美化科技公司员工信息表

美化结果如下图4-2-1所示。

图4-2-1　美化表格

任务情景

某科技公司人事资源部小王，觉得目前的员工信息表格比较单一不太直观，需要对表格进行美化，便于阅读，更清晰地传递信息。

任务分析

*单元格合并及居中。

*设置单元格数字格式、字体、字号。

*设置表格边框和底纹。

*单元格样式的应用。

知识准备

1.选择单元格、单元格光标定位和选择单元格区域

对工作表的基本操作包括输入数据以及工作表的编辑和格式化。对单元格的编辑或者格式化，首先必须正确地选择单元格和单元格区域。

1）选择单元格、单元格光标定位

Excel在启动之后，光标自动定位在第一个工作表Sheet1的A1单元格，将其作为当前单元格，其他单元格为非活动的单元格。

使用键盘也可以激活某单元格，使其成为活动单元格。在工作表中使用键盘选择单元格的按键如表4-2-1所示。

表4-2-1

单元格内光标定位，首先必须使该单元格为活动单元格。方法是：双击某单元格，或将某单元格选定后，按下F2键。这时单元格内有一不断闪动的竖线，这就是插入光标，在该位置即可进行单元格内容的编辑。

2）选择单元格区域

（1）列与行的选择

对于行或列的选择，只需单击某行号或某列号。如果选择连续的行或列，鼠标左键按下拖动需要选择的多行或多列。

选择一行（列），然后按下Shift键的同时，单击其他行（列）号，也可选择连续的多行（列）；若按下Ctrl键可选择不连续的行（列）。

（2）选择连续单元格

连续单元格在选定时，首先将光标定位在所选连续单元格的左上角，然后将鼠标从所选单元格左上角拖动到右下角，或者在按住Shift键的同时，单击所选单元格的右下角，即为选定的连续区域。

（3）选择不连续单元格

按下Ctrl键的同时，单击所选的单元格，或在其他区域拖动，就可以选择不连续的单元格区域。

（4）选择当前工作表的全部单元格

单击工作表左上角的行号、列号交汇处的按钮，或者按下Ctrl＋A键，也可选择当前工作表的全部单元格。

2、工作表的格式

1）通过设置单元格格格式对话框修饰单元格格式

单击“开始”选项卡，再单击“数字”组右下角的对话框启动器按钮打开“设置单元格格式”对话框，如图4-2-2所示。它有6个选项卡，内容为：数字、对齐、字体、边框、填充和保护。通过上述6个选项卡，可以进行相应的格式设置，从而做出美观、清晰、灵活的表格。

图4-2-2　“设置单元格格式”的“对齐”选项卡

（1）“数字”选项卡

设置数字格式，可用“开始”选项卡上“数字”组中的相应按钮进行快速设置。如果要进行更详细的设置，则可单击“开始”选项卡上“数字”组右侧向下箭头，打开“设置单元格格式”对话框如图4-2-3所示，在“数字”选项卡中进行设置。

图4-2-3　“设置单元格格式”对话框

（2）设置“对齐”格式

默认情况下，Excel根据输入的数据自动调节数据和对齐格式，比如文字内容向左对齐、数值内容向右对齐等。

利用“设置单元格格式”对话框“对齐”选项卡的（如图4-2-2所示）可以进行复杂的对齐方式设置。在该对话框中，有水平和垂直两种对齐方式。“水平对齐”的格式有：常规（系统默认的对齐方式）、左（缩进）、居中、靠右、填充、两端对齐、跨列居中、分散对齐。“垂直对齐”的格式有：靠上、居中、靠下、两端对齐、分散对齐。

在“方向”列表框中，拖动红色小方块“（”或直接在旋转角度微调器中输入数值或微调，可以改变单元格内容的显示方向；如果确认“合并单元格”复选框，所选单元格区域将进行合并；当选择“自动换行”复选框时，单元格中的内容宽度大于列宽时，则自动换行。如果要在单元格内强行换行，可以直接按Alt＋Enter键。对齐示例如图4-2-2所示。

（3）设置边框和底纹

默认情况下，Excel工作表中的网格线只用于显示，不会被打印。如果要为工作表添加改变边框和底纹，使之更加美观清晰，操作的方法为：

*选择要设置边框或底纹的单元格或区域。

*在“开始”选项卡“单元格”组中单击“格式”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“设置单元格格式”命令。

*在弹出的“设置单元格格式”对话框的“边框”选项卡中设置边框，在“填充”选项卡中设置底纹。

（4）设置行高、列宽和隐藏行列

调整行高与列宽的方法如下：

*使用鼠标调整行高、列宽。把鼠标移动到行与行或列与列的分隔线上，鼠标变成双箭头“”或“”时，按下鼠标左键，拖动分隔线即可设置新的行高（列宽）。

*精确设置行高、列宽。单击“开始”选项卡的“单元格”组的“格式”按钮，在弹出的菜单中，单击“行高”或“列宽”，在打开的“行高”或“列宽”对话框中键入行高或列宽的精确数值。

2）通过单元格条件格式对单元格进行修饰

使用“开始”选项卡“样式”组，使用“条件格式”功能可以根据设置的条件，动态地显示有关的格式，能满足某些条件的单元格自动改变外观，可以是突出显示单元格或单元格区域、强调异常值、使用数据条、颜色刻度和图标集来直观地显示数据。如图4-2-4所示。(www.xing528.com)

（1）使用条件格式的方法是：

*选择要设置条件格式的单元格或区域。

*在“开始”选项卡“样式”组中单击“条件格式”按钮。

*在打开的如图4-2-4所示的规则下拉列表中选择规则，并进一步设置条件。

图4-2-4　“选择性规则”对话框

（2）各项条件规则的功能说明如下：

*突出显示单元格规则：通过对大于、小于等比较运算符限定数据范围，对属于该数据范围内的单元格或区域设置格式。

*项目选取规则：可以设定前若干个最高值或后若干个最低值、高于或低于该区域平均值的单元格特殊格式。

*数据条：帮助查看某个单元格相对于其他单元格的值。数据条越长，表示值越高。

*色阶：通过使用两种或三种颜色的渐变效果来比较单元格区域中数据，一般情况下，颜色的深浅表示值的高低。

*图标集：使用图标集对数据进行注释，每个图标代表一个值的范围。

任务实施

1.在Excel中，打开任务一完成的“某科技公司员工信息.xlsx”，选中A1到I1的连续单元格，单击“开始”选项卡中“对齐方式”中“合并后居中”的命令选项，如下图4-2-5所示。

图4-2-5　合并单元格

2.选择标题，设置字体为隶书，24磅，加粗，蓝色；除标题外其他内容都是楷体，12磅。

3.制作分割线及设置行高

1）选中第二和第三行，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中，选择“插入”命令，则在原来第二行前插入2行空行。也可选中第二和第三行，单击“开始”选项卡，在“单元格”组，单击“插入下拉列表”中的“插入工资表行”，如图4-2-6所示。

图4-2-6　插入工作表行

图4-2-7　设置单元格边框

2）选中第二行，单击“开始”选项卡，在“单元格”组“格式”下拉列表的“单元格大小”中选“行高”，设置为9。同样方法设置第三行行高设置为12，第4行至15行行高设置为20。

4.设置表格框线及填充单元格

1）选中A2到I2的连续单元格，打开“设置单元格格式”对话框，选中“边框”选项卡，如图4-2-7所示。上框线设置黑色粗实线，下框线设置黑色细虚线。

2）选中A2：I2单元格区域（列标题区域），在“开始”选项卡的“样式”组中单击“单元格样式”下拉按钮，打开Excel 2010内置的单元格样式库，此时套用“强调文字颜色1”样式，如上图4-2-8所示。

图4-2-8　设置单元格填充

图4-2-9　设置条件格式

3）选中A4到J15的连续单元格，单击“开始”选项卡，再单击“样式”组中的“套用表格格式”，在弹出的下拉列表中单击“中等深浅”中“表样式中等深浅2”样式。

5.用条件格式表现数据

1）选中E5：E15连续单元格，选择“开始”选项卡，单击“样式”组中“条件格式”，在下拉列表中选择“突出显示单元格规则”，再下拉列表中选择“等于”，如图4-2-9所示。在弹出的“等于对话框”中输入“博士”，在设置为下拉列表中选择“红色红字”，如图4-2-10所示。

2）利用“数据条”设置“基本工资”列

图4-2-10　设置等于对话框

选中H5：H15连续单元格，选择“开始”选项卡，单击“样式”组中“条件格式”，在下拉列表中选择“数据条”中的“渐变填充”的“红色数据条”即可。

6.设置单元格内容居中对齐。选中单元格中所有内容，单击“开始”选项卡，单击“段落”格式中的“居中对齐”即可。

知识拓展

1.工作表编辑

工作表编辑包括两种，一种是指对工作表中的单元格或区域做修改、复制、移动和删除；另一种是指以工作表为对象的编辑，包括工作表的删除、插入、重命名、复制和移动等。

1）单元格的编辑

Excel中对单元格编辑包括对单元格的修改、清除、删除、插入、复制、移动、粘贴与选择性粘贴等。

在Excel中对单元格存放的数据进行编辑时，与该单元格有关的公式会自动计算。

单元格的编辑操作类似前面的编辑操作，但也有很多不同，其中尤其要注意“清除”与“删除”的，区别：“清除”针对的对象是数据，包括全部、格式、内容和批注等选择，单元格本身还在。如果单元格被公式引用，将不会导致引用错误。“删除”针对的对象是单元格，删除后选取的单元格连同里面的数据都从工作表中消失。如果单元格被公式引用，“删除”将可能会导致引用错误。

图4-2-11　“选择性粘贴”对话框

在单元格的编辑中，“选择性粘贴”是很有用途的一项功能，如果选择“选择性粘贴”，将弹出如图4-2-11所示的“选择性粘贴”对话框，然后可以根据不同的需要选择不同的粘贴或运算选项即可。

2）工作表的编辑

工作表的编辑，可直接直接指向工作区下方的工作表标签，然后单击鼠标右键，利用快捷菜单即可进行相应的操作。