旅游公共关系中开放参观的组织工作

（一）分析必要性

开放参观活动需要组织周密的准备，投入较多的人力、物力和财力。所以组织应首先对必要性和可行性进行科学的分析，要有明确的目的。只有认真分析和研究为什么要举行这次活动，要达到怎样的效果，组织是否有条件举办等问题，才能决定是否举办此次活动。

（二）明确参观活动的主题

任何一次开放参观，都应确定一个明确的主题，即想通过这次活动达到什么样的效果，给参观者留下什么样的印象。常见的主题有强调企业的优良工作环境，表明企业是社区理想的一员，会给社会和周围的公众造福等。

（三）确定参观时间

开放参观既可以常年进行，也可以定期进行。一般来说，开放参观宜安排在一些特殊的日子，如周年纪念日、逢年过节，或者大型机器开工的时间等。此外，还要注意季节、气候，如暮春、初秋的温度适宜，是理想的参观时间，太热、太冷都不宜安排参观，同时还应避免一些对有关公众更有吸引力的社会活动日期等。

（四）确定邀请对象

参观活动的邀请对象主要分为十类：社区居民、一般公众；企业团体；股东、金融舆论专家等；金融机构、新闻界团体、环境保护组织等；各级政府部门；专家学者、各界名人；高等院校师生、科研机构和文化组织；慈善组织、社会福利团体；海外客商、投资者；员工代表、员工家属。组织可根据参观活动的目的和主题选择相应的公众。

（五）拟定参观活动路线

参观活动不是一种自由、随便的活动，不能任由参观者到处乱走，要提前拟定参观路线，制作向导图及标志，标明办公室、餐厅、休息室、医务室和厕所等有关方位。如有保密和安全需要，应注意防止参观者越过所限范围，以免发生意外的伤亡事故和影响组织正常的工作秩序。

（六）准备好宣传资料

为了使参观活动起到应有的效果，还应准备一份简单易懂的说明书或宣传材料。在参观之前，先播放影片或幻灯片进行介绍，帮助参观者了解组织的主要概况。然后由讲解员陪同参观者沿参观路线做进一步解释和回答问题。最好将参观者分成十人以内的小组，这样既便于组织，又能让参观者听清讲解。讲解员的解说词要写得简明扼要，主要配在图表、数字、模型、样品下方，标语一般写在解说词的前面或后面，还可用照片来增加展览的形象性，力求给参观者留下一个好印象。

（七）准备好辅助设施和纪念品

辅助设施一般包括停车场地、休息场所和会议室等。参观场所应设路标。另外，针对特殊参观者，还应根据对象做特别准备，如准备好组织产品、代表组织形象的小型纪念品等。如果参观者是外宾，则应多选择一些有地方或民族特色的产品作为礼物。

（八）培训服务人员

培训服务人员主要指培训讲解员、接待员和服务员。讲解员应对组织有全面深入的了解，能对公众提出的问题应答如流。接待员、服务员应对公共关系技能、社交礼仪等知识娴熟在心，做到接待公众有礼有节，树立和维护组织的良好形象。

（九）搞好接待工作

组织应热情周到地做好接待工作，应有专门的人员负责登记、讲解、向导等工作，安排好休息场所和茶水饮食，赠送有意义的纪念品。有关部门负责人或组织负责人必要时可亲自出场热忱地迎送参观者，介绍本组织的发展情况，感谢来宾光临，竭诚征求来宾的意见。

（十）会后工作安排

参观活动结束后，还需要开展一系列的公共关系活动，如致函向来宾道谢，登报向各界鸣谢，召开参观者代表座谈会，听取意见和建议，以改进管理。

组织对外开放参观活动虽然是一件很繁杂的工作，但又是一项很好的公共关系活动，它可以使公众对组织产生兴趣和好感，进而提高组织的知名度和美誉度。日本松下电器公司松下幸之助深有体会地认为，让人参观工厂是推销产品的最好、最快的方法。

本章小结

本章着重介绍了旅游公共关系常见的各种专题活动的特点，要求理解各种专题活动的价值并掌握旅游组织举办各种专题活动的程序及应注意的事项。旅游公共关系专题活动，是指旅游组织为实现某一明确目标，围绕特定主题，精心策划的与公众进行重点沟通的公共关系活动。旅游公共关系专题活动的类型很多，如新闻发布会、会议活动、展览会、庆典活动、赞助活动、开放参观活动等，这些活动有诸多共性，从而形成了操作这些活动的普遍性方法，即一般公共关系工作法。这些活动具有不同的公共关系目标和公共关系对象，因此也有不同的活动程序和技巧。公关人员必须在掌握公共关系专题活动基本程序的基础上，针对组织的具体公共关系目标，遵循正确的工作原则，有效运用各种技巧，高效灵活地完成各项公共关系专题活动。(www.xing528.com)

核心关键词

公共关系专题活动　新闻发布会　庆典活动　展览会　开放参观活动　赞助活动　会议活动

思考与练习

1.新闻发布会、展览会、赞助活动这三类旅游公共关系专题活动的基本特点和基本要求有哪些？

2.新闻发布会的筹备应该如何进行？注意事项有哪些？

3.赞助和捐赠有什么联系和区别？

4.开放参观活动的实施过程有哪些注意事项？

5.实地参加一次旅游行业展览会，拍摄照片并制作PPT在课堂上演示，请老师和同学做出评价。

6.庆典活动当天，如果出现天气突变，重要嘉宾因故不能出席等意外情况，应如何处理？

案例分析

案例一：A酒店新闻发布会的筹办

2017年5月20日，由亚洲品牌论坛中心、香港旅游卫视和广东省企业品牌建设促进会联合主办的2017亚洲旅游与酒店品牌论坛暨中国旅游与酒店风云榜颁奖盛典在深圳大中华喜来登酒店盛大举行。在评选揭晓结果中，某著名旅游城市A酒店表现不凡，在“中国十佳最受欢迎商务酒店”中榜上有名。A酒店对此结果非常重视，并决定举办一次新闻发布会，向社会各界告知此事。

（资料来源：根据相关资料整理。）

问题：

1.酒店应如何筹备这次新闻发布会，该如何突出发布会主题？请试拟一份方案。

2.假如你是新闻发言人，你的同学是会议主持人，你们该如何开好这次发布会？

案例二：神通旅行社展览会的选择

神通旅行社是华中地区一家主要经营省内长线游的旅行社，在本地市场上属于后起之秀。这几天，市场部的经理张慧陆续收到了一些邀请该社下个月参加各种展会的信件。在这些邀请中，张经理感兴趣的只有三个，一个是以往参加过的旅游交易会，在北京举办；另一个是本市旅游局组织的线路推介会；还有一个则是以前并没接触过的旅游博览会，地点在广东，而广东省正是神通旅行社明年计划深度开发的客源地。张经理面对这些展会邀请有些犯难，她只好拿着这些信件去和旅行社的总经理商量，看看是否有必要参展，以及要选择参加哪一个展会。

（资料来源：根据相关资料整理。）

问题：

1.神通旅行社应该如何选择适合自己的展会？

2.如果选定参加广东的旅游博览会，神通旅行社该如何准备参加这次博览会？