对国内一些单位打电话时的不良印象如下。
（1）声音无精打采。
（2）打电话的一方不知道自己打去的单位是否正确。
（3）接电话的人缺乏基本的技巧。
（4）不够热情。去电者难以留下对该单位的良好印象。
那么，如何正确地使用电话，树立公司的良好形象呢？
（1）首先问候对方并说出单位的名称。
（2）要遵循“响铃不过三”的原则（这个原则反映了公司的效率问题）。
上班时间把电话打到公司，如果铃声响了很久，对方仍然迟迟不接，谁都会沮丧、不耐烦，往往会对该公司产生不满。电话铃声响一次大约时间为三秒，响十次就是三十秒，即使是时间很短暂，可对打电话的人来说往往感觉很漫长。所以，为了避免给打电话的人留下不良印象，电话铃响两声就应该马上接听。
（3）一定要用敬语，要真诚，彬彬有礼和乐于助人。如果来电者要找的人不在，这时候接电话者应当间接地转告理由：“很抱歉，马局长正在开会，大约11点可以结束。到时您再来电话好吗？”对方这时候如果有留言，应当认真倾听，仔细记录并告知对方：“请放心，我一定转告。”最好再把自己的姓名、职务告诉对方，表示负责任。无论多忙，无论心境如何，接电话时一定要真诚，彬彬有礼，让对方感到自然、愉悦。
（4）专心致志地接听电话。有很多时候，因为我们认为打电话互相看不到对方，所以接听电话时，不是把话筒夹在脖子下面来回走动，就是趴着、仰着、坐在桌角上，或者跷二郎腿，嘴里含着铅笔或叼着香烟。实际上，这些动作是在接听电话时最忌讳的。电话联系虽然不能直接见面，但是通过声音却可以理解对方的意图、性格、情绪、表情，甚至对方的风度等。只要你与对方通话，对方就一定在脑子里呈现你的形象。
（5）养成做电话记录的习惯。业务电话常常谈的是重要的通知、信息，如果没有记录或记录有误，就可能会对企业或个人造成损失，所以应该养成做电话记录的习惯。电话记录内容大致包括：来电人的单位、姓名、职务、电话、来电时间、电话内容等。有很多单位设计有专门的电话记录单，用起来很方便。一般情况下，记录完毕后，要将电话内容向对方复述一遍，以免出错。(www.xing528.com)
（6）如何挂断电话。向对方说“谢谢”并用愉悦的声音向对方说“再见”，别重重地放下电话听筒，要让对方先挂电话。
（7）打电话时间：早9点—晚9点，一般通话不宜超过3分钟（简明扼要）。
电话禁忌语：
“这不关我的事！”
“我不清楚！”
“你有完没完？”“这都不明白？”
“不可能，我不能告诉你！”
“我就这样！”
“不用问了，你接着说。”
“没有这种事。”
“你自己查清楚再说”。
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