为了向不同层次的项目管理和执行人员提供数据,在监测评估报告的编写中应遵循一定的原则:
(1)为适应某一特殊类型的读者,对监测评估报告的详细程度作一些相应的调整。
(2)由于读者并不总是具有数学基础,也不一定知道所讨论的问题的有关技术,因此,变量、表头的定义及表格的设计应该清楚准确,使读者一目了然。
(3)应该向非专业的读者解释统计分析中所用的技术术语的参考材料。
(4)与表格相配的文字说明应该总结表格所要反映的主要重点,并给出由此可以得到的一些结论。
(5)利用插图和其他图表来集中读者的注意力并帮助他们理解。
如果监测评估中某些暂时性的和近似的结果非常重要,那么,负责数据处理的人应该提供这些结果,但是,由于担心出错,常常使他们在提供中间数据时过分谨慎。仔细地检查那些出人意料的事实、审慎地复查数据的值以及不过早地给出不成熟的结果,都是监测评估人员非常好的品质。但是,在现有证据的基础上作出尽可能好的评判也需要给予充分的重视。
表和图的应用应该使得读者容易地看出数据集的组成,并且不需要作进一步分析就能看出最显著的模式及关系。在利用表和图提供调查数据时,需要注意下面所列的一些技术。
1)在频率分布中使用明确而不含糊的分类区间;(https://www.xing528.com)
2)对所表示的数据选取合适的量纲并作四舍五入处理,保留适当的位数;
3)使用明确的不需要再作解释的行、栏名称;
4)适当地留有空格以突出比较;
5)合理地安排行和栏;
6)适当地把数据转化为百分数或其他指数,不要忘了把前面已经提到过的各种技术应用到所转化的数据上;
7)利用一些分布参数,如平均数、标准离差等,来汇总数据表;
8)把现在的数据与过去几年的数据进行比较,或与其他地理区域的数据进行比较;
9)使用简单、整齐而又美观的饼形图、直方图和折线图等来重点突出某些重要的特征。
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