PowerPoint2016快速启动按钮及操作界面

1.PowerPoint 2016的启动

Microsoft PowerPoint 2016是Windows 10下的一款应用软件，它的启动主要有以下4种方法。

方法1：打开“开始”菜单，在“所有应用”列表中选择“PowerPoint”命令。

方法2：在Windows 10桌面上，双击PowerPoint 2016的快捷方式图标。

方法3：在Windows 10任务栏的快速启动区域中，单击PowerPoint 2016快速启动按钮。

方法4：在安装有PowerPoint 2016的Windows 10系统中，双击一个PowerPoint 2016演示文稿或PowerPoint 2016的模板文件。

2.PowerPoint 2016的操作界面

PowerPoint 2016的操作界面主要由标题栏、功能区、普通视图窗格、幻灯片编辑区、状态栏等组成，如图5-1所示。

图5-1　PowerPoint 2016的操作界面

1）标题栏

标题栏位于应用程序窗口的顶端，包括快速访问工具栏，标题，功能区显示选项按钮，应用程序窗口的“最小化”、“最大化”和“关闭”按钮。

（1）快速访问工具栏。

快速访问工具栏位于标题栏的左侧，用于显示一些常用命令的快捷按钮，默认状态下只显示“保存”、“撤消”和“恢复”三个命令按钮，用户可根据需要在其中添加或隐藏其他命令按钮。

添加命令按钮和隐藏其他命令按钮的方法请参照第三篇的相关内容。

（2）标题。标题用于显示正在编辑的演示文稿的文件名和当前使用的应用程序名称。

（3）功能区显示选项按钮。

PowerPoint 2016标题栏新增了“功能区显示选项”按钮，用于设置功能区的显示方式，单击该按钮会弹出功能区显示方式下拉列表，如图5-2所示。三个选项用于设置功能区的显示方式，系统默认的显示方式为“显示选项卡和命令”。

图5-2　“功能区显示选项”下拉列表

2）功能区

PowerPoint 2016的功能区位于标题栏下方（见图5-1），默认包含“文件”、“开始”、“插入”、“设计”、“切换”、“动画”、“幻灯片放映”、“审阅”、“视图”、“帮助”10个选项卡。选择不同的选项卡，可以切换到不同的选项卡功能区。PowerPoint 2016将几乎所有命令按用途分类，并以按钮的方式分布在这些选项卡中，每个选项卡又根据功能的不同将命令分为若干个组，组织这些命令。

“文件”是一个特殊的选项卡，单击“文件”选项卡，可进入PowerPoint 2016的后台视图，其功能和结构类似于Word 2016的后台视图，如图5-3所示。

图5-3　PowerPoint 2016的后台视图

3）普通视图窗格

普通视图窗格位于“幻灯片编辑区”的左侧，用来显示幻灯片的缩略图，在该窗格中无法编辑幻灯片中的内容。

4）幻灯片编辑区

幻灯片编辑区位于PowerPoint 2016工作窗口的右侧，是该窗口中最大的区域（见图5-1）。它是演示文稿的核心部分，在其中可以直观地看到幻灯片的外观效果。用户在此区域编辑幻灯片、文本，插入并格式化图形、表格、动画、声音、视频等各对象。

5）状态栏

状态栏位于PowerPoint 2016窗口的最下方（见图5-1）。状态栏最左侧显示正在编辑的幻灯片的编号和当前演示文稿的总页数。状态栏右侧包括备注窗格按钮、批注窗格按钮、视图按钮和缩放标尺。

单击“备注窗格按钮”可以打开备注窗格，它位于“幻灯片编辑区”的下方，在其中可以为幻灯片添加说明，可使观赏者更好地掌握和了解幻灯片中展示的内容。单击视图切换按钮，快速进行视图的切换。拖动缩放标尺：快速调整正在编辑的幻灯片的显示比例。

3.PowerPoint 2016选项卡及功能

PowerPoint 2016的选项卡包括常规选项卡和上下文选项卡两类。

1）常规选项卡

PowerPoint 2016部分常规选项卡的组成和功能与Word 2016常规选项卡的类似，PowerPoint 2016重要的常规选项卡如下。

（1）“插入”选项卡。

“插入”选项卡包括“幻灯片”、“表格”、“图像”、“插图”、“加载项”、“链接”、“批注”、“文本”、“符号”、“媒体”10个组，主要用于在PowerPoint 2016演示文稿中插入幻灯片和各种元素。“插入”选项卡如图5-4所示。

图5-4　“插入”选项卡

（2）“设计”选项卡。

“设计”选项卡包括“主题”、“变体”、“自定义”3个组，主要用于演示文稿主题的设置、幻灯片大小和背景的设置等。“设计”选项卡如图5-5所示。

图5-5　“设计”选项卡

（3）“切换”选项卡。

“切换”选项卡包括“预览”、“切换到此幻灯片”、“计时”3个组，主要用于幻灯片放映时进入和离开屏幕的切换效果、播放声音、持续时间、换片方式等的设置。“切换”选项卡如图5-6所示。

图5-6　“切换”选项卡

（4）“动画”选项卡。

“动画”选项卡包括“预览”、“动画”、“高级动画”、“计时”4个组，主要用于实现为幻灯片中的各对象添加自定义动画、组合动画和各个动画的后期设置等功能。“动画”选项卡如图5-7所示。

图5-7　“动画”选项卡

（5）“幻灯片放映”选项卡。

“幻灯片放映”选项卡包括“开始放映幻灯片”、“设置”、“监视器”3个组，主要用于实现幻灯片的常规放映、自定义放映、设置放映方式、排练计时、录制幻灯片演示等功能。“幻灯片放映”选项卡如图5-8所示。

图5-8　“幻灯片放映”选项卡

（6）“视图”选项卡。

“视图”选项卡包括“演示文稿视图”、“母版视图”、“显示”、“缩放”、“颜色/灰度”、“窗口”和“宏”7个组，主要用于设置演示文稿的视图显示方式、进入各种母版视图模式、窗口的显示方式等。“视图”选项卡如图5-9所示。

图5-9　“视图”选项卡

2）上下文选项卡

有些选项卡只有在编辑、处理某些特定对象时才会在功能区中显示，以供用户使用，这种选项卡称为上下文选项卡。PowerPoint 2016经常使用的有“图片工具”、“绘图工具”、“图表工具”、“表格工具”、“SmartArt工具”、“音频工具”、“视频工具”等上下文选项卡。

例如，PowerPoint 2016演示文稿的幻灯片中编辑“SmartArt图形”时，与之关联的“SmartArt工具”选项卡才会显示在功能区。与SmartArt图形关联的“SmartArt工具”选项卡如图5-10所示。

图5-10　“SmartArt工具”选项卡

4.PowerPoint 2016演示文稿操作

PowerPoint 2016演示文稿的新建、保存、打开、关闭的操作方法与Word 2016文档、Excel 2016工作簿的新建、保存、打开、关闭方法类似。

1）新建演示文稿

在PowerPoint 2016中可以创建空白演示文稿，也可以通过本地模板创建演示文稿。

（1）创建空白演示文稿。

方法1：启动PowerPoint 2016，系统自动在内存中创建一个空白演示文稿，并命名为“演示文稿1”。

方法2：选择“文件”→“新建”命令选项，在打开的后台视图中选择“空白演示文稿”即可，如图5-11所示。

图5-11　新建空白演示文稿

图5-12　保存演示文稿

（2）依据模板创建演示文稿。

方法：选择“文件”→“新建”命令选项，在打开的后台视图右侧下方选择PowerPoint 2016内置的模板创建；或者在搜索框中输入系统提示的搜索信息，搜索联机模板创建演示文稿。

2）保存演示文稿

为了防止数据丢失，需要将内存中的演示文稿保存到外部存储器。

方法：单击“快速访问工具栏”中的“保存”按钮，或按下【Ctrl+S】快捷键，或选择“文件”→“保存”命令选项，或选择“文件”→“另存为”命令选项，在打开的后台视图中选择“浏览”按钮，如图5-12所示，在打开的“另存为”对话框中选择保存位置，输入文件名，选择保存类型，单击“保存”按钮即可。

说明：对保存过的演示文稿再次执行“保存”操作时，系统以覆盖方式保存，不再打开“另存为”对话框。若要保存演示文稿副本，可选择“文件”→“另存为”命令选项，在打开的“另存为”对话框中设置演示文稿的保存路径或文件名等。

3）打开演示文稿

打开演示文稿是将保存在外部存储器中的PowerPoint 2016演示文稿调入内存，并显示在应用程序窗口中的过程。

方法1：双击演示文稿图标，或者右击演示文稿图标，在弹出的快捷菜单中选择“打开（O）”命令打开。

方法2：单击快速访问工具栏中的“打开”按钮，或选择“文件”→“打开”→“浏览”命令选项，在“打开”对话框中打开演示文稿。

方法3：最近编辑过的演示文稿，可选择“文件”→“打开”→“最近”命令选项，在后台视图的右侧区域直接选择需要打开的演示文稿即可。

5.幻灯片的操作

幻灯片的操作即编辑幻灯片，包括插入新幻灯片、选择幻灯片、移动或复制幻灯片、删除幻灯片、隐藏幻灯片。

1）插入新幻灯片

方法：在演示文稿的普通视图窗格中选中幻灯片，选择“开始”选项卡→“幻灯片”组→“新建幻灯片”按钮，或者右击该幻灯片，在弹出的快捷菜单中选择“新建幻灯片（N）”命令，或按【Enter】键，都可在当前幻灯片的下面插入一张新的幻灯片。

选择“开始”选项卡→“幻灯片”组→“新建幻灯片”按钮，在弹出的“Office主题”下拉列表中选择一种版式，如图5-13所示，可在当前幻灯片中插入一张新的带版式的幻灯片。

2）选择幻灯片

（1）选择单张幻灯片：在普通视图窗格或幻灯片浏览视图中，单击某张幻灯片缩略图即可选择。(www.xing528.com)

（2）选择多张连续的幻灯片：在普通视图窗格或幻灯片浏览视图中，单击要连续选择的第一张幻灯片，按住【Shift】键不放，再单击需要选择的最后一张幻灯片。

（3）选择多张不连续的幻灯片：在普通视图窗格或幻灯片浏览视图中，单击要连续选择的第一张幻灯片，按住【Ctrl】键不放，再单击需要选择的最后一张幻灯片。

（4）选择全部幻灯片：在普通视图窗格或幻灯片浏览视图中，按下【Ctrl+A】快捷键。

3）移动、复制幻灯片

（1）鼠标法移动、复制幻灯片：选择需移动的幻灯片，按住鼠标左键不放，拖动到目标位置后释放鼠标即可完成移动；选择幻灯片后，按住【Ctrl】键的同时将其拖动到目标位置即完成复制。

图5-13　插入带版式的幻灯片

（2）选项卡法移动、复制幻灯片：选择需要移动或复制的幻灯片，选择“开始”选项卡→“剪贴板”组→“剪切”或“复制”按钮，定位到目标位置，选择“开始”选项卡→“剪贴板”组→“粘贴”按钮，即可完成。

（3）快捷菜单法移动、复制幻灯片：选择需要移动或复制的幻灯片，右击，在弹出的快捷菜单中选择“剪切”或“复制”命令，再将鼠标定位到目标位置，右击，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令，即可完成。

4）删除幻灯片

在普通视图窗格或幻灯片浏览视图中，选择需要删除的幻灯片，右击，在弹出的快捷菜单中选择“删除幻灯片（D）”命令或按【Delete】键。

5）隐藏幻灯片

（1）选择需隐藏的幻灯片，右击，在弹出的快捷菜单中选择“隐藏幻灯片（H）”命令。

（2）选择需隐藏的幻灯片，选择“幻灯片放映”选项卡→“设置”组→“隐藏幻灯片”按钮。

如果要取消隐藏幻灯片，选择上面的操作再做一次即可。

6.幻灯片的放映

演示文稿制作完成后，通过放映幻灯片展示给观众。

1）手动放映

（1）从头开始放映幻灯片：选择“幻灯片放映”选项卡→“开始放映幻灯片”组→“从头开始”按钮，或者按【F5】键可以实现从头开始放映。

（2）从当前幻灯片开始放映：选择“幻灯片放映”选项卡→“开始放映幻灯片”组→“从当前幻灯片开始”按钮，或者按【Shift+F5】组合键可以实现从当前幻灯片开始放映。

（3）启动放映后切换幻灯片：可利用快捷菜单切换，在幻灯片的任意位置右击，从弹出的快捷菜单中选择“上一张”或“下一张”命令进行切换；也可以通过滚动鼠标、翻页键【PageUp】和【PageDown】、方向键“←”或“↑”进行切换。

（4）退出放映：如果中途退出放映状态，可以按【Esc】键或在快捷菜单中选择“结束放映”命令实现结束放映；如果放映到最后一张幻灯片，屏幕顶端出现“放映结束，单击鼠标退出”的字样，这时，在屏幕的任意位置单击鼠标、按空格键或按【Enter】键都可以退出放映状态。

2）自动放映

幻灯片放映时可以实现自动放映，在放映过程中不需要用户进行任何操作。使用“幻灯片切换效果”和“排练计时”可实现自动放映。

7.PowerPoint 2016的退出

在PowerPoint 2016窗口中，可以同时打开多个演示文稿。如果窗口中只有一个演示文稿，选择以下5种操作方法之一均可关闭演示文稿，再退出PowerPoint 2016。

方法1：单击PowerPoint 2016窗口右上角的“关闭”按钮。

方法2：右击PowerPoint 2016窗口标题栏的空白处，在弹出的快捷菜单中选择“关闭（C）”命令。

方法3：双击PowerPoint 2016窗口标题栏最左侧空白处。

方法4：按下【Alt+F4】组合键。

方法5：右击任务栏上对应任务的按钮，在弹出的快捷菜单中选择“关闭窗口”命令。若窗口中打开多个演示文稿，执行本操作时，在快捷菜单中选择“关闭所有窗口”命令，先顺序关闭每个演示文稿，再退出PowerPoint 2016应用程序。

说明：退出应用程序的操作，均可关闭演示文稿。及时关闭当前不编辑的演示文稿，既可以防止操作失误破坏演示文稿，又可以释放内存资源。

8.相关概念及术语

1）幻灯片

在PowerPoint中，幻灯片是一个舞台，能将文本、图片、形状、图表、音频和视频等元素或对象更生动、直观地表达出来。演示文稿是由一张张幻灯片组合而成的，它们既相互独立，又相互关联。

2）视图

PowerPoint 2016主要提供了6种视图方式：“普通视图”、“大纲视图”、“幻灯片浏览视图”、“备注页视图”、“阅读视图”和“幻灯片放映视图”。“普通视图”、“幻灯片浏览视图”和“幻灯片放映视图”3种视图模式为常用模式。

视图的切换可通过选择“视图”选项卡“演示文稿视图”组中的按钮实现，如图5-14所示；也可通过状态栏中的视图按钮实现，如图5-15所示。

图5-14　“演示文稿视图”组中的命令按钮

图5-15　状态栏中的视图按钮

（1）普通视图。

PowerPoint 2016默认进入的视图模式是普通视图模式，用于制作演示文稿。在普通视图中，左半部是“普通视图”窗格，右半部是“幻灯片编辑”窗格。“普通视图”窗格显示幻灯片的缩略图，便于幻灯片进行定位、复制、移动、删除等操作。“幻灯片编辑”窗格显示当前幻灯片中所有的内容，包括幻灯片的背景、幻灯片中的各种插入对象和格式等。

（2）大纲视图。

大纲视图中，左半部是“大纲视图”窗格，右半部是“幻灯片编辑”窗格。“大纲视图”窗格中显示幻灯片的编号及每张幻灯片的文本内容，不显示图形、图像、图表等对象。

在大纲视图中编辑演示文稿，可以调整各幻灯片的前后顺序；在一张幻灯片内可以调整标题的层次级别和前后次序；可以将一张幻灯片的文本复制或移动到其他幻灯片中。

（3）幻灯片浏览视图。

幻灯片浏览视图为整体编辑演示文稿提供了方便。在这种模式下，可以查看当前演示文稿中的所有幻灯片，如图5-16所示。通过移动垂直滚动条，能够浏览到演示文稿中的所有幻灯片，因此可以方便添加、删除、复制或移动幻灯片。双击某一张幻灯片，可在普通视图中打开此幻灯片。

图5-16　幻灯片浏览视图

（4）备注页视图。

备注页视图是用来编辑备注页的，备注页分为两个部分，上半部分是幻灯片的缩小图像，下半部分是文本预留区，如图5-17所示。可在文本预留区中添加文字和图形对幻灯片进行说明，供演讲者进行阅读和参考。

图5-17　备注页视图

（5）阅读视图。

阅读视图可以将演示文稿作为适应窗口大小的幻灯片放映查看，在页面上单击即可翻到下一页，如图5-18所示。

图5-18　阅读视图

（6）幻灯片放映视图。

幻灯片放映视图是以全屏方式显示演示文稿中的每一张幻灯片。进入幻灯片放映视图后，PowerPoint窗口暂时隐去，每张幻灯片占满整个屏幕。单击鼠标左键或按【Enter】键显示下一张幻灯片，按【Esc】键或放映完所有幻灯片后，恢复到幻灯片编辑状态。

3）版式

幻灯片版式是PowerPoint软件中的一种常规排版的格式，是幻灯片母版的组成部分。通过幻灯片版式的应用，可以对文字、图片等对象进行更加合理的布局。版式包含占位符，定义了幻灯片上要显示内容的位置和格式设置信息，可以在版式或幻灯片母版中添加文字和对象占位符，但不能直接在幻灯片中添加占位符。

PowerPoint 2016中包含11种内置的标准版式，如图5-13所示。用户也可以创建自定义版式以满足特定的组织需求。

4）主题

在PowerPoint 2016中内置了大量主题。主题是主题颜色、主题字体、主题效果和背景样式四者的组合。主题可以作为一套独立的选择方案应用于演示文稿中，简化演示文稿的创建过程。不仅可以在PowerPoint中使用主题颜色、主题字体、主题效果和背景样式，还可以在Word、Excel和Outlook中使用它们，使设计的演示文稿、文档、工作表和电子邮件具有统一的风格。

若要从Microsoft Office.com下载其他主题，则需在主题库中单击“启用来自Office.com的内容更新（）...”链接。

5）背景样式

PowerPoint 2016应用程序提供了丰富的背景设置，通过对幻灯片颜色和填充效果的更改，可以获得不同的背景效果。背景样式会随着主题的变化而变化，用户可以使用内置的背景样式，也可以设置自定义的背景样式，背景样式的填充方式包括纯色填充、渐变填充、图片填充、纹理填充以及图案填充。

纯色填充指的是使用一种颜色来填充幻灯片的背景，用户还可以设置背景的透明度。

渐变填充是应用两种颜色填充，并应用不同的渐变类型和渐变的方向来控制颜色的渐变。

纹理填充是PowerPoint 2016中内置的，可供用户调用。

图片填充允许用户自行添加外部图片作为背景。

图案填充是由一些已定的基本图形与背景色和前景色组合而成的背景填充方式。

6）自定义动画效果

在PowerPoint 2016中，可以对幻灯片的所有对象（如文本、图片等）添加动画效果，使制作出来的演示文稿具有动感。

PowerPoint 2016提供了4种不同类型的动画效果。

“进入”效果表示元素进入幻灯片的方式。

“强调”效果表示元素在幻灯片中突出显示的效果。

“退出”效果表示元素退出幻灯片的动画效果。

“动作路径”效果表示元素可以在幻灯片上按照某种路径舞动的动画效果。

7）动画刷

“动画刷”与Word 2016中的“格式刷”功能类似。PowerPoint 2016中使用“动画刷”工具可以轻松、快速地复制动画效果，大大简化了对不同的对象设置相同的动画效果、动作方式的工作。

单击“动画刷”可以复制一次动画效果。选择已经设置了动画效果的某个对象，单击“动画刷”，然后单击需要应用相同动画效果的另一对象，则两者的动画效果、动作方式完全相同，单击完成后“动画刷”就消失了，鼠标恢复正常形状。

双击“动画刷”可以复制多次动画效果，方法与单击“动画刷”的方法相同，只是双击后可以多次应用“动画刷”。要取消只需再次单击一次“动画刷”即可。

8）母版

母版是对演示文稿内容的一种规范标准。PowerPoint有3种类型的母版，即幻灯片母版、讲义母版和备注母版。

（1）幻灯片母版。

幻灯片母版是幻灯片层次结构中的顶层幻灯片，用于存储有关演示文稿的主题和幻灯片版式的信息（包括背景、颜色、字体、效果、占位符大小和位置）。幻灯片母版的作用是统一所有幻灯片版式的创建。对母版的修改会影响所有基于该母版的幻灯片。如果需要在演示文稿的每一张幻灯片中显示固定的图片、文本和特殊的格式，也可以向母版中添加相应的内容。

（2）讲义母版。

讲义母版用来设置打印讲义的效果。通过讲义母版，用户可以进行讲义打印的页面尺寸、页面所包含的幻灯片数目、所打印的字体、图形的效果和页脚页眉等的设置，还可以设置讲义打印显示的背景色。

（3）备注母版。

备注母版是用来设计打印备注页的。使用备注母版，用户可以设置备注页打印的方式，设置备注页的字体、效果和颜色等主题选项。设置好备注母版，在打印备注页的时候，系统会按照备注母版进行打印备注页操作。