信息技术应用教程：数据录入填充技巧

数据是Excel的灵魂。Excel工作簿中的数据存储在每一张工作表中，数据在工作表中实际分布于各单元格内，因此向工作表中输入数据，必须在活动单元格中进行。Excel数据类型包括数字、文本、日期和时间等，它们的输入方法各不相同。

1.输入文本

Excel中的文本可以是汉字、英文字母、数字和各种符号的任意组合。Excel中所有单元格都有默认的通用格式，默认情况输入的文本在单元格中是左对齐的，而数字是右对齐的。

Excel中，单元格默认的宽度是8个字符，也就是4个汉字的宽度。当输入的文本个数超过此值时，如果紧挨该单元格右侧的单元格为空，则超过部分的文本将“侵入”到右侧单元格内显示；如果右侧单元格为非空，则单元格内只显示前几个文本，其余部分会隐藏起来，但只是隐藏并未删除，其完整内容将会显示在编辑栏中。对于内容复杂的单元格，显然在编辑栏上操作更方便。

文本输入方法非常简单，先选定活动单元格，然后输入字符。若想输入中文，可以先启动一种中文输入法，然后直接输入即可。

在实际工作中，人们习惯把一些数字作为文本来对等，如电话号码、邮政编码、股票代码等。在Excel中规定，作为文本的数字在输入时必须在它的前面加上一个英文单引号 “’”。

2.数字的输入

Excel中所有单元格中数字默认的通用格式一般包括整数和小数。如果输入的数字整数部分过长，会自动使用科学计数法来表示该数；小数部分过长也会自动四舍五入表示。例如，在单元格中输入12 345 67 890 123后，单元格中将自动显示为1.234 57E+12。单元格中输入数字时，有以下规则：

◆正数前面的加号“+”将被省略；

◆负数前面应加一个减号“-”或将数字写在圆括号“（ ）”中；

◆输入分数时，必须在整数部分和分数之间加一个空格，整数部分为0时，0不能省略，否则会被当作日期。如输入分数1/4时，必须输入：“0 1/4”。

3.输入日期和时间

在Excel中，日期和时间格式规定如表4-1所示。

表4-1 日期和时间格式(www.xing528.com)

按表4-1的格式输入一个日期或时间后，Excel会自动将单元格的格式由“通用”格式转化为相应的“日期”或“时间”格式。一个单元格内也可能同时输入日期和时间。

4.快速输入数据

在Excel中，经常会输入大量重复内容和有序数据，使用户感到数据的输入工作非常单调乏味，并且在输入过程中容易出错。为提高数据输入的效率，Excel提供了两种解决以上问题的方法：记忆式键入和自动填充。

记忆式键入功能就是在同一列数据中键入文本时，如果键入的前几个字符与该列中某个已有的输入项相符合，则Excel将自动填充其余的文本。使用该项功能前就事先设置，方法是单击“文件”选项卡|“选项”命令，然后在弹出的“Excel选项”对话框中选择“高级”选项卡，并确认“为单元格值启用记忆式键入”复选框被选中，即可激活记忆式键入功能，如图4-2所示。

自动填充功能是Excel为用户高效快速输入重复性数据或有序数据提供的。数据录入与填充的操作如下：

（1）单击某个单元格，然后在该单元格中键入数据；

（2）按“Enter”或“Tab”移到下一个单元格；

（3）若要输入一系列连续数据，例如日期、月份或渐进数字，请在一个单元格中键入起始值，然后在下一个单元格中再键入一个值，建立一个模式。例如，如果用户要使用序列1、2、3、4、5……，请在前两个单元格中键入“1”和“2”。选中包含起始值的单元格，然后拖动填充柄（填充柄：位于选定区域右下角的小黑方块。用鼠标指向填充柄时，鼠标的指针将更改为黑“十”字），涵盖要填充的整个范围。

图4-2 “Excel选项”对话框

填充时如果要按升序填充，可从上到下或从左到右拖动。要按降序填充，可从下到上或从右到左拖动。

输入数据时若要在同一个单元格中另起一行输入数据，可按“Alt”+“Enter”输入一个换行符。