1.图文并茂
在监测评估报告中,适当地插入图、表、照片及其他可视性较强的表现形式来强调重要信息是必要的。因为可视性表现形式能使信息传递更加便利、直观,同时也能增加监测评估报告的层次感和明晰度。然而,有经验证明,图表、画片的数量也不宜过多,否则,会起到适得其反的作用。要记住,并不是谁都喜欢看图表、画片。一般地,图表、画片应与相关的文字内容放在一起,这样将方便读者进行图文交互阅读。另外,一张图表表达的信息不应过多,我们提倡使用简单的图表。
2.精心制表
统计数表是报告的重要组成部分之一,应予以充分的重视。一般在制表时,应遵循“一表一标题一编号”的原则。标题应该简明,突出所描述的内容。要善于构造纵列标题、横排标题和脚注。脚注内容一般是不能加入表中的信息,注脚应位于主表下面、表格信息来源的上面。
数据项的排列应突出最重要的数据信息,如果数据与时间有关,那么数据应按时间顺序排列。如果数据的大小次序重要,数据应按大小次序排列。如果地理位置信息重要,那么应按地理位置名称的汉语拼音字母顺序排列;应该清楚标明表中数据的计量单位。点、连字符、横线等符号有时可以增加报表的可读性。如果表中数据是档案数据,那么应指明数据来源。(www.xing528.com)
每个表需要配上相应的文字说明,把读者的注意力吸引到重要的事实上。阐述这些事实可能的意义,正确地确定它们与其他表格所包含的信息的相关关系,并对所得出的结论的可靠性进行评价。一般不提倡将文字和表格分开的做法,这是因为:一是通常读者在阅读文字部分时可能不会将表格对照来看,因此,得到的印象与实际数字所提供的基础结构相互脱节;二是许多阅读报告的人可能直接翻到表格部分以查阅和获取数据,而不看带有各种见解和防止误解的文字说明,这样就会有产生误解数据的危险。如果把文字和数据放在一起,这样至少可以把这种危险降到最低限度。
3.恰当配图
用图形表达的信息可以更好地补充文字和表格的不足。制图的基本原则与制表相近。常用的图形有地理图、饼形图、线形图和直方图以及在此基础上的修饰变形。
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