可以利用设计视图添加计算字段、添加分组字段并对分组字段进行汇总，也可以添加排序字段和对报表各节进行需要的版面设计等。
1.添加排序字段
在利用“报表向导”创建报表时，至多可以选择4个字段排序，而在报表设计中，可以设置超过4个字段的排序。排序分为升序和降序两种，升序是按由小到大顺序排，降序是按由大到小的顺序排。（数值按数值大小，字母按字母的ASCII值，汉字按拼音的字母顺序，汉字也可按笔画进行排序，若是混合排序，升序按“数字”“字母”“汉字”的顺序，降序相反）
2.添加分组字段
在报表中可以设置按照某个字段的升序或降序输出记录数据，同时还可以将记录进行分组。把有某种相互关联的记录放在同一个组中，便于对整个组进行统计和查看。
在报表设计视图中指定排序字段之后，可以通过添加组页眉和组页脚来创建组。使用“组页眉”属性可以添加或删除组页眉，使用“组页脚”属性可以添加或删除组页脚，对于作为分组形式的每个字段和表达式，可以为其设置页眉或页脚。
通常，在组开头单独的一节中使用组页眉来显示用于标识该组的数据，在组结尾单独的节中使用“组页脚”来汇总组中的数据。
“分组形式”属性显示的设置取决于作为分组形式的字段的字符类型。按“文本”字段对记录分组时，“分组形式”属性设置如图6-35所示。按“日期/时间”字段对记录分组时，“分组形式”属性设置如图6-36所示，一般选择“按整个值”。
图6-35 文本类型分组形式
图6-36 日期/时间类型分组形式
3.添加计算字段
在报表设计中，可以根据需要添加数据源中没有的字段，这些字段可以根据数据源中的相关字段通过数学运算所得，通常要利用计算控件。譬如，通过出生年月可以计算年龄；通过工资可以计算平均工资等。
下面举例说明在报表设计中添加排序、分组和计算字段的应用。
例6-6 创建“例6-6学生成绩报表”，显示“学号”“姓名”“课程名称”和“成绩”，添加“备注”。备注显示“及格”或“不及格”，成绩≥60为及格，成绩<60为不及格，成绩为空时显示“缺考”；以课程名称降序显示记录。
操作步骤：
（1）打开“教学信息管理”数据库，选择“创建”选项卡→“报表”选项组→“报表设计”。
（2）同例6-5第（5）步，添加“学号”“姓名”“成绩”和“课程名称”字段到主体节。
注：在此处需先添加“成绩”字段，后添加“课程名称”，因学生表与成绩表相关，学生表与课程表没有直接的关联关系。
（3）选择上边字段的标签，执行“剪切”操作，到页面页眉节，单击右键选择“粘贴”，重新对设计视图中的各控件布局进行调整，如图6-37所示。
图6-37 调整控件布局
（4）在主体节添加文本框控件。文本框中标签写“备注”，同步骤（3），将标签剪切到页面页眉节并调整其位置。
（5）在文本框中输入“=IIf（[成绩] Is Null，"缺考"， IIf（[成绩]>=60，"及格"，"不及格"））”或者选中文本框，单击“属性表”，在弹出的属性表中选择“控件来源”，单击控件来源后面的
，弹出如图6-38所示的“表达式生成器”对话框，在表达式生成器中输入“=IIf（[成绩] Is Null，"缺考"，IIf（[成绩]>=60，"及格"，"不及格"））”。
（6）单击“报表设计工具”→“设计”→“分组和排序”，如图6-39所示。
图6-38 表达式生成器
图6-39 添加分组与排序字段
在报表主体节下面出现分组与排序界面，如图6-40所示。
图6-40 添加的排序与分组字段
（7）单击“添加排序”，弹出如图6-41所示报表中供排序的字段列表。
（8）选择排序字段“课程名称”，单击“升序”后的下拉列表框，选择“降序”，如图6-42所示。
图6-41 报表中的字段
图6-42 选择指定字段的排序方式
（9）切换到“报表视图”，查看结果，部分结果如图6-43所示。(www.xing528.com)
图6-43 报表的部分结果
（10）保存报表为“例6-6学生成绩报表”。
例6-7 创建“例6-7班级课程平均分报表”，以班级和课程分组，显示各班各门课程的平均分，并显示学生的成绩明细信息，平均分保留2位小数，在页面页脚设置“共几页，第几页”的页码格式。
操作步骤：
（1）打开“教学信息管理”数据库，选择“创建”选项卡→“报表”选项组→“报表设计”。
（2）打开报表设计界面，单击“属性表”，在选择内容的下拉列表框中选择“报表”，如图6-44所示。
图6-44 打开报表“属性表”对话框
（3）单击“数据”记录源后面的
，打开查询设计器，创建报表的数据源，如图6-45所示。
图6-45 创建报表的数据源
（4）单击“查询工具”→“设计”→“关闭”，弹出如图6-46所示的对话框。
图6-46 SQL查询对话框
（5）单击“是”，关闭SQL查询对话框，返回到报表属性设计，数据源中显示Select语句创建的查询。
（6）单击“报表设计工具”→“设计”→“工具”→“添加现有字段”，弹出“可用于此视图的字段”，以及步骤（3）创建的查询中的字段。
（7）选择“学号”“姓名”和“成绩”字段，添加到报表的主体节，调整各控件布局。同例6-6步骤（3），将各控件标签放在页面页眉节。
（8）单击“报表设计工具”→“设计”→“分组和排序”，弹出如图6-42所示的添加组和排序字段界面。
（9）单击“添加组”，弹出类似图6-41所示的字段列表，选择“班级名称”字段后报表中自动添加“班级名称页眉”节。
（10）从字段列表中将“班级名称”字段拖到“班级名称页眉”节，
（11）按例6-6的第（7）步，设置按照“班级名称”降序排列记录。
（12）同理添加“课程名称页眉”节。
（13）单击“分组、排序和汇总”的“分组形式 课程名称”，在弹出的选项里单击“更多”，进一步展开各选项，如图6-47所示，单击“有页脚节”，即可添加“课程名称页脚”节。
图6-47 添加组页脚节
（14）在“课程名称页脚节”添加文本框控件，文本框自带标签的标题改为“平均成绩”（可直接在标签里输入，也可以选中标签更改标签的标题属性）；在文本框中输入“=Round（Avg （[成绩]），2）”，如图6-48所示。（用Avg函数计算出平均分，用Round函数设置小数位数）
图6-48 计算平均分
（15）在报表的“页面页脚”节，单击“报表设计工具”→“设计”→“页眉/页脚”→“页码”，弹出如图6-49所示的对话框，对页码进行设置，设置完毕后单击“确定”，返回窗体设计视图。
（16）调整报表中各节及各控件的位置，设计视图的结果如图6-50所示。
图6-49 页码设置
图6-50 报表的设计视图
（17）切换到“打印预览”视图查看结果，如图6-51所示。
图6-51 报表部分预览结果
（18）保存报表为“例6-7 班级课程平均分报表”。
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