在项目实施第一阶段,云南项目办召开的项目管理实施会议基本是垃圾焚烧厂的管理和技术人员来参加,他们与项目财务人员很少就项目相关事宜进行沟通对接,导致项目财务人员对项目整体情况和实施进展缺乏了解,不利于财务人员尽快开展项目财务管理工作和会计核算工作,不利于财务人员全过程参与项目管理。根据多年的项目管理实践,建议项目财务人员和管理人员、技术人员应加强沟通,定期交流项目信息,共同讨论项目实施中存在的问题和解决措施,齐心协力实施技改项目。昆明示范项目举办财务及资产管理专题培训时,邀请参项企业财务人员和技术人员共同参加,促进项目财务人员和项目管理、技术人员加强了沟通交流。项目实施第二阶段,在技改方案讨论及项目实施检查中,财务人员积极参与,并从财务管理、税务处理等角度提出一些合理化建议,提高了项目资金使用成效。
(二)项目配套资金反映口径要求不一致
根据《全球环境基金“中国生活垃圾综合环境管理项目”云南昆明示范项目实施协议》中关于配套资金的规定:① 实施云南昆明示范项目所需的配套资金应根据《赠款协议》要求和项目实施进度及时到位。② 项目实施第一阶段的配套资金总额预计为8,079.7万元人民币(包括人员工资、现金和实物配套,以及项目实施期内建成系统、设施、设备的运行费用),配套资金将覆盖但不限于招标代理费、技术服务费(包括编制项目建议书、可行性研究、技术方案等)、土建工程费(包括机房供电、装修等)、工程监理费、管理费(包括人力资源、软件测试、项目评审、验收等)和系统、设施、设备建成投入使用后的运行费(包括网络通信费)。按照实施协议的统计口径,2015年昆明示范项目财务报告中将各项目参与单位的实物配套和现金配套审核后均计入年度财务报告。但2016年5月,审计署国外援贷款项目审计服务中心与FECO到昆明示范项目开展2015年度项目财务延伸审计时,明确提出在项目会计核算期间,财务报告中只能体现现金配套,实物配套不能计入财务报告。后经与世行财务主管、FECO财务人员多次沟通协商,世行财务专家发来邮件认可:整个项目的配套资金包括实物与现金形式,在财务报表/报告中体现现金配套。根据以上确认意见,在编制项目配套资金汇总表时,设计了两张汇总表,一张只反映昆明示范项目的现金配套,并作为财务报告的附表,另一张真实反映昆明示范项目的现金配套和实物配套,便于在项目进展报告中向世行提供有关数据。
(三)项目参与主体多,对项目财务管理工作提出了新的挑战
中国生活垃圾综合环境管理项目赠款资金来自全球环境基金,项目实施的主要参与方包括财政部、世界银行、生态环境部对外合作与交流中心(FECO)、云南项目办和宁波项目办。项目主要参与方在项目财务管理中承担各自职责。根据云南昆明示范项目实施协议,昆明示范项目的具体参与方还包括:云南省生态环境信息中心、昆明市城市管理综合行政执法局、昆明市生态环境监控中心;参与技改的垃圾焚烧厂(空港厂、西山厂)。世行项目财务主管于2015年提出,省项目办作为一个会计核算主体,需要将云南省生态环境厅、昆明市城管局、昆明市环境监控中心等项目参与方的配套资金统一进行会计核算反映。由于项目参与方多,各方财务人员的工作配合程度和工作专业度就显得尤为重要。因为配套资金依据提供不充分,达不到审计认定标准,在编制项目配套资金汇总表时就无法计入,影响项目财务报告的编制进程。
针对项目实施机构既有政府机关、科研事业单位、又有企业的复杂情况,在每次编制半年度财务报告前,为及时收集项目参与各方的配套资金筹集、使用情况,提前编写函件,要求参与各方提供项目实施配套资金情况、填报项目配套资金构成情况表,由云南项目办审核后及时发出,确保收集的资料信息符合要求。
(四)项目人员变动,不利于项目财务管理工作开展(www.xing528.com)
整个项目实施周期长达六年,昆明示范项目各参与方的项目管理人员、财务人员期间几经变动。项目的实施及执行有其严格的标准和要求,这些标准和要求与国内的工程建设项目有一定的区别,各级项目人员都是经过长时间的摸索和实践才对项目执行逐渐熟悉。人员的变动对项目的实施和管理有较大影响。
为确保项目财务管理工作的顺利开展,需要采取主动积极的沟通方式,通过项目财务信息的整理和介绍,减少过渡区的信息盲点导致的工作延误。例如,有财务人员更替时,及时向新人介绍项目财务管理程序,提款报账进度、配套资金使用、资金收支统计等具体操作;同时将项目的《赠款协议》《世界银行项目评估文件》《云南昆明示范项目实施协议》《世行的支付协议》及《项目财务管理手册》和有关单位配套资金文件等整理后等通过邮件发给参与各方新的财务人员,使各任财务人员到岗后都能很快熟悉项目的组织实施、建设内容、投资预算、资金构成情况,很快进入正常工作状态,齐心协力保证项目顺利实施。
【注释】
[1]本项目采购与合同管理咨询专家
[2]云南大学新闻学院
[3]本项目财务管理咨询专家
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