Word邮件合并：实现高效合并邮件

Word的邮件合并包括以下知识点：

·主文档的创建要点；

·邮件合并的6 个步骤；

·数据源的选择方法；

·小数位数的设置方法。通过编辑实现如图3.29 所示样文来学习相关知识点。

1）创建主文档

以“居民燃气缴费通知单.docx”为文件名，将其保存至D盘“3.1.5 Word 邮件合并”文件夹中。

在空白文档中按照图3.30 创建主文档。主文档是经过特殊标记的Word 文档，它是用于创建输出文档的“蓝图”，其中包含基本的文本内容，这些文本内容在所有输出文档中都是相同的，如信件的信头、主体以及落款等。

图3.29　居民燃气缴费通知单样文

图3.30　创建主文档

2）邮件合并

利用“邮件合并分步向导”批量创建信函的操作，完成以下6 个步骤：

（1）选取文档类型

在Word 2010 的功能区中，单击“邮件”功能区“开始邮件合并”组“开始邮件合并”命令，在下拉菜单中选择“邮件合并分步向导”，选择文档类型“信函”。

（2）选择开始文档

单击“下一步：正在启用文档”超链接，选中“使用当前文档”单选按钮，以当前文档作为邮件合并的主文档。

（3）选取收件人

单击“下一步：选取收件人”超链接，选中“使用现有列表”单选按钮，单击“浏览”超链接。

①选取数据源：打开“选取数据源”对话框，选择保存客户资料的Excel 工作表“邮件合并-数据表.xlsx”文件，然后单击“打开”按钮。

②选择工作表：打开“选择表格”对话框，选择“Sheet1”，单击“确定”按钮。

（4）撰写信函(www.xing528.com)

①插入域：单击“邮件”功能区“编写和插入域”组中“插入合并域”命令，依次将相应域插入对应位置。插入完所需的域后，单击“关闭”按钮，关闭“插入合并域”对话框。文档中的相应位置就会出现已插入的域标记，如图3.31 所示。

图3.31　为缴费通知单插入域标记效果

②设置2 位小数：选中图3.31 中域“备款金额”，单击右键选择“切换域代码”，在显示的域代码后面添加“＼＃“0.00””，如图3.32 所示，再次选中备款金额“域代码”，单击右键选择“更新域”可实现备款金额保留2 位小数。

图3.32　备款金额保留2 位小数的“域代码”设置

③同页显示多条记录：单击“邮件”功能区“编写和插入域”组中“规则”命令，在下拉菜单中选择“下一条记录”，再将图3.31 复制粘贴，可实现一页纸生成多户缴费通知单。

（5）预览信函

在“邮件合并”任务窗格中，单击“下一步：预览信函”超链接。

（6）完成合并

预览并处理输出文档后，单击“下一步：完成合并”超链接，在“合并”选项区域中，用户可以根据实际需要选择单击“打印”或“编辑单个信函”超链接，进行合并工作。

打开“合并到新文档”对话框，在“合并记录”选项区域中，选中“全部”单选按钮，如图3.33 所示，然后单击“确定”按钮。

Word 会将数据源中存储的相应信息自动添加到缴费通知单正文中，并合并生成一个新文档，至此30 户居民燃气缴费通知单一次性完成。

图3.33　合并到新文档

3）文档的保存与关闭

单击“文件”功能区下的“保存”命令，在弹出的“另存为”对话框中选择保存到D盘，文件名中为“3.1.5 居民燃气缴费通知单.docx”，文件类型选择Word 文档（*.docx），关闭文档。