快速安全地创建和修改表结构

1.实验目的

熟练掌握创建表的各种方法，包括表结构的定义、修改以及表数据的输入和编辑。

2.实验内容

（1）创建空白数据库“教学管理”。

（2）在数据表视图中，为“教学管理”数据库创建表对象“学院”。

（3）在设计视图中，创建表对象“班级”。

（4）在设计视图中，创建表对象“教师”。要求将“性别”的默认值设置为“男”；“参加工作时间”以长日期的格式显示，输入格式设置为“9999/99/99”，当日期误输入未来时间时，有相关提示信息；“婚否”的格式为“是/否”；“学院编号”字段的标题设置为“所属学院”。

（5）创建查阅字段列。为“教师”表的“职称”字段创建值列表查阅字段列，查阅值包含“教授、副教授、讲师、助教”。为“教师”表的“学院编号”字段创建来自“学院”表的“学院编号”、“学院名称”查阅字段列。

（6）添加、删除字段。创建表对象“课程”和“授课”。然后修改表结构，删除“课程”表中的字段“课程类别”；为“授课”表添加字段“授课地点”和“授课时间”。

（7）创建表对象“学生”和“成绩”。要求“学生”表中的“个人简历”字段为附件类型，可以添加图片、文字型等文件。“成绩”表中的“总评成绩”字段为计算类型，总评成绩=平时成绩×30%+期末成绩×70%。

3.思路分析

（1）创建空白数据库适用于创建比较复杂的数据库，创建了空白数据库，只建立了数据库的外壳，数据库中还没有对象和数据。

（2）“数据表视图”提供了一种创建表的直观方法。创建一个新的空数据库或在现有的数据库中创建一个新表时，都会在“数据表视图”中打开一个新表。可通过单击空白字段标题，选择数据类型并输入字段名称，然后在“字段/表”选项卡中设置字段相关属性，建立表结构。但还需要在“设计视图”中对表结构进行修改完善。

（3）运用“设计视图”建立表结构，然后在“数据表视图”中输入数据，这是一种最灵活、最常用的方法，要求熟练掌握。表的“设计视图”窗口分为上、下两部分。上半部分用于设置字段的名称、数据类型和说明信息，下半部分用于设置字段的其他属性。

（4）进一步定义字段的常规属性，这些属性的设置使用户在使用数据库时更加安全、方便和可靠。

（5）查阅字段数值的来源有两种：来自表、查询中的数值和来自所创建值列表的数值。设置查阅属性后，录入数据时就可以直接从数据列表中选择数据，这样既加快了数据输入的速度又保证了输入数据的正确性。“查阅向导”不属于数据类型。

（6）在创建表之后，有时需要修改表结构，在“设计视图”和“数据表视图”中都可添加和删除字段。

（7）使用附件数据类型，可以在一个字段中存储多个数据类型不同的文件（Word、演示文稿和图像等）。使用计算数据类型可以使原本必须通过查询完成的计算任务，在数据表中就可以完成。

4.操作提示

（1）略。

（2）通过“数据表视图”创建“学院”表。结构定义参照表3-1。

表3-1 “学院”表的结构

1）建好“教学管理”数据库后，系统自动生成“表1”，并处于“数据表视图”窗口。

2）选中ID字段列，在“字段”选项卡下的“属性”选项组中，单击“名称和标题”按钮，在“名称”文本框中，输入“学院编号”。

提示：“标题”属性值用于在数据表视图、窗体和报表中替换字段名，但并不改变表中的字段名，不设置时，默认显示字段名，如图3-1所示。

3）在“格式”选项组中，设置数据类型为“文本”。在“属性”选项组中，设置字段大小为20。在“字段验证”选项组中，设置“必需”和“唯一”。

提示：新表包含一个ID字段，这是表的主键，值是唯一的，不能重复，无需再另设主键。默认数据类型为“自动编号”，需要更改主键时只能在“设计视图”下修改。

4）单击“单击以添加”设置数据类型，依次添加“学院名称”等其他字段，并设置相关属性。

图3-1 数据视图中设置字段名称窗口

5）将表命名为“学院”，切换到“设计视图”窗口，对表的结构进行完善。

（3）通过“设计视图”创建“班级”表。结构定义参照表3-2。

表3-2 “班级”表的结构

1）选择“创建”选项卡，单击“表”选项组中的“表设计”按钮，进入表的“设计视图”窗口。

2）参照表3-2添加字段。先输入字段名称，在其右侧选择相应的数据类型，在下方的常规属性中设置字段大小等。“不允许空”的字段在常规属性中，“必需”为“是”，“允许空字符串”为“否”。

3）将“班级编号”字段设置为主键。单击“班级编号”，字段处于选中状态，单击“设计”选项卡“工具”选项组中的“主键”按钮，或者单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中，单击“主键”按钮。设置完成后，“班级编号”的字段选定器上出现钥匙图形。

4）设计完成后，命名为“班级”，如图3-2所示。

（4）通过“设计视图”创建“教师”表。建立表结构时，既要满足表3-3中的定义，又要满足实验内容中提出的要求。

1）创建一个新表，在“设计视图”下，参照表3-3，定义“教师”表结构。(www.xing528.com)

图3-2 表的设计视图

表3-3 “教师”表的结构

2）按照实验内容要求进一步设置常规属性。例如，“参加工作时间”字段的属性设置如下。单击该字段左侧的字段选定器，呈现灰色标记，然后单击“常规”选项卡中“格式”右侧的空白区域后，单击右侧出现的下拉箭头，在弹出的格式列表框中选择“长日期”，在“输入掩码”文本框中输入“9999/99/99”，在“有效性规则”文本框中输入“＜date（）”，设置“有效性文本”为“参加工作时间不应为将来时间，请重新输入！”，如图3-3所示，其他属性的设置操作步骤略。

3）保存表名为“教师”。下面设置字段的查阅属性。

（5）在“教师”表的“设计视图”下，设置“职称”和“学院编号”的查阅字段列。

图3-3 字段的属性设置

1）打开“教师”表的“设计视图”窗口，选中“职称”字段，单击“数据类型”右侧的下拉箭头，打开列表，单击“查阅向导”，弹出“查阅向导”对话框。

2）在对话框中，选中“自行键入所需的值”，然后单击“下一步”按钮。在打开的对话框中，依次在列表中输入“教授”、“副教授”、“讲师”和“助教”，如图3-4所示，然后单击“下一步”按钮，选择默认值，不允许多值，完成值列表的查询字段列设置。

3）选中“学院编号”字段，打开“查阅向导”对话框。选中“使用查询字段获取其他表或查询中的值”，然后单击“下一步”按钮，选择“学院”表为查阅字段提供数值，单击“下一步”按钮。

4）在列出的“学院”表的字段中，选择“学院编号”和“学院名称”为选定字段，单击“下一步”按钮，如图3-5所示。调整排序次序和列表的宽度，不选择“隐藏键列”，不允许多值，完成设置。

图3-4 设置查阅列表值对话框

图3-5 设置查阅字段对话框

5）在“教师”表的“设计视图”下，切换到下方的“查阅”选项卡，观察“职称”和“学院编号”字段的查询属性设置。

（6）参照表3-4、表3-5，分别创建“课程”表和“授课”表，然后按实验要求，添加和删除相应字段。

表3-4 “课程”表的结构

表3-5 “授课”表的结构

1）在“数据表视图”和“设计视图”下创建“课程”表均可。

2）创建“授课”表，在添加“课程编号”、“班级编号”和“教师编号”字段时，使用查阅向导分别从“课程”表、“班级”表和“教师”表中获取查阅值。

注意：该表主键是由多个字段组成的，按下Ctrl键选择多个字段，再设置主键。

3）将“课程”表中的“课程类别”字段删除。两种视图下都可执行删除，操作步骤略。

4）为“授课”表添加两个文本型字段“授课地点”和“授课时间”。分别在两种视图下添加，操作步骤略。

（7）学习创建和使用附件类型和计算类型的字段。

1）参照表3-6创建表“学生”，切换到“数据表视图”，在“个人简历”字段的单元格中显示回形针符号，其中“0”表示附件为空。添加附件时，双击字段附件单元格。

表3-6 “学生”表的结构

2）参照表3-7创建表“成绩”。

提示：先不添加“总评成绩”字段，结构定义好之后保存，再添加计算类型的字段，否则表达式类别中将不显示表中的字段名称。

表3-7 “成绩”表的结构

3）把“总评成绩”设置为“计算”类型，这时弹出“表达式生成器”对话框。在“表达式类别”窗格中，选择“平时成绩”和“期末成绩”字段，编辑正确的表达式，如图3-6所示。

图3-6 计算型字段的表达式生成器对话框

4）返回“设计视图”，在“表达式”中显示输入的表达式，设置“结果类型”为整型，小数位数为“1”。