服务人员拨打电话的基本礼仪分为以下几个方面。
（一）通话准备
在拨打电话之前，通话双方，尤其是先拨打电话的一方，通常要进行必要的准备。具体如下。
1.备好电话号码
在有条件的情况下，拨打电话之前，必须正确无误地预备或查找好对方的电话号码；必要时，还可同时准备好联络对方的其他有效方式，如移动电话、传真机号码，或者对方其他的几个电话号码，以备在难以拨通头一个电话号码时使用。
2.备好通话内容
在联络服务对象之前，大凡重要的电话通话，都应当提前对通话内容有所准备，在进行重要的电话通话之前，最好是备好一份通话提纲。这样在正式通话之中，既可以节约时间与费用，又可以抓住重点，条理分明，不易遗漏。
3.选好拨打时间
酒店服务人员在拨打电话给他人时，所选择的拨打时间，首先应当方便对方，而不允许利己不利人。在一般情况下，拨打给他人的电话，不宜选择过早、过晚或私人休息的时间；节日、假日、午休或用餐时间，通常均不宜选择；打电话去偏远地区或国外时，还应当考虑时差等因素。
4.考虑通话的地点
因公进行电话通话前，对于通话的具体地点也应有所斟酌。除了要兼顾现有条件之外，还应当在选择通话地点时做出考虑：电话的主要功能能否满足通话的基本要求；通话内容是否具有保密性，需要保守业务秘密的电话一般不宜在大庭广众之下拨打；不宜利用酒店电话去拨打私人电话。
5.考虑等待时间
在拨通电话之后，一定要以适当长度的时间恭候在电话机前，以等待对方的回应。特别是叫人回电话后，至少在一刻钟之内，是不宜贸然离去的。
6.准备好记录用具
有时酒店员工可能需要将外来的电话全部或部分地记录在案，作为转达之用，为此应准备好记录用具。记录电话一般有三种方法：一是进行簿记；二是进行板书；三是进行录音。不论具体采用何种记录电话的方法，都应当将必要的工具，如笔、纸、记事板、录音带等，提前一一备好。
（二）拨打程序
（1）预先将电话内容整理好，以免临时记忆而浪费时间。
（2）向对方拨出电话后，致以简单问候。
（3）作自我介绍。
（4）使用敬语，说明要找通话人的姓名或委托对方传呼要找的人。
（5）确定对方为要找的人，并致以简单的问候。
（6）按事先的准备逐条简述电话内容。
（7）确定对方是否明白或是否记录清楚。(www.xing528.com)
（8）致谢语、再见语。
（9）等对方放下电话后，自己再轻轻放下。
（三）通话礼仪
员工在通话时应以礼待人，要求其不论是在拨打电话时还是在接听电话时，都要对自己的声音与情绪进行有意识的调控，并掌握以下礼仪。
（1）要力求使对方听清楚自己的声音。
（2）咬字准确。通话之时如果咬字不准、含含糊糊，自然难以让人听清、听懂。
（3）音量调控适当。在正常情况下，通话时的音量以对方听得清楚而又感觉舒适为宜。
（4）速度要适中。与面对面的交谈相比，通电话时讲话的速度应适当放慢，不然就可能产生重音，而且还会令人厌烦。
（5）使用的语句要力求简练、短小。语句简练可以节省双方的时间，也有助于声音清晰度的提高。
（6）通话时应站好或坐好，不要随意在通话时走动，或是兼做其他事情；握电话的正确姿势，是双手将其轻轻握好，听筒一端靠近耳部约一厘米处，话筒一端则距离口部有一厘米左右的间隔；若电话话筒与自己的间距不当，也会使声音不够清楚。
（7）态度平和。态度平和主要是要求平等待人，以便更好地为客人服务。与他人进行通话，不论熟悉与否、关系如何，服务人员都要以尊重友好的态度去对待对方，既不要妄自尊大、盛气凌人，也不要低三下四、曲意逢迎。
（8）保持冷静。在工作岗位上与任何人通话时，服务人员都要保持冷静的头脑，注意自己的态度。在任何情况下，都不允许在通话中乱发脾气，训斥他人，甚至恶语相加；在通话中发牢骚、说气话、讽刺或挖苦人，也是不允许的。
（9）不忘职责。服务人员在工作岗位上打电话时，要牢记接打电话是工作。该打的电话不打，该接的电话不接，该转的电话不转，随意中断通话，或者在通话过程中保持沉默、不理不睬，都是一种失职的行为。
（10）行事机敏。服务人员通话要见机行事，在拨打电话时亦应注意对方的反应。倘若感到对方反应不够及时或积极，可询问一下对方此刻通话是否方便。必要时，可等一会儿再打。
（11）拨错号时要及时道歉，万一因为误记、误拨等原因而将电话打错了地方，在得到确认以后，一定要主动向对方赔礼道歉。
（12）通话时间要有所限制。一般来讲，每次通话的具体时间，以五分钟内为宜。
（13）依照惯例，终止通话，应由拨打电话的一方去做。在挂断电话前，服务人员应先向通话对象暗示此意，然后再轻轻将电话放下。挂断电话时，切勿一言不发，随手猛掷，或者在对方意犹未尽之时自作主张地戛然而止。
（14）当电话铃声响起之后，服务人员应在铃响三次左右时及时接听。在通话中如请对方稍等，不宜长于一分钟。
（15）接听外部打进来的电话时，切勿表现得漫不经心。当通话无故中断后，接听的一方应立即拨打电话给原拨打电话的一方，并说明电话中断系线路原因所致。
（16）碰上错打进来的电话，服务人员不可因此而对对方大发脾气。有可能时，不妨协助对方核实或查找一下对方所要拨打的电话号码。
（17）因故不能接听他人的电话时，须先向对方道歉并讲明原因，然后再在双方约定的时间里，主动而准时地打电话给对方。请对方过一会儿再打进来的做法，未必适当。
（18）若在通话时无意将其继续下去，一般不宜直言相告。一个巧妙的方法是告诉对方有客人到访，需为其提供服务，或者又有一个电话打了进来，因为碰上此类情况时，再继续与人通话是失礼的。万不得已打算这么做时，别忘记向通话对象道歉，并告诉对方，希望以后有机会再继续畅叙。
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