整理文字资料的一般程序包括对文字资料的审核、分类和汇编三个步骤。
1.文字资料的审核
所谓审核就是对调查到的原始材料进行审查和核实。文字资料审核的内容应重点检查核实资料的可靠性和合格性。
(1)可靠性审核。可靠性审核也称为可信度审核,简言之就是鉴别资料的真伪。一般通过检查资料的一致性、稳定性和可信度来确定资料的真伪。一致性指不同调查者同时调查同一调查对象所得结果的一致性;稳定性指同一调查者在不同时间地点调查同一类事物所得结果的稳定性;可信度指不同调查者在不同时间、不同地点调查同一事物所得结果的吻合程度。
信度审核。信度一般采用相关系数来表示,也称为信度系数。由于信度的测定内容不同,信度可分为多种,常用的是复查信度、复本信度、折半信度。
复查信度是同一个调查在第一次调查以后,经过一段时间,对相同对象再调查一次,比较两次调查的结果,求出相同项目的两次回答值的相关系数,两次回答越接近,相关系数越高,复查信度也越高。一般认为信度相关系数达到0.8以上则资料是可靠的。
难于解决的问题是两次调查时间间隔的掌握问题。若间隔时间太短,被调查人对前次调查记忆犹新,复查时照样回答,这样可能会造成高相关的假象。若间隔时间太长,被调查人的环境、态度均会有变化,复查时两次回答大不一致,这样又可能会造成低相关的假象。现在一般经验认为两次调查间隔时间二周至半年之间较为适宜。
复本信度是调查时首先设计两份内容相近的问卷或提纲。这两套问卷或提纲内容是等价的,只是提问方式不同,故称为复本。然后调查者用两套问卷或提纲同时调查同一个调查对象,比较两份答案,求出相关系数,即为复本系数。
复本系数的关键是两套问卷难度,内容、问题的多少都应尽量相同,故设计要非常仔细、艺术。
折半信度是将所有问题按性质难度排队,编好奇、偶数,这样就形成两份答卷,调查后用两份答案求出相关系数,即可得到折半信度系数。由于折半,题目只有原来题目的一半,长度缩小,可能会降低信度。故可用放大的方法将系数修正。
常用的检查资料可靠性的方法有三种:经验法、逻辑法和资料来源检查法。经验审核是根据过去经验来判断资料的真实性,一般需要找有经验的专家或实践经验丰富的人员进行;逻辑审核是以事物的内在联系来判断资料的真实性,如果发现资料明显矛盾,或违背事物发展的逻辑,即为不真实的。资料来源审核是弄清资料的来源,并根据资料来源渠道判断资料的真实性,如根据提供资料者与事件的利害关系,个人倾向与动机,来分析资料夸大或缩小的成分。
一般来讲,由当事人反映的情况比局外人反映的情况可靠性大,有文字记录在案的资料比人们口传情况可靠性大,多数人反映的情况比少数人反映的情况可靠性大,政治经济稳定时期的资料比不稳定时期资料可靠性大。
(2)合格性审核。合格性审核就是效度核审。效度指调查结果即调查材料的有用性,即调查资料符合原设计的要求,能反映调查的目的。
效度常用相关系数来表示,即效度系数。效度通常可分为内容效度和效标关联效度。内容效度指调查内容能够代表它所要调查目的程度,也就是调查项目与要调查的特征相关。效标关联效度指如果一项调查存在其他客观标准,称此标准为效标。以效度调查结果与效标作相关分析来确定效标关联效度。效标关联效度的高低一般依调查的性质和采用的效度类型而定。大致应在0.3以上称为有效。
合格性审核的一般方法。常用的合格性审核的方法通常邀请专家对调查项目和调查目标进行评判,以检查内容效度。而效标关联效度则必须选择可靠的信度高的效标进行评估。
(3)文字资料的校正。在审核中发现问题,应及时处理。一般方法如下:①发现调查材料中疑点较大、严重虚伪或谎报或漏报时应查明原因并立即组织力量重新调查。②发现调查材料严重不合格,应重新研究调查目的,重新设计调查项目或补充新的调查项目并组织重新调查。③发现调查材料有部分不完整不确切应补充完整。④发现调查材料有错误并且调查者能代为更正的也可由调查者代为更正,并说明情况。⑤对几个调查点均发现的带有普遍性问题要及时通报情况,查明原因,纠正错误。(www.xing528.com)
2.文字资料的分类整理
(1)分类概念。文字资料的分类是根据资料的性质、内容或特征把相异的资料挑出来,把相同的或相近的资料归为一类的过程。
(2)分类方法。调查资料的分类方法有前分类法和后分类法。前分类法就是在设计调查提纲、调查表时就事先按事物的性质分门别类设计调查项目,然后再按分类指标搜集资料。后分类法是先将资料收集起来,然后再根据资料的性质、内容和特征分门别类加以重新整理。监测评估调查中一般连续性调查可按历史上的分类进行前分类,而对于一些文献资料、访谈调查、问卷调查中的开放型问题则因无法事先知道分类标准,则只能采用后分类法。
资料分类应根据研究目的而定,一般可按时间分类,按地域分类,按单位分类,按性质分类,按数量分类等。
(3)分类原则。分类的原则有两条,即穷举和相斥原则。
穷举即不遗漏。就是说分类时每一条资料都要有归属。分类的结果必须将所有的资料全部包括进去,没有遗漏。
相斥即不重复。就是说在一种分组中每一条资料只能归属为一类中,而不能既归于这类又归于那类,以至在不同类中重复出现。即类与类要相互排斥。
分类的结果如果违背了这两条,就不会有正确的分类。
3.文字资料的汇编
(1)汇编的涵义。汇编是指按调查目的和要求对分类后的资料进行汇总和编辑,使之成为能反映调查对象客观情况的系统、完整的材料。
(2)汇编的方法。资料的汇编应首先根据调查目的和要求对调查对象的客观情况确定合理的逻辑结构,使汇编后的资料既能反映调查对象的真实情况,又能说明调查目的。其次应对分类资料进行初加工,如给各种资料加上标题、符号,编上序号等。
(3)汇编的要求。资料汇编后应达到下面标准。
第一,完整和系统。即所有有用的资料经汇编后要分类编到一起。应层次分明,有条有理,能系统地反映被调查对象的全貌。
第二,简明和集中。即尽可能的使汇编资料文字简单明了、清晰、集中。使阅读人一目了然。对一些引用资料应注明出处和来源,以便进一步分析时参考。
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