为了方便用户使用，Excel提供了9大类函数，包括数学与三角函数、统计函数、数据库函数、财务函数、日期与时间函数、逻辑处理函数和文本处理函数等。用户使用时只需按规定格式写出函数及所需的参数（number）即可。函数的一般格式是：
函数名（参数1，参数2，…）
例如，要求出A1、A2、A3、A4四个单元格内数值之和，可写上函数“=SUM（A1：A4）”，其中SUM为求和函数名，A1：A4为参数。
又如“=SUM（A1：A30，D1：D30）”，其中逗号表示要求总和的有两个区域。与输入公式一样，输入函数时必须以等号（=）开头。
函数的输入有两种方法：一是手工输入；二是利用函数向导输入，通过单击“公式”选项卡下“插入函数fx”按钮，或单击“编辑”工具栏上的“插入函数”按钮fx，打开“插入函数”对话框，然后在函数向导的指引下输入函数。
常用函数及其功能将在4.6.2节介绍，用户也可以借助于Excel帮助系统查阅函数的使用说明。
下面先重点介绍几个常用函数及其使用方法。
1.求和函数SUM
格式：SUM（number1，number2，…）
功能：计算参数中数值的总和。
说明：每个参数可以是数值、单元格引用坐标或函数。
例4-5 如图4-3所示的“工资表”中，要求计算基本工资总数，并将结果存放在单元格D8中。操作步骤如下：
①单击单元格D8，使之成为活动单元格。
②键入公式“=SUM（D2：D7）”，并按回车键。
执行结果如图4-9所示。
图4-9 例4-5的执行结果
为了便于使用，Excel在“公式”选项卡下的“函数库”组中设置了“自动求和”按钮∑，并扩充其使用功能。利用此按钮的下拉列表，可以对一至多列数据求和、求最大数、计算平均值等。
例4-6 在上述工资表中，要求计算基本工资总数和扣款总数，并将结果分别存放在单元格D8和E8中。操作步骤如下：
①选定D2：E8区域。
②单击“公式”选项卡下“函数库”组中的“自动求和”按钮∑，即可对这两列分别求和，和数分别存放在两列所选区域的最后一个单元格上。
2.求平均值函数AVERAGE
格式：AVERAGE（numberl，number2，…）
功能：计算参数中数值的平均值。
例4-7 在例4-6的基础上，要求计算基本工资的平均值，并将结果存放在D9中。以下利用“插入函数”来输入公式，操作步骤如下：
①单击单元格D9，使之成为活动单元格。
②单击“公式”选项卡下“插入函数fx”按钮，或单击“编辑”工具栏上的“插入函数”按钮fx，系统弹出“插入函数”对话框。
③从“或选择类别”框中选择“常用函数”，从“选择函数”框中选择“AVERAGE”。
④单击“确定”按钮，系统弹出“函数参数”对话框。
⑤在Numberl（参数1）文本框中键入“D2：D7”（也可通过鼠标拖放来选定单元格区域），如图4-10所示。
图4-10 “函数参数”对话框
⑥单击“确定”按钮。
执行结果如图4-11所示。
图4-11 例4-7的执行结果
3.求最大值函数MAX
格式：MAX（Numberl，Number2，…）
功能：求参数中数值的最大值。
例4-8 在例4-7的基础上，利用函数MAX求出基本工资数的最大值，并将结果存放在单元格D10中。操作步骤如下：
①单击单元格D10，使之成为活动单元格。
②键入公式“=MAX（D2：D7）”，并按回车键。
4.求数字个数函数COUNT
格式：COUNT（Numberl，Number2，…）
功能：求参数中数值数据的个数。
例如，假设单元格A1、A2、A3、A4的值分别为1、2、空，“ABC”，则COUNT（A1：A4）的值为2。
5.条件计数函数COUNTIF
格式：COUNTIF（Range，Criteria）
功能：返回区域Range中符合条件Criteria的单元格个数。
说明：Range为单元格区域，在此区域中进行条件测试，Criteria为双引号括起来的比较条件式，也可以是一个数值常量或单元格地址。
例如，在上述“工资表”中，若要求出基本工资大于等于3000元的职工人数，可以采用以下函数：
=COUNTIF（D2：D7，"＞=3000"）
例如，在图4-14所示的工作表（A1：D9）中，要求出班号为21的班级学生人数，可以采用以下函数：
=COUNTIF（D2：D9，"21"）
或
=COUNTIF（D2：D9，D3）
6.逻辑函数IF
格式：IF（条件，值1，值2）
其中：“条件”（也称Logical_test参数）为比较条件式，可使用比较运算符，如=、＜＞、＞、＜、＞=、＜=等；“值1”（Value_if_true）为条件成立时取的值；“值2”（Value_if_false）为条件不成立时取的值。
功能：本函数对“条件”进行测试，如果条件成立，则取第一个值（即值1），否则就取第二个值（即值2）。
例如，已知单元格C2中存放考试分数，现要根据该学分数判断学生是否及格，可采用如下函数：
=IF（C2＜60，"不及格"，"及格"）
一个IF函数可以实现“二者选一”的运算，若要在更多的情况中选择一种，则需要IF函数嵌套来完成。
例4-9 成绩等级与分数有如下关系：成绩＞=80——优良，60＜=成绩＜80——中，成绩＜60——不及格，假设成绩存放在单元格C2中，则可以采用如下函数来得到等级信息：
=IF（C2＞=80，"优良"，IF（C2＞=60，"中"，"不及格"）
例4-10 在工资表中，按级别计算“补贴”，教授补贴1500元，副教授补贴1200元，讲师1000元，助教及其他工作人员补贴800元，然后计算每个人的实发数。
操作步骤如下：
①计算第一条记录的“补贴”。
在F2单元格中输入函数：
=IF（C2="教授"，1500，IF（C2="副教授"，1200，IF（C2="讲师"，1000，800）））
按回车键后，该单元格显示1500，如图4-12所示。
图4-12 输入函数及显示结果
注意 上面函数不能写成=IF（C2="教授"，"1500"……即不能用双撇号把数字（数值型数据）括起来，只是用到文本数据时才要用双撇号（英文双引号）括起来，如“教授”。(www.xing528.com)
②计算第一条记录的“实发数”。
在G2单元格中输入公式：
=D2+F2-E2
按回车键后，该单元格显示5600。
③用复制公式的方法，把单元格F2和G2中的公式复制到对应的其他单元格中，以计算出其他老师的“补贴”和“实发数”。
7.排名次函数RANK
格式：RANK（Number，Ref，Order）
功能：返回一个数字在数字列表中的排名。
其中Number为需要找到排名次的数字，Ref为数字列表数组或对数字列表的引用（Ref中的非数值型参数将被忽略），Order为一个数字，指明排名次的方式。
返回一个数字在数字列表中的排名数。
例如，要给如图4-13所示的成绩单的每一名学员的成绩排名。输入公式的具体操作步骤是：单击H3单元格，输入：=RANK（G3，$G$3：$G$15，0），按〈Enter〉键。
图4-13 RANK函数应用举例
此函数的公式使用与前面的函数使用不同，采用了绝对引用，这是因为当用户完成H3单元格操作后，其他的单元格需要使用填充柄，如果不使用绝对引用，Ref的范围将变为“G4：G16”，而排序的Ref应固定为“G3：G15”，所以必须采用绝对引用。
自Office 2010开始，RANK函数分成两种：一种叫RANK.EQ，其用法和原来版本的RANK函数一致；另一种叫RANK.AVG函数。两者的不同之处在于：RANK.AVG函数对于数值相等的情况，返回该数值的平均排名；而RANK.EQ函数对于相等的数值返回其最高排名。
8.频率分布统计函数FREQUENCY
频率分布统计函数用于统计一组数据在各个数值区间的分布情况，这是对数据进行分析的常用方法之一。
格式：FREQUENCY（Data_array，Bins_array）
其中，Data_array为要统计的数据（数组），Bins_array为统计的间距数据（数组）。
设Bins_array为指定的参数为A1，A2，A3，…，An，则其统计的区间为X＜=A1，A1＜X＜=A2，A2＜X＜=A3，…，An-1＜X＜=An，X＞An，共n+1个区间。
功能：计算一组数（Data_array）分布在指定各区间（由bins_array来确定）的个数。
例4-11 在图4-13的成绩表（A1：D9）中，统计出成绩＜60，60＜=成绩＜70，70＜=成绩＜80，80＜=成绩＜90，成绩＞=90的学生各有多少。操作步骤如下：
①在一个空区域（如F4：F7）中建立统计的间距数组（59，69，79，89）。
②选定作为统计结果的数组输出区域G4：G8。
③键入函数“=FREQUENCY（C2：C9，F4：F7）”（或使用“插入函数”对话框来设置）。
④按下〈Ctrl〉+〈Shift〉+〈Enter〉组合键。
执行结果如图4-14所示。
图4-14 例4-11的执行结果
说明 Excel中，输入一般公式或函数后按〈Enter〉键（或单击编辑栏上的“√”按钮），但对于含有数组参数的公式或函数（如上述的FREQUENCY函数），则必须按〈Ctrl〉+〈Shift〉+〈Enter〉组合键。
常用函数及功能一览表
（1）数学函数（见表4-4）
表4-4 数学函数
续表
（2）统计函数（见表4-5）
表4-5 统计函数
（3）文本函数（也称字符串函数，见表4-6）
表4-6 文本函数
（4）日期和时间函数（见表4-7）
表4-7 日期和时间函数
（5）数据库函数表（见表4-8）
表4-8 数据库函数表
（6）逻辑函数
①逻辑“与”函数（AND）。
格式：AND（Logical1，Logical2，…）
功能：当所有参数的逻辑值都是TRUE（真）时，返回TRUE；否则返回FALSE（假）。
说明：Logical1，Logical2，…是1～30个结果为逻辑值的表达式（一般为比较运算表达式）。
举例：=AND（3＞=1，1+6=7） 结果为TRUE
=AND（TRUE，6＜=7） 结果为TRUE
=AND（3＞=1，"AB"＞"A"，FALSE） 结果为FALSE
②逻辑“或”函数（OR）。
格式：OR（Logical1，Logical2，…）
功能：当所有参数的逻辑值都是FALSE（假）时，返回FALSE（假）；否则返回TRUE（真）。
说明：Logical1，Logical2，…是1～30个结果为逻辑值的表达式（一般为比较运算表达式）。
举例：=OR（3＞=1，1+6=7） 结果为TRUE
=OR（FALSE，6＞=7） 结果为FALSE
=OR（2＞=5，"AB"＞"A"，FALSE） 结果为TRUE
③逻辑“非”函数（NOT）。
格式：NOT（Logical）
功能：当Logical的值为FALSE时，返回TRUE；当Logical的值为TRUE时，返回FALSE。
举例：=NOT（3＞=1） 结果为FALSE
=NOT（FALSE） 结果为TRUE
④条件选择函数IF。
这是一个逻辑函数。它能根据不同情况选择不同表达式进行处理。
在前面已经介绍IF函数的格式及功能，下面结合逻辑函数AND再举一例。
假设在工作表的C8单元格中存放学生身高（cm），现要挑选170～175cm的人选，凡符合条件的显示“符合条件”，不符合条件的显示“不符合条件”，采用的公式为：
=IF（AND（C8＞=170，C8＜=175），"符合条件"，"不符合条件"）
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