企业文档管理与协作系统，云计算与大数据应用研究成果

企业有许多文件，如人事文件、公司资质文件、申请文件、宣传文件、技术文件、客户信息、微博内容等。企业需要一个基于云的文档协作和管理平台。在这个平台上，各部门和员工共同完成和审查一份文件。该公司的文档集中在一个易于查询和使用的单一平台上。随着员工离开，公司信息不再丢失。

每个企业都可以根据自己的要求自由地定义各种文档的格式。例如，汽车保险公司定义了一个保险单文档类：有15个基本描述属性、任何被保险人车辆记录、任何被保险人记录、任何保险文档信息（文件）等等。被保险人的车辆记录和被保险人的驾驶记录具有各自的多重属性。这是树结构。当新的保险单进来时，输入基本信息，指定被保险人和保险人，并输入原始的保险文件。每年更新保险时，更新属性记录（如保险金额）并导入新的保险文档。

使用一段时间后，企业根据业务需要添加多个新属性（如模型）或将属性的长度（例如策略号从7位增加到9位），或者添加子节点（例如任何驱动程序的违规记录），或者将属性更改为可空属性（例如电话号码），诸如此类。

企业文档管理与协作平台可以实现多维分类。例如，定义索赔文件夹类，并将索赔表、事故记录文档类、索赔报告等与索赔文件夹类关联。然后，在这个文件夹中，可以访问每项索赔的所有材料，如索赔表、索赔的事故记录、索赔结算报告等。这实现了一个单一的输入，多维分类。当文档进入系统时，系统会根据相关文件夹自动对其进行分类。例如，当索赔表进入系统时，系统会自动将其放入“索赔”文件夹中。当系统导入索赔表或索赔报告时，理赔文件夹将自动检索这些文档。

企业也可以自己定义多个文档处理过程。在定义处理过程时，可以为多个分支定义条件点［例如，对于500美元以上的索赔，将它们发送到大型索赔处理部门；否则，将其发送到一般索赔处理部门，发送到并行处理点（例如，同时将索赔发送到两个部门进行审查），等等。所有类别的人员在自己授权的部门处理文件。这消除了考虑分发或查找文档的需要，提高了工作效率，并消除了工作流各步骤之间的时间延迟。还可以定义每个部门要处理的文档的最大数量。一旦超过这个数字，系统就可以自动生成提醒（E）。通过向部门经理发送电子邮件提醒部门］，还可以定义每个部门必须在收到文件后的特定时间内完成处理，否则就可以确定哪些文件过期了。

企业还可以为每种类型的文档设置版本控制。例如，可以拥有最多10个版本的相同策略。每当工作人员更改同一策略（包括修改财产和导入新策略）时，系统会自动将当前版本存储为旧版本。可以查看旧版本，修改旧版本并生成最新版本，或者限制用户仅在最新版本上工作的能力。

企业文档管理与协作平台也实现了协同工作。不同的人可以使用相同的一批文档。需要修改文档的人员在文档被修改之前暂时锁定它，修改后将其解锁。需要浏览文档的人可以浏览修改后的文档，直到新文档被保存为止。在同一批文档上工作的人可以知道是谁在修改文档。授权人员（如部门经理）可以将同一批不同的文件分配给不同的工作人员。授权人员可以强制解锁文件。(www.xing528.com)

企业可以在不同的文档类上设置不同的归档时间，从而允许系统将文档自动归档到不同的归档设备。例如，将一年或一年以上的所有索赔记录到一个缓慢的设备或磁带/磁盘上。通过在文档类上设置不同级别的监视，系统可以记录整个文档的生命周期：何时和何地在不同部门中输入、分发和处理文档，修改文档，并最终归档或删除文档。

为了保护原始文档，保证原始文档不被更改，企业文档管理与协作系统提供了原始文档的注释功能。不同的工作人员在文件上注明说明。这是一个附加的注释文档。此注释文档保留原始文档上的注释。工作人员只能将解决方案附加到文件中，不能更改保存的注释或原始文档。

在企业文档管理与协作系统中，本系统中的所有文档都以内部名称保存。避免恶意用户按文件名查找文件。对于机密文件，系统提供向外加密和解密接口。加密和解密程序可以由用户自己提供。

企业文档管理和协作系统提供了大量预定义的权限和角色。通过定义单个角色或使用系统预定义的角色，管理员可以为不同的用户分配不同的角色来管理用户的文档访问和操作权限。企业还可以定义访问控制表，以指定哪些用户或组对何种类型的文档具有什么样的权限。不同的访问控制表可以与不同的文档类相关联。例如，索赔代理可以输入、更新、查询和删除索赔报告，各级保险代理人只能输入索赔文件，客户服务中心只能查看索赔文件。

企业文档管理与协作平台还提供了详细的系统监控。系统自动记录各种重要对象（用户、文档类等）的创建、删除和更新。系统管理员还可以在不同的文档类上启动不同的监视设置，例如监视该文档类上的所有新文档输入和更新活动。所有活动信息都记录在系统中。公司或组织的主管或系统管理员以不同的方式检查系统或某些文档上的操作。例如：用户的登录信息和用户对各种类型文档的操作。