快速学会计算机应用基础：文档的创建、保存和打开技巧

任务内容

·创建新文档，保存文档，关闭文档和打开文档。

任务要求

·了解创建Word文档的多种方法。

·熟悉文档中的文本输入操作。

·熟悉保存文档、关闭文档和打开文档等基本操作。

一、创建新文档

创建新文档的方法有很多种，如可以通过访问桌面快捷图标、菜单命令、快速访问工具栏等。

1.创建新文档

创建新文档的常用方式有如下三种：

①运行Word软件，打开后即为一个新文档。鼠标左键选择“开始”→“所有程序”→“Microsoft Office”→“Microsoft Word 2010”选项，系统将自动打开一个名为“文档1”的空白文档（见图3-1），并为其提供一种称为“空白文档”的文档格式（又称模板），其中包括一些简单的文档排版格式，如五号字、宋体等。

②打开Word文档，选择“文件”→“新建”命令，再在右边的“可用模板”框中选择“空白文档”，即可创建名为“文档1”的空白文档。

③打开Word文档，单击“快速访问工具栏”中的“新建”按钮，可创建名为“文档1”的空白文档。

2.从模板创建文档

单击“文件”按钮，在展开的菜单中单击“新建”命令，再选择所需要的模板样式，然后再单击“创建按钮即可。

此外，Office.com中的模板网站为许多类型的文档提供了模板，如简历、求职信、商务计划、名片和APA论文等，操作步骤如下：

①单击“文件”选项卡。

②单击“新建”选项。

③在“可用模板”下，执行下列操作之一：

·单击“可用模板”以选择提供的可用模板；

·单击Office.com下的链接之一，如图3-2所示。

图3-2　模板选项窗口

④双击所需模板。

二、输入文本

创建新文档或打开已有文档之后，就可以输入文本了。这里所指的文本是数字、字母、符号、汉字等的组合。

（1）录入文本

在文档编辑窗口中有一个闪烁着的插入点，它表明可以由此开始插入文本。输入文本时，插入点从左向右移动，这样用户可以连续不断地输入文本。Word会根据页面的大小自动换行，即当插入点移到行右边界时，再输入字符，插入点会移到下一行行首位置。

Word还提供“即点即输”功能。在“页面视图”方式下，当把鼠标指针移到文档编辑区的任意位置上双击鼠标时，即可在该位置开始输入文本。

（2）生成段落

录入文字时按回车键，系统就会在行尾插入一个“”符号，称为“段落标记”符或“硬回车”，并将插入点移到新段落的首行处。

如果需要在同一段落内换行，可以按〈Shift〉+〈Enter〉键，系统就会在行尾插入一个“↓”符号，称为“人工分行”符或“软回车”。

要把“段落标记”符、“人工分行”符等显示出来，可单击“常用”工具栏上的“显示/隐藏编辑标记”按钮，或选择“视图”菜单中的“显示段落标记”命令。

（3）中/英文输入

输入英文时，可以直接敲击键盘。输入汉字时，先要启用Windows 7提供的汉字输入法。

三、保存文档

文档录入或修改之后，屏幕上看到的内容只是保存在内存之中，一旦关机或关闭文档，都会使内存中的文档内容丢失。为了长期保存文档，需要把当前文档存盘。此外，为了防备在录入过程中突然断电、死锁等意外情况的发生而造成文档的丢失，还有必要在编辑过程中定时保存文档。

保存文档分为按原名保存（即“保存”）和换名保存（即“另存为”）两种方式，根据处理的对象，又有保存新文档和保存旧文档两种情况。(www.xing528.com)

1.保存新文档

要保存新文档，操作步骤如下：

①单击“文件”按钮，在展开的菜单中单击“保存”或“另存为”命令，系统弹出如图3-3所示的对话框。

②在弹出的“另存为”对话框中，设置文件保存的位置，在“文件名”文本框中输入要保存的文件名。单击“保存类型”右侧三角形下拉箭头，在下拉列表中选择需要保存的文件类型。Word文档的扩展名为.docx。

说明　在“保存类型”框中，Word提供了多种文件格式，如.docm（启动宏的Word文档）、.doc（Word 97～Word 2003文档）、.dotx（Word模板）、.txt（文本文档）、.rtf（Rich Text Format）、网页（.htm或.html）等，当用户按不同格式保存文档时，就实现了对文档格式的转换。例如，采用.htm格式保存，则把Word文档转换成网页格式。

③单击“保存”按钮。

图3-3　“另存为”对话框

2.保存旧文档

要将已有文件名的文档（即通过“打开”命令打开的文档）存盘，有以下两种操作方法：

①若采用原文件名保存，则单击“文件”按钮，在展开的菜单中单击“保存”命令（或按〈Ctrl〉+〈S〉键）。

②若更换文件名保存，则单击“文件”按钮，在展开的菜单中单击“另存为”命令，系统右侧弹出“另存为”对话框，再按上述操作方法（要输入新文件名），即可改名保存当前文档内容。

3.设置保存选项

对于Word文档的保存，还可根据需要进行各种不同的特殊保存设置。设置方法：单击“文件”按钮，在展开的菜单中单击“选项”命令，打开“Word选项”窗口，切换到“保存”选项卡，根据需要进行设置，如可以设置Word文件的保存格式，以及保存自动恢复信息时间间隔等，如图3-4所示。

图3-4　“保存”选项对话框设置

四、关闭文档

在完成了一个Word文档的编辑工作后，即可关闭该文档。关闭文档有以下两种方法：

①使用菜单命令关闭文档，可执行“文件”→“关闭”命令。

②使用控制按钮关闭文档，可单击窗口右上角的“关闭”按钮。

如果用户对文档进行了修改，没有保存且直接关闭，则会弹出提示框，提示用户是否保存更改后的文档。单击“是”按钮，则对修改的内容进行保存并关闭该文档；如果单击“否”按钮，则不保存所做的修改并关闭该文档；如果单击“取消”按钮，则返回至文档中。

注意　Word的退出与Word文档的关闭是两个不同的概念，“关闭”Word文档指关闭已打开的文档，但不是退出Word；而“退出”Word则不仅关闭文档，还结束Word的运行。

五、打开文档

如果用户要对已保存在磁盘中的文档进行处理，那么就必须先打开这个文档。所谓打开文档，就是在Word编辑区中开辟一个文档窗口，把文档从磁盘读到内存，并显示在文档窗口中。

1.使用“打开”命令打开文档

①选择“文件”→“打开”命令（或单击快速访问工具栏中“打开”按钮），系统弹出如图3-5所示的对话框。

图3-5　“打开”对话框

②在“打开”对话框左侧窗格中指定要打开文档所在文件夹的位置，在“文件名”框中输入文件名，也可以直接在“文件名”框中输入要打开的文档的位置及文件名。文件类型可采用系统缺省的“所有Word文档”。若要打开其他类型文件，可单击“所有Word文档”右侧下拉箭头进行选择。

③单击“打开”按钮。在“打开”对话框中打开文档的一种快速方法是：先在“打开”对话框左侧窗格中指定要打开文档所在文件夹的位置，然后在文件列表框（中间部分）中查找所需的文件，找到后双击该文件图标即可。

2.使用“文件”按钮中“最近所用文件”选项来打开最近使用过的文档

在“文件”菜单按钮下拉列表中的“最近所用文件”选项中，随时保存着最近使用过的若干个文档名称，如图3-6所示。用户可以从这个文档名列表中选择要打开的文档。操作方法是：单击“文件”按钮中的“最近所用文件”选项，即可见到最近使用过的若干文档名，再单击所需打开的文档名即可。如果所要打开的文档不在文档名列表中，则必须执行“打开”命令打开文档。

图3-6　“最近所用文件”列表框

文档被打开后，其内容将显示在Word窗口的编辑区中，供用户进行编辑、排版、打印等。

在Word中允许先后打开多个文档，使其同时处于打开状态。凡是打开的文档，其文档按钮都会放在桌面的任务栏上，用户可单击文档按钮来切换当前文档。