使用数据表视图创建表

Access 2016默认创建表的方式就是通过“数据表视图”创建表，步骤如下：

（1）创建表：打开Access 2016数据库，单击“创建”选项卡，单击“表”选项组中的“表”按钮，即可创建默认名为“表1”的数据表。

（2）添加字段：添加字段的方法在此介绍两种。

① 单击“单击以添加”后的下拉列表选择字段类型即可添加一个新的字段。

② 单击“表格工具”→“字段”→“添加和删除”中选择需要的字段类型。

（3）更改字段名：

① 在默认字段名上右击，弹出快捷菜单，选择“重命名字段”，输入正确的字段名。 ② 在默认字段名上双击，当字段名处于编辑状态时输入正确的字段名

（4）更改主键：更改ID字段名（ID字段为默认主键）。

（5）添加数据：若要添加数据，从第一个单元格开始输入数据。

（6）更改表名：数据输入完毕，在“表1”所在位置右击弹出快捷菜单，选择“保存”，输入表的名称，点击“确定”按钮，保存表格。

例3-1　利用“数据表视图”创建如表3-2所示的“班级表”。

表3-2　“班级表”结构

步骤如下：

（1）打开例2-5创建的“教学信息管理管理”空数据库，单击“创建”选项卡下的“表”命令，默认创建了“表1”，并自动创建了“ID”字段，如图3-1所示。

图3-1　利用表创建表

（2）更改主键为班级编号：默认创建了ID主键字段，根据实际，班级编号作为主键，需要将ID字段更名为班级编号，在ID上单击鼠标右键弹出快捷菜单，在弹出的快捷菜单中单击“重命名字段”，输入班级编号，ID字段改为班级编号，如图3-2所示。

（3）单击图3-2中“单击以添加”的下拉菜单，如图3-3所示。根据表3-1结构设置，班级名称设置为短文本字段类型，所以单击短文本，即出现如图3-4所示的“字段1”，且“字段1”处于编辑状态，输入“班级名称”，即将“字段1”更名为“班级名称。”

图3-2　ID更名为班级编号

图3-3　设置班级名称字段

图3-4　编辑字段名

（4）同理设置所属专业和学院编号，自此班级表设置完毕，如图3-5所示。

图3-5　班级表结构设置

（5）更改表的名称：默认表的名称为“表1”，如图3-5所示，根据实际需要，需将“表1”更名为“班级表”。在“表1”所在的位置单击右键弹出快捷菜单，如图3-6所示。在快捷菜单中单击“保存”，弹出“另存为”对话框，如图3-7所示。(www.xing528.com)

图3-6　重命名表

图3-7　“另存为”对话框

在“表名称”下的“表1”位置输入“班级表”，单击“确定”，表名更改为班级表，如图3-8所示。

图3-8　班级表

（6）更改字段类型。

用数据表创建的表，字段类型设置好后，一般不需更改。但在此例中，ID字段需更改为班级编号。

首先需切换到表的设计视图，单击“开始”→视图→设计视图，如图3-9所示，打开班级表对设计视图，如图3-10所示。

图3-9　视图切换

图3-10　班级表的设计视图

单击班级编号的数据类型“自动编号”，弹出如图3-3所示的数据类型字段，按照题目要求单击“短文本”，

即将“自动编号”型更改为“短文本”型。

更改表结构（包括字段类型、大小等属性），需要切换到设计视图下进行更改。

（7）更改字段大小。

字段大小往往是系统给出的默认大小，譬如，短文本的字段大小默认为255，自动编号的为长整型等。这样既浪费存储空间，又不满足题目要求，所以根据实际需求，在设计视图下更改字段大小。

在“班级编号”行单击，即选中该字段，在字段大小栏根据题目要求输入“10”，如图3-11所示。

图3-11　设置字段大小

同理设置班级名称字段大小为“20”，所属专业为“20”，学院编号为“10”。

（8）切换到数据表视图，向“班级表”中输入如图3-12所示的数据。

（9）保存表。单击“快速访问工具栏”上的“”按钮，保存工作表。

说明：利用表创建表中，最后一个字段名为“单击以添加”，当用户不需要该字段时，不用更改其字段类型，此为默认字段名。利用表创建的数据表，需要在设计视图中进一步进行详细设置，因为此处只是对表进行了简单的设置，比如虽设置了短文本型但未指定短文本的大小，均采用数值默认的大小，默认短文本为255个字符，所以要在设计视图中对表进行完善。

图3-12　班级表中数据