项目成本预算是将项目成本估算分配到项目各项具体工作上,以确定项目各项工作的成本定额,制定项目成本控制标准,规定项目以外成本的划分和使用规则的过程。项目成本预算具有以下特征:
·计划性:成本估算的总费用将尽量精确的分配到工作分解结构的每一个组成部分,工作分解的每一个组成部分都有确定的预算;
·约束性:预算分配的结果并不反映具体工作负责人的利益诉求,从而表现为一种约束;
·控制性:项目预算所反映的是一种成本控制机制,任何活动原则上都只能在其预算范围内开展。
在编制预算的时候,项目成本预算要与项目目标(包括质量目标和进度目标)相联系,预算的总额总是小于或等于成本估算总额的(这种情况是正常的,因为估算的误差是客观存在的,而且这种误差总是正误差,因此在批准估算的时候,金额总是会被缩减),因此成本预算还是要基于项目的实际需求,应该是切实可行并具有一定的弹性。
成本预算的工作基础包括:工作分解结构、项目进度计划、项目管理计划以及项目成本估算,成本预算的步骤如下:
①将成本分摊到工作分解结构的每个工作任务,所有工作任务的成本总额不能超过总成本;
②将每个工作任务的成本再分配到工作任务所包含的各项活动,所有活动的成本总额不能超过工作任务的成本;
③确定各项成本预算支出的时间计划,制订成本预算计划。(www.xing528.com)
一般情况下,项目总成本预算是由三部分构成:直接成本预算、间接成本预算和风险准备金。其中,风险准备金是为整个项目服务的,在预算的时候并不直接分配到具体的工作任务;间接成本与直接成本直接存在一定的比率关系,在预算的时候可以选择不分配,这样做的好处是避免在成本控制的时候还需要再次扣减间接成本,所以真正在预算中分配给各个工作任务的是直接成本预算。
风险准备金(也可以叫作预算储备)可以分为应急储备和管理储备两部分。其中,应急储备是为规划但可能发生的变更提供的补贴,这些变更是由风险登记册中所列的已知风险引起的;管理储备是为规划的范围变更和成本变更预留的预算,项目经理在使用管理储备前,可能需要获得批准。管理储备不是项目成本基准的一部分,但包含在项目总预算当中,同时不纳入净值计算。
通过成本预算可以建立成本基准计划,成本基准计划是按时间安排的成本支出计划,是用来度量和监控项目费用的基准,可以用表格表示,也可以用S曲线表示,用S曲线表示时费用是累进表示的(图8-10)。
(a)项目每周预算分摊与预算累计表
图8-10 成本预算分配
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