电子邮件与Telnet和FTP服务不同，不是一种“终端到终端”的服务，而是使用“存储-转发式”的机制，是一种异步通信方式。通过存储转发可进行非实时的通信，即信件发送者可随时随地发送邮件，并无需接收者实时同步在场，等候邮件的到达。实际上，电子邮件发送并存储到对方的电子邮箱中，由接收者在需要或方便时读取信件，因此电子邮件不受时空限制。
电邮系统体现通信技术和计算机技术的结合，它的基本工作原理是在通信网上设立“电子信箱系统”，实际上为一个计算机系统，常称做邮件服务器（Mail Server）。邮件服务器24小时连接网络，在服务器存储系统中为用户分配一定的存储空间，作为用户的“邮箱”（Mailbox）。邮箱实际上是文件管理系统支持的一个实体，存放所收信件、编辑信件及信件存档。
每个用户都可拥有属于自己的电子邮箱，通过用户名和密码注册与登录，进行发信、收信、编辑、转发和存储等各种操作。电邮通信是在邮箱之间进行。用户开启个人邮箱，将需要发送的邮件发到对方信箱中，邮件在邮箱之间进行传递与交换，或与另一电邮系统进行传递和交换，接收方在收信时，使用特定的账号从邮箱中将邮件提取出来。
1.ISO/OSI的电子邮件系统
ISO/OSI的电子邮件协议称做MOTIS（Message-Oriented Text Interchange Systems，面向消息的文本交换系统）。这里消息是指高度结构化的电子邮件，文本类似于文本文件的概念，MOTIS只处理文本格式的电子邮件，文本交换相当于文件传输。图11-1所示为系统模型。
图11-1 MOTIS电子邮件系统的模型
MOTIS电邮系统分两部分：用户代理UA（User Agent）和信息传输代理MTA（Message Transfer Agent）。UA为用户提供良好的操作界面，并负责生成与处理消息，MTA主要负责消息传输，即所谓的“电子邮局”。电邮系统具体实现时，UA一般在个人计算机内，MTA一般位于邮件服务器。在许多MTA上，都有一个消息库（Message Store，MS）的设施，MS为每一用户开设一个电子邮箱，收到的消息可存放在邮箱中，直到用户登录后处理它们。由于MS的存在，电子邮件系统允许发送任意长度的电文，并允许通信的对方非实时在场，甚至允许通信对方UA所在主机不必随时处于联机状态。
MOTIS电子邮件传输为存储-转发型，其中MTA扮演了网关的角色，邮件经此逐个发送出去，MTA就可退出，而不必关心邮件的整个传输过程。
2.TCP/IP的电子邮件系统
TCP/IP的电子邮件系统在概念上也分为用户界面和邮件传输两部分，但邮件传输部分并未独立出来，形成一个类似MOTIS中MTA的组件。这是因为TCP/IP自始至终坚持端到端的原则，TCP/IP电邮系统也采用端到端的传输方式，因而不需要引入像MTA一样负责存储转发的组件。端到端方式中，虽初始主机要参与邮件传输的全过程，但因TCP/IP下层协议的简洁性，其效率反比存储转发方式要高。(www.xing528.com)
TCP/IP电邮系统的优点为，即使接收方主机暂时无法访问（如未开机、故障、不能建立网络连接等），发送者也可把消息发送出去。这在TCP/IP中称延迟传递（delayed delivery），TCP/IP中采用spooling（假脱机）缓冲技术解决该问题，将用户收发邮件与实际的邮件传输区别开，这种划分实际是UA和MTA划分的原型，其原理如图11-2所示。
图11-2 采用spooling技术的电子邮件系统
其中，用户界面相当于UA，客户端和服务器相当于MTA，用于发送邮件的spool区和接收邮件的邮箱相当于MS，起缓冲作用。
用户发送邮件时，首先利用用户界面生成邮件，然后把它传到发送邮件的spool区（相当于消息从UA到MS），之后的发送过程用户都不必关心，只需等待发送结果的报告即可。负责发送邮件的客户端（相当于MTA发送部分）为一后台进程，只要一发现发送缓冲区有邮件待发，就立即将其取出，并把接收方邮件域名映射成IP地址，然后请求与对方服务器（相当于MTA接收部分）建立TCP连接。若连接成功，便发送邮件，对方服务器将接收到的邮件存放在接收邮件的邮箱（相当于MS）中，发送完成后，客户端将相应邮件从发送缓冲区中删除；假如连接不成功，客户端记下发送时间，客户端进程周期性地检查发送缓冲区，每当发现未发邮件，或用户传来一新邮件，立即发送，当发现某邮件长时间（如有些系统将该时间设置为数天）都发不出去，客户端会将它返回给邮件发送者。
3.电子邮件地址的格式
电邮地址（E-mail Address）。用来标识电子邮件用户，每个地址对应一电子邮箱，具唯一性。邮件服务器根据电邮地址，将邮件传送至用户邮箱中，若地址不正确将无法收到邮件。
电子邮件地址的一般格式：username@domain-name
其中，domain-name电子邮件服务器的域名，username是在该服务器上注册的用户名，即用户的电子邮箱名称，两者间用符号@（读音at）隔开。webmaster@mail.163.com，是电邮地址的一个实例，@左边webmaster为用户邮箱名，@右边mail.163.com表明该电子邮件服务器是在163网站，属商业机构（.com），
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