任务实施、纸张大小设置和页面边框

1.创建贺卡主文档

（1）新建文档。

步骤：同前述操作方法，新建空白文档，以“贺卡主文档.docx”为名保存在“D：\贺卡”文件夹中，主文档在此文件中完成。

（2）页面设置。

步骤1：设置页边距及纸张大小。同前述操作方法，打开“页面设置”对话框，在“页边距”选项卡中，设置“纸张方向”为“横向（S）”，在“页边距”组中，设置“上（T）：”、“下（B）：”、“左（L）：”、“右（R）：”页边距的值均为“2.5厘米”；选择“纸张”选项卡，在“纸张大小（R）：”下拉列表框中选择“自定义大小”选项，设置“高度（E）：”的值为“18厘米”，“宽度（W）：”的值为“26厘米”，如图3-295所示，完成设置后单击“确定”按钮。

步骤2：添加页面边框。选择“设计”选项卡→“页面背景”组→“页面边框”按钮，打开“边框和底纹”对话框，在“页面边框（P）”选项卡“设置：”组中选择“阴影（A）”选项，设置“颜色（C）：”的值为“主题颜色，橙色，个性色2，深色25%”、“宽度（W）：”的值为“1.0磅”，如图3-296所示，完成设置后单击“确定”按钮。

图3-295　自定义纸张大小

图3-296　设置页面边框的效果

步骤3：绘制页面分隔线。选择“插入”选项卡→“插图”组→“形状”按钮，在弹出的下拉列表中选择“线条”组中的“直线”形状，按下【Shift】键，同时按下鼠标左键从上往下拖动，绘制一条垂直直线；选择“绘图工具”选项卡→“格式”子选项卡→“大小”组，设置形状高度数码框的值为“16.2厘米”，如图3-297所示；选择“绘图工具”选项卡→“格式”子选项卡→“形状样式”组→“形状轮廓”按钮，在弹出的下拉列表中选择“主题颜色，橙色，个性色2，深色25%”设置线条颜色。

图3-297　设置直线高度

步骤4：设置直线居中对齐。选定直线，选择“绘图工具”选项卡→“格式”子选项卡→“排列”组→“位置”按钮，在弹出的下拉列表中选择“其他布局（L）...”选项，打开“布局”对话框，选择“位置”选项卡，在“水平”组中，设置“对齐方式（A）”的值为“居中”、“相对于（R）”的值为“页边距”；在“垂直”组中，设置“对齐方式（G）”的值为“居中”、“相对于（E）”的值为“页边距”，如图3-298所示，完成设置后，单击“确定”按钮，效果如图3-299所示。

图3-298　设置直线在页面中居中对齐

图3-299　直线分隔页面效果图

步骤5：添加页面背景。选择“设计”选项卡→“页面背景”组→“页面颜色”按钮，在弹出的下拉列表中选择“填充效果（F）...”选项，打开“填充效果”对话框，如图3-300所示，选择“纹理”选项卡，单击“其他纹理（O）...”按钮，打开“插入图片”对话框，在该对话中选择“从文件”选项，如图3-301所示，在打开的“选择纹理”对话框中选择“背景图片2.jpg”文件，如图3-302所示，单击“插入（S）”按钮，返回“填充效果”对话框，对话框状态如图3-303所示，单击“确定”按钮，完成页面背景的填充，效果如图3-304所示。

图3-300　“填充效果”对话框

图3-301　在“插入图片”对话框中选择“从文件”选项

图3-302　选择纹理图片

图3-303　在“填充效果”对话框中添加纹理

图3-304　填充背景后的页面效果图

（3）编辑页面左半区域。

步骤1：插入图片。同前述操作方法，在本书提供的素材中找到图片文件“花.bmp”，将图片插入左半区域。

步骤2：调整图片大小及位置。选中图片，选择“图片工具”选项卡→“格式”子选项卡→“排列”组→“环绕文字”按钮，在弹出的下拉列表中选择“浮于文字上方（N）”选项，如图3-305所示；参考样图，拖动图片右下角的控制柄调整大小，拖动图片将其移动到适当的位置，效果如图3-306所示。

图3-305　“浮于文字上方（N）”选项

图3-306　调整图片大小及位置后的效果图

步骤3：图片重新着色。选择“图片工具”选项卡→“格式”子选项卡→“调整”组→“颜色”按钮，在弹出的下拉列表中选择“重新着色”组中的“橙色，个性色2，浅色”，使图片颜色变为一种发红的颜色，如图3-307所示。添加图片后的效果如图3-308所示。

图3-307　选择“重新着色”组中的“橙色，个性色2，浅色”选项

图3-308　添加图片后的效果图

步骤4：插入艺术字。参考样图，同前述操作方法，选择“插入”选项卡→“文本”组→“艺术字”按钮，在弹出的下拉列表中选择“填充-金色，着色4，轮廓-着色4”样式，插入内容为“恭贺新喜”的艺术字；选中艺术字，设置艺术字的字体为“华文行楷”、字号为“48”，在“颜色”对话框中设置艺术字文本轮廓颜色为“橙色”，如图3-309所示；将艺术字拖到图片上合适的位置，添加艺术字后的页面效果如图3-310所示。

图3-309　在“颜色”对话框中选择标准色

图3-310　添加艺术字后的页面效果图

步骤5：添加贺词。同前述操作方法，选择“插入”选项卡→“文本”组→“文本框”按钮，在弹出的下拉列表中选择“绘制文本框（）”选项，在左半区域下方绘制文本框，参考在文本框中输入文本样例。

步骤6：格式化贺词。选定所有文字，同前述操作方法，设置字体为“微软雅黑”、字号为“13”、颜色为“标准色，深蓝”；选定文字“新年快乐，万事如意！”，设置字号为“三号”、字形为“加粗”，选择“开始”选项卡→“字体”组→“文本效果”按钮，在弹出的下拉列表中选择“填充-橙色，强调文字颜色6，渐变轮廓-强调文字颜色6”，为文字添加艺术效果；使用空格调整所有文本的对齐方式，完成文字的添加，效果如图3-311所示。

图3-311　添加贺词后的效果图

步骤7：隐藏文本框边框。选定文本框，选择“绘图工具”选项卡→“格式”子选项卡→“形状样式”组→“形状轮廓”按钮，在弹出的下拉列表中选择“无轮廓（N）”选项，如图3-312所示。隐藏文本框边框，完成左半区域的制作，效果如图3-313所示。

图3-312　“无轮廓（）”选项

图3-313　页面左半区域制作完成后的效果图

（4）编辑页面右半区域。

步骤1：设置编辑区。同前述操作方法，在右半区域绘制一个文本框。选定文本框，选择“绘图工具”选项卡→“格式”子选项卡→“大小”组，设置文本框的高度为“12.6厘米”、宽度为“9.8厘米”，如图3-314所示；选择“绘图工具”选项卡→“格式”子选项卡→“形状样式”组→“形状填充”按钮，在弹出的下拉列表中选择“无填充颜色（N）”选项；选择“绘图工具”选项卡→“格式”子选项卡→“排列”组→“位置”按钮，在弹出的下拉列表中选择“其他布局选项（L）...”选项，打开“布局”对话框，选择“位置”选项卡，在“水平”组，设置“对齐方式（A）”的值为“右对齐”、“相对于（R）”的值为“页边距”，在“垂直”组，设置“对齐方式（G）”的值为“居中”、“相对于（E）”的值为“页边距”，如图3-315所示，完成设置后单击“确定”按钮，添加文本框后的效果如图3-316所示。

图3-314　设置文本框大小

图3-315　设置文本框对齐方式

步骤2：插入logo图片。同前述操作方法，在文本框起始位置插入文件名为“logo1.jpeg”

的图片；参考样例，拖动图片右下角的控制柄，调整图片大小；单击选定图片，选择“图片工具”选项卡→“格式”子选项卡→“调整”组→“艺术效果”按钮，在弹出的下拉列表中选择“影印”选项，效果如图3-317所示，设置图片的艺术效果。完成设置后，图片应用“影印”后的效果如图3-318所示。

图3-316　右半区域应用文本框后的布局效果图

图3-317　“艺术效果”按钮下拉列表中的“影印”选项

图3-318　图片应用“影印”后的效果图

步骤3：输入成绩表说明文字并插入字符“|”。在图片下方输入表格说明文字“学生综合考核成绩2020年”；将插入符定位在文字“考核”后面，选择“插入”选项卡→“符号”组→“符号”按钮，在弹出的下拉列表中选择“其他符号（）...”选项，打开“符号”对话框，在“符号（）”选项卡中，设置“字体（）：”为“（普通文本）”、“子集（）：”为“制表符”，在下面的字符集中选择竖线字符“|”，如图3-319所示，单击“插入（I）”按钮，插入字符“”，单击“关闭”按钮关闭“符号”对话框。

图3-319　在“符号”对话框中选择插入“|”符号

步骤4：制作双行文字。选中文字“成绩2020年”，选择“开始”选项卡→“段落”组→“中文板式”按钮，在弹出的下拉列表中选择“双行合一（）...”选项，打开“双行合一”对话框，如图3-320所示，在“预览”框中查看效果，符合要求，单击“确定”按钮。

图3-320　“双行合一”对话框

步骤5：格式化成绩表说明文字。选定成绩表说明文字，设置字体为“微软雅黑”，字形为“加粗”，文本颜色为“主题颜色，红色，强调文字颜色2；选定“学生综合考核”，设置字号为“18”；选定字符“|”，设置字号为“20”，选定双行合一文字“成绩2020年”，设置字号为“16”。完成设置后，成绩表说明文字的效果如图3-321所示。

图3-321　说明文字设置完成后的效果图

步骤6：插入考核成绩表。同前述操作方法，选择“插入”选项卡→“表格”组→“表格”按钮，在弹出的下拉列表中选择一种插入表格的方法，在文本框中插入一个8行4列的表格；选定表格，打开“表格属性”对话框，在“表格（）”选项卡“尺寸”组中选定“指定宽度（）：”复选框，在其右侧数码框中输入“100%”，“度量单位（）：”右侧下拉列表框的值自动变为“百分比”，如图3-322所示，单击“确定”按钮。完成设置后，插入表格后的效果如图3-323所示。

图3-322　设置表格相对于文本框的宽度

步骤7：设置表格样式。同前述操作方法，选定表格，打开“边框和底纹”对话框，选择“边框（）”选项卡，设置“颜色（）：”为“主题颜色，橙色，个性色6，深色50%”，如图3-324所示；选定表格第3行，选择“表格工具”选项卡→“布局”子选项卡→“合并”组→“合并单元格”按钮，将单元格区域“A3：D3”合并为一个单元格，采用同样的操作方法，分别将单元格区域“A7：D7”、“C3：C6”、“D3：D6”均合并为一个单元格；选定第3行，选择“表格工具”选项卡→“设计”子选项卡→“边框”组→“边框”按钮，在弹出的下拉列表中分别选择“左框线（）”、“右框线（）”选项，如图3-325所示，取消第3行的左、右边框，采用同样的方法，取消第7行的左、右边框，完成设置后的表格效果如图3-326所示。

图3-323　完成设置后的表格效果图

图3-324　设置表格边框的颜色

图3-325　“左框线”、“右框线”选项

图3-326　设置表格样式后的效果图

步骤8：输入文本并格式化。参考样例，在单元格中输入相应的内容并选中，同前述操作方法，设置文本的字体为“微软雅黑”，字号为“五号”，颜色为“标准色，深蓝”；选定表格，选择“表格工具”选项卡→“布局”子选项卡→“对齐方式”组→“水平对齐”按钮，如图3-327所示，使单元格中的文本居中对齐，完成设置后的效果如图3-328所示。

图3-327　“水平居中”按钮

图3-328　在表格中添加文本并格式化后的效果图

步骤9：在单元格中插入文档对象。将插入符定位在“D8”单元格中，选择“插入”选项卡→“文本”组→“对象”按钮，在弹出的下拉列表中选择“对象（）...”选项，打开“对象”对话框，在该对话框中选择“由文件创建（）”选项卡，如图3-329所示，单击“浏览（）...”按钮，打开“浏览”对话框，在该对话框中打开“邮件合并素材”文件夹，选择要插入的对象“成绩评定册.docx”文件，单击“插入”按钮，返回“对象”对话框，选中“显示为图标（）”复选框，如图3-330所示，单击“确定”按钮，完成文档对象的插入，插入后的效果如图3-331所示。

图3-329　“由文件创建（F）”选项卡

图3-330　选中“显示为图标（A）”复选框

步骤10：完善右半区域。拖动表格右下角的控制柄，适当调整表格大小，使表格完全显示在文本框中；选中文本框，隐藏文本框边框，完成后右半区域的效果如图3-332所示。

图3-331　在D8单元格中插入文档对象的效果图

图3-332　右半区域制作完成后的效果图

（5）插入三栏式空白页脚。

步骤1：选择页脚模板。选择“插入”选项卡→“页眉和页脚”组→“页脚”按钮，在弹出的下拉列表中选择“内置-空白（三栏）”页脚模板，如图3-333所示，单击选中中间“［在此键入］”占位符，按【Delete】键将其删除，删除后的页脚效果如图3-334所示。

图3-333　“内置-空白（三栏）”页脚模板

图3-334　删除中间占位符后的效果图

步骤2：在左侧占位符中添加内容。单击左侧占位符，输入“电话：010-12345678”，完成左侧占位符内容的输入。

步骤3：在右侧占位符中添加内容。单击右侧占位符，选择“页眉和页脚工具”选项卡→“设计”子选项卡→“插入”组→“日期和时间”按钮，打开“日期和时间”对话框，在该对话框中设置“语言（国家/地区）（）：”为“英语（美国）”，在“可用格式（）：”下方列表框中选择用连字符连接的日期格式，选定“自动更新（）”复选框，如图3-335所示，单击“确定”按钮，在右侧占位符插入可自动更新的日期，编辑页脚后的效果如图3-336所示。完成主控文档（贺卡）制作后的效果如图3-337所示。

图3-335　设置插入日期格式

图3-336　在页脚占位符中添加内容后的效果图

图3-337　完成主控文档（贺卡）制作后的效果图

2.格式化文档对象

（1）制作文件头。

步骤1：设置文件抬头的文字格式。在D8单元格中选中文档对象，双击打开“成绩评定册.docx”文件，选定文件抬头文字“学生成绩考核文件”，打开“字体”对话框，设置“中文字体（）：”为“微软雅黑”、“西文字体（F）：”为“Times New Roman”、“字体颜色（）：”为“标准色，红色”、“字号（）：”为“32”、“字形（）：”为“加粗”，如图3-338所示，单击“确定”按钮；选择“开始”选项卡→“段落”组→“分散对齐”按钮，设置标题对齐方式为“分散对齐”，完成设置后的效果如图3-339所示。

图3-338　设置文件抬头的文字格式

图3-339　格式化后文件抬头的文字效果图

步骤2：制作文件抬头横线。将插入符定位在文件抬头文字下方的空行中，选择“开始”选项卡→“段落”组→“边框”按钮右侧的下拉箭头，在弹出的下拉列表中选择“横线（）”选项，在标题下方插入一条横线，如图3-340所示。

图3-340　插入横线的效果图

步骤3：设置横线格式。右击横线，在弹出的快捷菜单中选择“图片（）...”命令，如图3-341所示，打开“设置横线格式”对话框，在该对话框中设置“高度（）”为“2磅”，在“颜色（）”组，选中“使用纯色（无底纹）（）”复选框，设置右侧下拉列表框的值为“标准色，红色”，如图3-342所示，单击“确定”按钮，完成设置的效果如图3-343所示。

图3-341　横线快捷菜单

图3-342　设置横线格式

图3-343　设置横线格式后文件抬头的效果图

步骤4：设置文件抬头左右缩进。同时选定抬头文字和横线，同前述操作方法，打开“段落”对话框，在“缩进和间距（）”选项卡的“缩进”组中，设置“左侧（）：”的值为“-1.5字符”、“右侧（R）：”的值为“-1.5字符”，如图3-344所示，完成设置后单击“确定”按钮，完成后的效果如图3-345所示。

图3-344　设置文件抬头左右缩进

图3-345　文件抬头设置缩进后的效果图

（2）设置标题格式。

步骤1：设置标题“学生成绩考核管理办法”的格式。同前述操作方法，将插入符定位在“学生成绩考核管理办法”中，选择“开始”选项卡→“样式”组→样式列表中的“标题”样式，如图3-346所示。

图3-346　样式列表“标题”样式

步骤2：设置蓝色标题的格式。选中蓝色标题“第一章　总则”，同前述操作方法，选中所有蓝色标题；同步骤1的操作方法，在样式列表中选择“标题1”样式，即可将所有的章标题设置为“标题1”样式；同前述操作方法，在大纲视图中选择“显示级别（S）：，1级”可查看设置效果。

步骤3：设置绿色标题的格式。同步骤2的操作方法，选定所有绿色标题，在样式列表中选择“标题2”样式，即可将所有的条标题设置为“标题2”样式；在大纲视图中选择“显示级别（S）：”→“2级”可查看设置效果。

（3）删除手工输入的编号。

步骤1：删除章标题手工输入的编号。同前述操作方法，选定应用“标题1”样式的所有标题，选择“开始”选项卡→“编辑”组→“替换”按钮，打开“查找和替换”对话框，在“查找内容（）：”文本框中输入“第*章”，单击“更多（）＞＞”按钮，展开对话框的下半部分，选中“使用通配符（）”复选框，如图3-347所示，单击“全部替换（）”按钮，弹出“Microsoft Word”对话框，系统提示全部完成，如图3-348所示，单击“确定”按钮，返回“查找和替换”对话框，此刻“取消”按钮变为“关闭”按钮，单击“关闭”按钮，关闭“查找和替换”对话框，所有手工输入的章编号全部被删除。

图3-347　使用通配符查找替换

图3-348　“Microsoft Word”提示对话框

步骤2：删除条标题手工输入的编号。同步骤1的操作方法，选定应用“样式2”的所有标题，打开“查找和替换”对话框，在“查找内容（）：”文本框中输入“第*条”，单击“全部替换（）”按钮，即可删除所有手工输入的条编号。

说明：将文档视图切换至“大纲视图”，选择“显示级别（S）：”→“2级”，右击查看删除手工输入编号后的效果。

（4）添加自动编号。

步骤1：给章标题添加自动编号。右击样式列表中“标题1”样式，在弹出的快捷菜单中选择“修改（M）…”命令，打开“修改样式”对话框，单击“格式（O）”按钮，在弹出的列表中选择“编号（N）…”选项，如图3-349所示，打开“编号和项目符号”对话框，如图3-350所示，在“编号”选项卡中，单击“定义新编号格式…”按钮，打开“定义新编号格式”对话框，在“编号格式（O）：”文本框中，在编号“1.”前面输入“第”、后面输入“章”，删除“1.”后面的“.”，如图3-351所示，单击“确定”按钮，逐次返回上一级对话框，最后在“修改样式”对话框中单击“确定”按钮，所有章标题前添加自动编号。

图3-349　“格式（）”按钮列表

步骤2：修改条标题字号、添加自动编号。右击样式列表中“标题2”样式，同步骤1的操作方法，打开“修改样式”对话框，在“格式”组中，设置字号为“小四号”，如图3-352所示；打开“编号和项目符号”对话框，单击“定义新编号格式…”按钮，打开“定义新编号格式”对话框，在“编号格式（O）：”文本框中编号“1.”的前面输入“第”、后面输入“条”，删除“1.”后面的“.”，如图3-353所示，单击“确定”按钮，逐次返回上一级对话框，最后在“修改样式”对话框中单击“确定”按钮，所有条标题前添加自动编号。

图3-350　“项目和项目符号”对话框

图3-351　设置章编号格式(www.xing528.com)

图3-352　在“修改样式”对话框中修改字号

说明：切换至大纲视图，选择“显示级别（S）：”→“2级”，可查看效果。

步骤3：调整每章条编号起始值。此处以第2章为例，选中“视图”选项卡→“显示”组→“导航窗格”复选框，打开“导航”窗格，如图3-354所示，在“导航”窗格中，单击第2章标题下的第一个标题编号为“第5条”的标题，文档跳转到第2章第5条标题位置，如图3-355所示；在文档编辑区，右击编号“第5条”，在弹出的快捷菜单中选择“重新开始于1（R）”命令，如图3-356所示，“第5条”编号修改为“第1条”，第2章中的所有条编号顺序修改，如图3-357所示。

图3-353　设置条编号格式

图3-354　“导航”窗格

图355　文档中第2章第5条标题的位置

图3-356　“重新开始于1（R）”命令

图3-357　更新条编号后的效果图

说明：分别单击每章章标题下的第一个条标题，重复上面操作，可使每章的条编号都从“第1条”开始编号，最终标题编号在“导航”窗格中的显示效果如图3-358所示。

（5）调整编号与标题间的间隔。

步骤1：打开“调整列表缩进量”对话框。在任意一个章编号上右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“调整列表缩进（U）...”命令，如图3-359所示，打开“调整列表缩进量”对话框，如图3-360所示。

图3-358　标题编号在“导航”窗格中显示效果图

图3-359　“调整列表缩进（U）...”命令

步骤2：修改章编号与标题内容之间的分隔符。在“调整列表缩进量”对话框中，设置“编号之后（）：”为“空格”，如图3-361所示，单击“确定”按钮，系统弹出“Microsoft Word”对话框，如图3-362所示，单击“是”按钮，将章编号之后的“制表符”（系统默认值）替换为“空格”。

图3-360　“调整列表缩进量”对话框

图3-361　设置分隔符为“空格”

图3-362　系统提示更新样式“标题1”

步骤3：修改条编号与标题内容之间的分隔符。选定任意一个条编号，右击鼠标，同步骤2的操作方法，将条编号之后的“制表符”（系统默认值）替换为“空格”。系统提示如图3-363所示，单击“是”按钮。

图3-363　系统提示更新样式“标题2”

（6）删除文档中的空行并保存文档副本。

步骤1：删除文档中的空行。打开“查找和替换”对话框，将插入符定位在“查找内容（N）：”文本框中，单击“特殊格式（E）”下拉列表按钮，在其列表中选择“段落标记（P）”选项，如图3-364所示，连续操作两次，在“查找内容（N）：”文本框中输入两个“段落标记”符，再将插入符定位在“替换为（I）：”文本框中，使用同样的方法输入一个“段落标记”符，如图3-365所示，单击“全部替换（A）”按钮，完成删除所有空行；如果文档末尾空行删除不掉，手动删除即可。

图3-364　“查找和替换”对话框

图3-365　输入“段落标记”符

步骤2：保存文档及文档副本。单击快速访问工具栏中的“保存”按钮，保存文档；在后台视图中选择“另存为”选项，在窗口中间区域选择“浏览”按钮，打开“另存为”对话框，选择本书提供的“邮件合并”文件夹，将文件名修改为“成绩评定册副本.docx”，单击“保存（S）”按钮，完成保存文档副本。单击文档窗口的“关闭”按钮，关闭文档。

（7）修改文档对象下方题注。

步骤1：打开“转换”对话框。右击D8单元格中的文档对象，在弹出的快捷菜单中选择“‘文档’对象（O）”子菜单中的“转换（）...”命令，如图3-366所示，打开“转换”对话框，如图3-367所示。

图3-366　“转换（）...”命令

图3-367　“转换”对话框

步骤2：修改文档对象题注。在“转换”对话框中，单击“更改图标（）...”按钮，打开“更改图标”对话框，将“题注（）：”文本框中的文件名修改为“评分标准.docx”，如图3-368所示，单击“确定”按钮。返回“转换”对话框，单击“确定”按钮，完成文档对象题注的修改，修改后的效果如图3-369所示。

图3-368　修改文档对象题注

3.邮件合并

（1）主文档关联数据源。

步骤1：选择数据源。在主文档窗口中，选择“邮件”选项卡→“开始邮件合并”组→“选择收件人”按钮，在弹出的下拉列表中选择“使用现有列表（）...”选项，如图3-370所示，打开“选取数据源”对话框，在该对话框中选择“学生考核成绩.xlsx”文件，如图3-371所示，单击“打开（）”按钮，弹出“选择表格”对话框，选择数据所在的工作表“学生成绩$”，如图3-372所示，单击“确定”按钮，完成确认邮件合并所需关联的数据源，即主文档中所需要的数据。

图3-369　修改文档对象题注后的效果图

图3-370　“选择收件人”下拉列表

图3-371　在“选取数据源”对话框中选择数据源文件

图3-372　选择数据所在的工作表

步骤2：主文档与数据源关联。将插入符定位在“尊敬的：”后面，选择“邮件”选项卡→“编写和插入域”组→“插入合并域”按钮，在弹出的下拉列表中选择“家长姓名”选项，如图3-373所示，在插入符位置插入“《家长姓名》”域，如图3-374所示；使用同样的方法插入学生考核成绩表中的其他域，完成后的效果如图3-375所示。

图3-373　插入合并域列表

图3-374　插入“《家长姓名》”域效果图

图3-375　插入域后的效果图

（2）设置综合成绩小数位数。

步骤1：显示域代码。右击“综合成绩”域，在弹出的快捷菜单中选择“切换域代码（）”命令，如图3-376所示，“综合成绩”域显示为代码形式，如图3-377所示。

图3-376　“切换域代码（T）”命令

图3-377　“综合成绩”域显示域代码后的效果图

步骤2：修改域代码。在域代码“综合成绩”后面输入“\#0.0”，如图3-378所示，右击域代码，在弹出的快捷菜单中选择“切换域代码（T）”命令，返回域名状态，完成设置。

（3）按规则插入域。

步骤1：插入“女士/先生”域。删除“女士/先生”字样，插入符定位在“《家长姓名》”域后面，选择“邮件”选项卡→“编写和插入域”组→“规则”按钮，在弹出的下拉列表中选择“如果...那么...否则（I）...”选项，如图3-379所示，打开“插入Word域：IF”对话框，在该对话框中，设置“域名（F）：”的值为“性别”、“比较条件（C）：”的值为“等于”，在“比较对象（T）：”文本框中输入“女”、“则插入此文字（I）：”文本框中输入“女士”、“否则插入此文字（O）：”文本框中输入“先生”，如图3-380所示，完成设置后，单击“确定”按钮，插入域后的效果如图3-381所示。

图3-378　修改域代码后的效果图

图3-379　“规则”下拉列表

步骤2：插入“是否达标”域。将插入符定位在B8单元格中，同步骤1的操作方法，打开“插入Word域：IF”对话框，在该对话框中，设置“域名（F）：”为“综合成绩”、“比较条件（C）：”为“大于等于”，在“比较对象（T）”文本框中输入“60”、“则插入此文字（I）：”文本框中输入“合格”、“否则插入此文字（O）：”文本框中输入“不合格”，如图3-382所示，单击“确定”按钮，插入域后的效果如图3-383所示。

图3-380　设置插入“女士/先生”域规则

图3-381　按规则插入域后的效果图

图3-382　设置插入“是否达标”域规则

图3-383　插入“是否达标”域后的效果图

（4）编辑单个文档完成邮件合并。

步骤1：打开“合并到新文档”对话框。选择“邮件”选项卡→“完成”组→“完成并合并”按钮，在弹出的下拉列表中选择“编辑单个文档（E）...”选项，如图3-384所示，打开“合并到新文档”对话框，如图3-385所示。

图3-384　“完成并合并”按钮下拉列表

图3-385　“合并到新文档”对话框

步骤2：完成邮件合并。在“合并到新文档”对话框中选中“全部（）”单选钮，添加数据表中的所有记录；单击“确定”按钮，完成邮件合并，系统创建一个文件名为“信函1.docx”的新文档，包含给所有学生家长的贺卡。

说明：在“合并到新文档”对话框中，选择“当前记录（）”，只添加数据表中当前选定的记录；选择“从（）：”、“到（：”需在文本框中输入数据表中起始记录号和结束记录号，记录号是连续的。

步骤3：保存信函文档。在快速访问工具栏中单击“保存”按钮，同任务3.1保存新建文档的操作方法，将该文档以“贺卡.docx”为文件名保存在与主文档相同的位置；单击窗口标题栏中的“关闭”按钮，关闭“贺卡.docx”文档。

步骤4：保存主文档。单击快速访问工具栏中的“保存”按钮，保存主文档；单击标题栏中的“关闭”按钮，关闭主文档，完成贺卡的制作。

4.制作信封标签

（1）创建标签主文档。

步骤1：新建文档并保存。新建一个Word 2016空白文档，纸张大小默认为A4纸，以“标签主文档.docx”为名与贺卡主文档保存在同一位置。

步骤2：打开“标签选项”对话框。选择“邮件”选项卡→“开始邮件合并”组→“开始邮件合并”按钮，在弹出的下拉列表中选择“标签（A）...”选项，如图3-386所示，打开“标签选项”对话框，如图3-387所示。

图3-386　“开始邮件合并”按钮下拉列表

图3-387　“标签选项”对话框

步骤3：设置标签属性。在“标签选项”对话框中，单击“新建标签（N）...”按钮，打开“标签详情”对话框，在该对话框中，设置“上边距（T）：”的值为“0.7厘米”、“侧边距（S）：”的值为“2厘米”；设置“标签高度（E）：”的值为“4.6厘米”、“标签宽度（W）：”的值为“13厘米”；设置“标签列数（A）：”的值为“1”“标签行数（D）：”的值为“5”；将插入符定位在“标签列数（A）：”中，激活“纵向跨度（V）：”属性，设置“纵向跨度（V）：”的值为“5.8厘米”；设置“页面大小：”的值为“A4”；在“标签名称（L）：”文本框中输入“地址”，如图3-388所示，完成设置后单击“确定”按钮。完成创建标签，一张A4纸上有五个标签，用表格区分。

图3-388　设置标签属性

步骤4：显示标签网格线。选择“表格工具”选项卡→“布局”子选项卡→“表”组→“查看网格线”按钮，如图3-389所示，显示标签网格线，效果如图3-390所示。

图3-389　“表”组中的“查看网格线”按钮

图3-390　显示标签网格线的效果图

步骤5：添加文本。参考样图，将插入符定位在第1个标签第2个段落标记前，输入“邮政编码：”，换行输入“收件人地址：”、“收件人：”，设置“收件人地址”段前为“1.5行”、“收件人”段前为“0.5行”，效果如图3-391所示。

图3-391　在标签中添加文本并设置段间距的效果图

步骤6：设置文字“收件人地址”占7个字符宽度。选定文字“收件人地址”，选择“开始”选项卡→“段落”组→“中文版式”按钮，在弹出的下拉列表中选择“调整宽度（）...”选项，如图3-392所示，打开“调整宽度”对话框，设置“新文字宽度（）：”的值为“7字符”，如图3-393所示，完成设置后单击“确定”按钮。使用同样的操作方法，设置文字“收件人”占7个字符宽度。

图3-392　“中文版式”按钮下拉列表

图3-393　设置“新文字宽度（）：”的属性值

步骤7：调整“收件人地址：”的段落缩进量。选择“视图”选项卡→“显示”组→“标尺”复选框，如图3-394所示，在Word 2016窗口显示标尺（如果窗口显示标尺，此操作可省略）。参考样例，将插入符定位在“收件人地址：”段落中，拖动水平标尺栏“首行缩进”滑块，如图3-395所示，适当调整缩进量；使用同样的操作方法，调整“收件人：”的缩进量与“收件人地址：”的相同，调整完成后的效果如图3-396所示。

图3-394　“显示”组“标尺”复选框

图3-395　拖动标尺栏“首行缩进”滑块调整缩进量

图3-396　调整字符宽度和缩进量后的效果图

（2）标签主文档关联数据源。

步骤1：选择数据源。选择“邮件”选项卡→“开始邮件合并”组→“选择收件人”按钮，同前述操作方法，选择数据源为“学生成绩表.xlsx”文件中的“学生成绩$”工作表，如图3-397所示。

图3-397　选择数据源

步骤2：标签主文档与数据源关联。将插入符定位在“邮政编码：”后，在“插入合并域”按钮下拉列表中选择“邮编”选项，插入“《邮编》”域；使用同样的操作方法，在“收件人地址：”后面插入“《通信地址》”域，在“收件人：”后面插入“《家长姓名》”域；在“《家长姓名》”域后空一格，同前述操作方法，在“规则”按钮的下拉列表中选择“如果...那么...否则（I）...”选项，打开“插入Word域：IF”对话框，如图3-398所示，在该对话框中插入“女士/先生”域；插入域的同时，系统在下面4个标签中自动添加“《下一记录》”。完成后的标签效果如图3-399所示。

图3-398　设置插入女士/先生域规则

图3-399　在第一个标签中插入域后的效果图

步骤3：更新标签。选择“邮件”选项卡→“编写和插入域”组→“更新标签”按钮，如图3-400所示，第一个标签的内容填充到其余4个标签中。更新标签后，标签主文档的效果如图3-401所示。

图3-400　“编写和插入域”组中的“更新标签”按钮

图3-401　更新标签后文档页面的效果图

（3）编辑收件人列表。

步骤1：打开“邮件合并收件人”对话框。选择“邮件”选项卡→“开始邮件合并”组→“编辑收件人列表”按钮，如图3-402所示，打开“邮件合并收件人”对话框，如图3-403所示。

图3-402　“编辑收件人列表”按钮

图3-403　“邮件合并收件人”对话框

步骤2：筛选地址中包含“北京”、“上海”的收件人。在“邮件合并收件人”对话框中，选择“调整收件人列表”组中的“筛选（F）...”选项，打开“筛选和排序”对话框，在“筛选记录（F）”选项卡中，各项属性设置如图3-404所示，完成设置后单击“确定”按钮；此时“邮件合并收件人”对话框中只显示地址中包含“北京”、“上海”的收件人，如图3-405所示。

图3-404　设置筛选收件人的条件

图3-405　筛选后“邮件合并收件人”对话框中的显示状态

（4）编辑单个标签完成邮件合并。

步骤1：打开“合并到新文档”对话框。选择“邮件”选项卡→“完成”组→“完成并合并”按钮，在弹出的下拉列表中选择“编辑单个文档（E）...”选项，打开“合并到新文档”对话框，如图3-406所示。

图3-406　“合并到新文档”对话框

步骤2：生成所有标签。在“合并到新文档”对话框中，单击“确定”按钮，完成邮件合并。生成一个每页纸上有5个标签，地址中只包含“北京”、“上海”，文件名为“标签1.docx”的新文档。“标签1.docx”文档中每页的效果如图3-407所示。选择“表格工具”选项卡→“布局”子选项卡→“表”组→“查看网格线”按钮，隐藏网格线。

步骤3：保存“标签1.docx”文档。在快速访问工具栏中单击“保存”按钮，同任务3.1保存新建文档的操作方法，将该文档以“标签.docx”为名与标签主文档保存在同一位置；单击窗口标题栏中的“关闭”按钮，关闭“标签.docx”文档。

步骤4：保存标签主文档。单击快速访问工具栏中的“保存”按钮，保存标签主文档；单击标题栏中的“关闭”按钮，关闭标签主文档，完成标签的制作。

图3-407　“标签1.docx”文档中每页的效果图