（一）分析展览会的必要性和可行性
展览会是大型综合性的公共关系专题活动，需投入较多的人力、物力和财力，如不对其必要性和可行性进行科学的分析论证，就有可能造成两个不良后果：一是费用开支过大而得不偿失，二是盲目举办而产生不了应有的作用。所以组织应对展览会的投入与产出进行详细计算，然后再决定是否举办展览会。
（二）明确展览会的主题和目的
举办任何一个展览会，都必须首先明确它的主题和目的，并在此指导下精心确定内容，制作展览的实物、图表、照片、文字等，使之更有针对性。主题要围绕展览会的目的而定，并写进展览计划，成为日后评价展览效果的依据。
（三）确定参展单位、参展项目和展览类型
大型展览会的主办单位或承办单位可以通过广告、新闻发布或者邀请等形式联系可能的参展单位，并将参展时间、地点、项目、类型、收费标准和举办条件等情况告知联系的单位，一方面通过各种公共关系技能吸引参展单位，另一方面为可能的参展单位提供决策所需的资料。
（四）预计参观者的类型和数量
展览会在策划阶段必须考虑所针对的公众，参观者的类型将影响信息传播手段的复杂性和多样性。如果参观者对展出项目有较深的了解和研究，就需要展览会的讲解人也是这方面的专家，介绍的资料要较为专业化、详细和深入；如果参观者只是一般消费者，则应采用通俗易懂的语言进行直观的普及性宣传。参观者的数量将直接影响展览地点的选择，展览地点的面积应足以容纳参观者。
（五）选择展览时间、地点
展览会时间的选择一般按组织需要而定，有些展览则要顾及季节性，如花卉展览等。在地点的选择上，首先要考虑的是方便参观者这一因素，如交通方便、易寻找等；其次要考虑场地的大小、质量和设备等；再次要考虑展览会地点周围环境是否与展览主题相得益彰；最后要考虑辅助设施是否容易配备和安置等。
（六）培训工作人员
展览效果与展览工作人员的素质有很大的关系。在举办展览时应对主要的几种工作人员如讲解员、接待员、服务员、业务洽谈人员等进行培训。培训内容包括公共关系技能、展览专业知识和专门技能、营销技能、社交礼仪等。
（七）确定展览会的管理机构，提供相关服务
大型的展览会要设立文书、邮政、运输、保险等专业服务部门。国际性展览会还应设立处理对外商检贸易的业务部门。一般的展览会应设置大会领导组、大会办公室、样品办公室、询问室、广播室、卫生保健室、贵宾接待室、保安处、会议室、谈判或签字室、停车场等。
（八）收集展品，完成设计制作
展览会各分部的负责人要根据展览大纲到各参展单位收集实物和有关资料，撰写展览文稿并提交设计室，由设计师、摄影师、美术师完成设计、排版、绘制、放样，再由制作组负责版面上文字图表的制作、裱贴和版面的加工、美化等。
（九）成立专门的新闻发布机构
展览会中会产生很多具有新闻价值的信息，这需要展览会负责公共关系事务的人员进行挖掘，写成新闻稿发表，扩大展览会的影响范围和效果。专门的机构要负责制订新闻发布计划和组织实施计划，并负责与新闻界进行联系的一切事务。(www.xing528.com)
（十）准备展览会所需的各种辅助宣传材料
主办单位和承办单位应设计与制作展览会的会徽、会标及纪念品，制作好介绍展览会的背景资料、前言及结束语，印制参展品目录、展览会平面图、展览会组织机构、日程安排和宣传小册子等，供展出时分发。
组织应具体列出展览会各项费用，加以核算，有计划地分配展览所需的各项资金，防止超支和浪费。
展览会的费用通常包括场地费用、设计费用、工作人员费用、联络及交际费用、宣传费用、运输费用等，要根据展览所要达到的效果来考虑这些费用的标准。
（十二）布置展厅
一般来说，展厅的布置具体包括以下几个方面：①选择与处理展品。根据展览的性质和总体设计选择展品的品种和数量，还要对部分展品进行各种处理，如制成标本，拍成幻灯片，进行电影拷贝，进行适当的物理、化学处理等。易于损破的物品要有备用品。②进行室内装饰。展厅的主色调、背景选择和灯光照明等都应认真考虑。③讲究展品陈设。同一件物品，由于摆设的角度、方向和位置不同，在不同的背景和光线下，在其他展品的衬托下，给人的视觉效果会大不相同，展览不仅仅是实物展示，更是一种艺术，要充分利用它的艺术性给参观者留下深刻的记忆。
（十三）展厅开放
当一切准备就绪，就可以择日开放。但应注意以下几点：①开放前应适当地进行宣传，以引起人们的关注；②选择的时机要理想，不同的时机会有不同的效果；③参观者人数要控制得当；④解说词要简洁明了、生动具体，充分利用讲解使静态的实物和图片有生命；⑤做好会务工作，接待好每一位观众；⑥在展厅入口处应设立咨询台和签到处，并贴出展览平面图和展品目录；⑦可适当发放一些纪念品，悬挂会标、会旗，播放会歌，强化参观者的记忆；⑧还应做好安全防范工作，防止事故发生。
（十四）会后总结
通过设置观众留言簿，召开观众座谈会，会后登门拜访或发放调查问卷等多种形式检测展览效果，评价活动的成败，总结经验，为今后改进工作提供参考。
以上是举办展览的一般程序和注意事项。为了达到理想的效果，必须每一步都计划周密、考虑细致，防止出现任何差错。其中尤为重要的是要善于应用各种展览技巧，如邀请有关知名人士出席，举行别开生面的开幕式，邀请有关文艺团体助兴等，将展览会办得生动活泼、别具一格。
这里要特别指出以下三点。
（1）主办单位或承办单位应用各种方法吸引公众的注意，以便让公众了解本组织在本次展览会中所起的作用和扮演的角色。如利用室内外的条幅广告和文字说明等加以宣传。
（2）学会变不利因素为有利因素，变消极、被动为积极、主动。在展位不理想、效果不明显的情况下可采取适当的补救措施。
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