可以根据战略联盟中成员所处的行业分为_________和_________。

4.旅游保险的主要险种：________、_______、_______、中国境外旅行救援意外伤害保险等。

5.当旅游行程计划变更后，采购工作的进行一般要遵循变更最小、_______、________三条原则。

三、判断题

1.休闲旅游行程安排，要做到总揽全局、科学规划、兼顾各方的需求。　　（　　）

2.休闲旅游日程安排应该尽可能多安排活动项目，让休闲旅游者物超所值。　　（　　）

3.掌握休闲旅游者个性要求有利于为客人提供针对性、个性化的服务。　　（　　）

4.在设计客人名单时，要以美观醒目为原则，不用兼顾客人的关键信息。　　（　　）

5.公路运输是短距离旅游和自驾游出行选择的主要交通方式。　　（　　）

四、名词解释

1.休闲旅游产品采购

2.横向战略联盟

3.班期飞行

4.集中采购

5.变更最小原则

五、简答题

1.在具体进行行程安排时应注意哪些要求？

2.请简述休闲旅游产品采购的特点有哪些？

3.采购住宿服务时，采购人员要考虑的因素有哪些？

4.采购餐饮服务时，采购人员要考虑哪些因素？

5.请简述休闲旅游产品采购管理的方法。

六、实训操作

采购员小张陆续接到3个用车计划，分别是：3月8日20人从市区送至机场，3月8日62人从成都市区某企业公司门口乘车前往四川绵阳药王谷进行2天的赏花休闲之旅，3月10日33人从成都市区前往川菜博物馆，开展1天的川菜文化之旅。

请为以上三个团队选择合适的车辆。