某科技公司员工信息表

任务情景

某科技公司人事资源部小王，想用Excel表格建立公司的所有员工基本信息表。

任务分析

◆创建Excel电子表格

◆输入公司员工基本信息

◆保存Excel电子表格

◆退出Excel电子表格

知识准备

1.启动Excel

启动Excel有多种方法，常用的方法有两种：

1）单击“开始”菜单→“所有程序”→“Microsoft Office”→“Microsoft Office Excel2010”命令。

2）双击桌面上的Excel的快捷菜单图标

2.认识Excel窗口

一个Excel文件就是一个工作簿文件，以.xlsx扩展名保存，一个工作簿又由多个工作表组成，一个工作表由行列交叉的多个单元格组成。新建工作簿，默认由3张工作表组成，以Sheet1、Sheet2、Sheet3来表示，并可根据需要增加或删除工作表。早期版本的Excel一个工作簿最多有255张工作表，Excel 2010工作簿中的工作表个数受可用内存的限制。

启动Excel，窗口如图4-1-1所示。

标题栏：显示当前正在编辑的工作簿的文件名以及所使用的软件名。

图4-1-1　Excel界面

“文件”选项卡：基本命令，如“新建”“保存”“另存…”“打印”等。

功能区：编辑时需要用到的命令，不同选项卡下面有不同的命令。

名称框：显示当前单元格地址，如A1。

编辑区：主要用来显示、编辑单元格的数据和公式，在单元格内输入或编辑数据的同时也会在编辑框中显示其内容。如果单元格内容为公式或函数，一般情况下，在单元格中将显示计算结果，而在编辑框中将显示公式或函数。

缩放区：设置正在编辑的电子表格内容的显示比例。

工作表标签：用于选择不同的工作表，对工作表标签重命名也在此。

3.工作簿的基本操作

1）新建工作簿

单击“文件”菜单，选择“新建”命令，选择“空白工作簿”。

2）打开工作簿

*单击“文件”菜单，选择“打开”命令，在打开对话框中选择要打开的工作簿。

*直接双击需要打开的Excel文件，系统直接打开Excel进入工作界面。

3）保存工作簿

*保存：单击“文件”菜单，选择“保存”命令。如是第一次保存该工作簿，则会弹出“另存为”对话框，设置“保存位置”“文件名”“保存类型”，然后单击“保存”按钮即可。如不是第一次保存该工作簿文件，则不会弹出“另存为”对话框。

*另存为：如将当前编辑的工作簿修改保存位置，或修改保存名字、类型，就需要使用“文件”菜单中“另保存”命令。

*利用Ctrl＋S组合键保存工作簿。

4）退出Excel

*单击“文件”菜单，选择“退出”命令。

*单击Excel窗口标题拦的“关闭”按钮。

*单击标题栏左侧控制图标，在弹出的控制菜单中单击“关闭”。

*按Alt＋F4快捷键。

4.行、列和单元格

工作表中可以保存不同的数据类型，这些数据怎么录入之前，先了解行、列和单元格的表示。

1）行和列

Excel界面的主体即为工作表，它是一个电子表格，由若干行（行号1、2、3、…、1048576，共1048576行）、若干列（列号A，B，…，Y，Z，AA，AB，…，XFD，共16384列）组成。

2）单元格（Cell）

工作表中行和列的交叉即为单元格。单元格是电子表格的最小单元，用户可以把数据输入单元格中保存起来。

3）单元格地址

单元格地址是由列号和行号构成的，单元格地址也称引用，例如，“B2”表示第B列、第2行的单元格。为了区分不同工作表的单元格，在地址前加工作表名称，例如，Sheet1！D5表示“Sheet1”工作表的“D5”单元格。

5.工作表中数据的录入

1）直接输入数据

Excel可直接在单元格或编辑栏输入数据。输入的数据分为常量和公式，常量又可分为数值型、文本型和日期型。默认情况下文本型数据左对齐，数值型、日期型数据右对齐。

（1）数值型数据

数值型数据除了由数字（0～9）组成外，还包括＋、-、E、e、＄、¥、%等以及小数点“.”。如输入数据太长，Excel自动以科学计数法表示，如若输入6524829093，则以6.52E＋9科学计数法表示。

（2）日期时间型

在Excel中日期分隔符用“/”或“-”，格式有：dd-mm-yy、mm/dd/yy、yymm-dd。例如：3/25/2018、2018-10-10、20/3/2018等。

格式为hh：mm（AM/PM），时间分隔符为“：”。其中AM表示上午、PM表示下午，缺省（AM/PM）状态为24小时制，例如9：20 PM，注意时间和PM之间要有空格分隔。

（3）文本型数据

文本型数据可由数字字符、非数字字符、空格等组成。当输入的文字长度超出单元格宽度时，如右边单元格无内容，则扩展到右边列；否则将截断显示，显示不全的内容被隐藏起来。

注意：在输入身份证号、电话号码时，输入的全数字组成的文本型数据，应在数字前加一个西文单引号“＇”。例如“＇1894282xxxx”。

2）利用“自动填充”功能输入数据

用户如果输入有规律的序列值时，例如等差、等比数列、系统预定义的数据序列以及用户自定义的序列，Excel有自动填充功能。

图4-1-2　填充柄及自动填充示例

图4-1-3 自动填充的“序列”对话框

（1）自动填充的方法

使用鼠标拖动填充柄。填充柄是指位于当前单元格或选定区域右下角的小黑方块，如图4-1-2所示。当用鼠标指向填充柄时，鼠标的指针更改为黑十字。直接将填充柄往水平或垂直方向拖曳。这种方式，既可复制数据，也能自动生成一个序列。在这种方式下，有时要配合Ctrl健（生成等差数列），有时需提供序列前两位数据。

使用“填充”按钮。单击“开始”选项卡“编辑”组的“填充”按钮，在弹出的菜单中选择“系列”，这时会弹出“序列”对话框，进行有关序列选项的选择可自动填充有规律的序列。图4-1-3所示为“序列”对话框。

（2）自定义序列

Excel提供了一些常用的内置序列，如数字序列、日期序列、文本序列等。用户也可以自定义序列以便自动填充使用，自定义序列的方法为：

*单击“文件”选项卡中的“选项”，打开“Excel选项”对话框。

*单击“Excel选项”对话框左侧的“高级”选项，并向下滚动对话框右侧的滚动条直到“常规”出现，再单击“编辑自定义列表”按钮，打开“自定义序列”对话框，如图4-1-4所示。(www.xing528.com)

图4-1-4　“自定义序列”对话框

6.控制数据的有效性

在Excel中，为了避免在输入数据时出现过多错误，可以通过在单元格中设置数据有效性来进行相关的控制，从而保证数据输入的准确性。

设置数据有效性的方法：①选择要输入数据的一个或多个单元格。②在“数据”选项卡上的“数据工具”组中单击“数据有效性”按钮。③从弹出的“数据有效性”对话框中设定数据有效性控制条件，“数据有效性”对话框如图4-1-5所示。

数据有效性主要应用于以下几方面：

*将数据输入限制为指定序列的值，如输入性别，以实现数据的快捷输入。

*将数据输入限制为指定的数值范围，如限定范围的数等。

*将数据输入限制为指定长度的文本，如输电话号码限制为11位文本。

图4-1-5　“自定义序列”对话框

任务实施

1.单击“文件”→“新建”命令，新建Excel工作簿文件。

2.单击“文件”→“保存”命令，弹出“另存为”对话框如图4-1-6。在该对话框中选择文件保存路径，在“文件名”输入框中输入“某科技公司员工信息”，单击“保存”按钮。

图4-1-6　“另存为”对话框

3.在A1单元格中输入标题“某科技公司员工信息”。

4.在A2到I2单元格个中依次输入表头，工号、姓名、性别、学历、身份证号、部门、职务、基本工资、邮箱地址。

5.在A3单元格中输入“HF001”，选中该单元格，拖动右下角的填充柄至A13单元格，效果如图4-1-7所示。

图4-1-7　https：//mini.eastday.com/a/njump.html？id=n190820133751429＆qid=01740填充柄填充工号效果

图4-1-8　数据有效性设置

6.选中C3到C13单元格，选择“数据”选项卡，单击“数据工具”组的“数据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。具体设置如图4-1-8所示。

7.选择D3到D13单元格，设置学历的数据有效性为“博士，硕士，本科，专科”。

8.选中E3单元格，先输入英文状态的“’”，再输入数字，该方法就是将数字转换为文本输入方式。如图4-1-9所示。也可选择“开始”选项卡，单击“数字”组中的“数字格式”下拉列表，选择“文本”选择即可。如果4-1-10所示

图4-1-9　数字文本输入

图4-1-10 数字格式设置

9.选中H3到H13单元格，选择“开始”选项卡，单击“数字”组右下角的对话框启动器按钮打开“设置单元格格式”对话框，选择“数字”选项卡，分类选择“数值”，小数位数设置为2，如图4-1-11所示。也可通过选择“开始”选项卡，单击“数字”组，在下面进行小数位数设置，如图4-1-12所示。

图4-1-11　设置单元格格式对话框

图4-1-12　数字输入格式

4-1-13　输入某科技公司员工信息

10.在Excel编辑区依次输入如图4-1-13所示内容。

知识拓展

1.工作表的打印输出

工作表输入数据并完成格式设置后，需要进行打印输出，则需设置打印格式。

1）页面设置

页面设置是在“页面布局”选项卡“页面设置”组中，包括有页边距、纸张方向、纸张大小、打印区域等。

（1）页边距：单击“页边距”按钮，在下拉列表中可选择预置样式，包括“普通”“宽”“窄”，也可选择“自定义边距”按照需要来设置上下左右的边距。

（2）纸张方向：单击“纸张方向”按钮，可将页面设置为纵向或横向布局。

（3）纸张大小：单击“纸张大小”按钮，在弹出的下拉列表中选择纸张类型，或者选择“其他纸张大小”，在弹出来的“页面设置”对话框中“页面”选修卡中选择需要的纸张大小，如图4-1-14所示。

（4）设置打印区域：首先在工作表中选择某个区域，然后单击“设置打印区域”按钮，在弹出的下拉列表中选择“设置打印区域”命令。更详细的设置，在图4-1-14所示的“页面设置”对话框去设置。

图4-1-14　“页面设置”对话框

2）设置打印标题

当工作表较长，打印超过一页时，为了更加容易阅读和识别数据，往往需要在每一页上都打印标题行或列，这时就需要设置打印标题，具体操作如下：

（1）打开要设置打印标题的工作表。

（2）在“页面布局”选项卡“页面设置”组中单击“打印标题”按钮，打开“页面设置”对话框，如图4-1-15所示。

（3）在“页面设置”对话框的“工作表”选项卡中，单击“顶端标题行”框右端的压缩对话框按钮，待“页面设置”对话框折叠后，在工作表中选择要在每页顶端重复打印的标题行（1行或多行），再次单击压缩对话框按钮返回对话框。

图4-1-15　“页面设置”对话框“工作表”选项卡

（4）用同样的方法可在“左端标题列”框中设置要在每页左侧重复打印的标题列。

（5）设置完成后，可单击“页面设置”对话框“工作表”选项卡下方的“打印预览”按钮进行预览，单击“打印”按钮进行打印。

3）设置打印范围并打印

具体操作步骤如下：

（1）打开准备打印的工作表。

（2）单击“文件”选项卡中的“打印”命令，之后将出现打印预览窗口，如图4-1-16所示。

（3）在该窗口中，单击“打印机”按钮右侧箭头可打开“打印机”列表，从中选择输出打印的打印机。

（4）在打印“份数”右侧输入或用上下箭头设定打印分数。

（5）在“设置”区域，可进行如下设置：

*单击“打印活动工作表”打开下拉列表，可选择打印范围：打印当前活动的工作表，打印当前工作簿中所有工作表，只打印工作表中选定的区域。

*单击“无缩放”打开下拉列表，可选择打印的缩放设置：无缩放（按照工作表实际大小打印），将工作表调整大小打印在一页，将所有列调整为一页，将所有行调整为一页。

（6）窗口左侧显示的打印预览效果。单击其左下方的左右三角形可前后翻页预览各页打印效果。设置完毕，单击“打印”按钮进行打印输出。

图4-1-16　打印预览窗口