（一）会前准备工作
在决定通过会议形式来解决问题后，会务组就要开始着手准备各项工作，主要内容如下。
1.制定会议预案
（1）确定会议主题及名称。
无论组织什么样的会议，都要确定会议主题，即明确要研究和解决什么问题、达到什么目的。议题必须具有必要性、明确性和可行性。每次会议的议题应该尽可能集中、单一，不宜太分散。
会议主题应该通过恰当、确切的名称来体现，概括并显示会议的内容、性质、组织者、参加对象、主办单位、时间、地点、届次、范围、规模等。它既可以用于会前的“会议通知”，使与会者心中有数，做好准备；又可用于会后的宣传，扩大会议的效果；还可用于会议过程中，使与会者产生凝聚力。
（2）确定会议议程。
会议议程要确定的主要内容是根据到会重要人士的情况，确定会议主持人；根据会议的主题，确定会议发言人；围绕会议主题，确定重点发言、讨论主题，并根据会议规模，确定讨论方式；根据会议拟达到的目的，安排相关人员做会议总结。
2.确定与会者
与会者就是参加会议的正式成员，具体地说，确定与会者应考虑其必要性、重要性、合法性。
必要性指与会者必须是与会议直接有关的人员，是有权了解会情、提出意见、表示态度、做出决定的人，或者是能提供信息、深化讨论、有助于会议达到预期效果的人。
重要性指与会者是与会议有必然的、直接的关系，有利于会议的进展或扩大会议效果的人员。
合法性指有些重要的会议，与会者必须具有合法的身份和法定的资格。例如，旅游公司董事会或股东大会的与会者必须是按照《公司法》和公司章程正式确定的董事或股东，酒店协会换届选举大会的与会者必须是协会会员，旅游职业教育集团周年庆的与会者必须是集团成员单位或理事单位等。
3.准备并检查会议文件
准备和检查会议文件是一项非常艰苦而必要的任务，会议文件主要包括会议日程、会议通知、会议参阅资料等。检查会议文件时要认真核对每一项细节，尤其是时间、地点、车辆号码、嘉宾姓名、出席人数、住宿安排、主席台座次等，要确保每一项都与实际相符。确认没有问题以后，向会议主管汇报。
4.会议通知及邀请
在确定与会者名单及准备好会议文件后，会务组应该进行会议通知及邀请工作。这项工作原则上要以文字形式进行。在会议通知书或邀请函上，要写明以下事项：会议名称和议题，会议召开以及结束的预定时间，会议场所（附导向图）和联系人，其他事项（如有无会议资料、有无停车场、有无就餐安排等）。
5.会场选择与布置
（1）会场选择。
会场选择应该注意：符合旅游组织的形象以及与会者的身份等；地点对与会者来说应该方便快捷；能保证必要的使用时间；费用要符合预算；环境舒适、设施设备齐全。
（2）会场布置。
布置会场要考虑会议的目的、人数、会场的大小等情况，并考虑会议的整体风格和气氛。
①座席配置。座席的配置可以参考以下几种方法。
一是圆桌形。圆桌或椭圆桌可使与会者消除不平等的感觉，有利于互相交换意见。
二是口字形。用长桌或方桌围成一个很大的口字形，适用于比圆桌能围坐更多人的会议。
三是H字形、V字形。与会者能更清楚地看到主持人及会场背景，适用于需要使用多媒体的会议。
四是剧场形。主持人和领导坐在讲台一侧，适用于传达和汇报情况、多人参加的会议。
②座次安排。主席台一般按职务高低排列座次，以主席台座位为准，单数以中间为上，双数中间两人以左为上，然后依次排列。其余与会者的座次安排一般以职务高低或姓氏笔画数为序排列。在与会者彼此不熟悉的情况下，应在每个与会者桌上摆放姓名牌，以便他们互相了解、结识。
③准备设备和用品。会议设备和用品是指各类会议都需要的姓名牌、文具、桌椅、照明设备、投影仪、音响设备、茶具、烟灰缸等。另外，还可以在会议主持人对面的墙壁放置一个醒目的挂钟，会议记录人员则可根据需要另外安排一张小桌子。
6.接站报到
会务组在整理与会者信息后，在会议开始前，要对需要接站的宾客进行统一调度，安排人员至车站、机场迎接。对于自备交通工具者，应提前告知行驶路线。对抵达报到的与会者，会务组要做好报到登记工作，确认和分发住店钥匙、会议资料文件、餐券等。必要时，应引导与会者到住宿房间，并简单介绍环境和会议概况。
（二）会中工作
1.签到、入座
签到能帮助工作人员及时、准确地统计到会人数，便于安排各项工作。签到一般有以下几种方法。
（1）簿式签到。(www.xing528.com)
簿式签到即与会者在预先准备好的签到簿上按要求签署自己的信息，表示到会。这种方法的优点是利于保存，便于查找，适用于小型会议。
（2）证卡签到。
证卡签到即在签到证上写明会议名称、日期、座次号、编号等，事先发给与会者，与会者在上面写好自己的姓名，进入会场时，将签到证交给会议工作人员，表示到会。其优点是比较方便，缺点是不便保存和查找。
（3）座次表签到。
座次表签到即事先制定好座次表，标明与会者姓名和座位号码，一旦到会就在座次表上销号，表示出席。这种方法的优点是与会者能在签到时就知道自己的座次号，能起到引导的效果。
（4）电脑签到。
电脑签到即利用电脑技术，使与会者通过刷卡就能完成签到手续。这种方法的优点是快捷准确，适应大型会议。
在签到后，会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座，对重要人士应先引入休息室，由领导作陪，会议开始前几分钟再引到主席台就座。
2.会议推进
在主持人宣布会议开始后，会议就进入了正轨。要使会议在召开过程中前后连贯、层次分明、重点突出，主持人的主导和推进作用不可忽视。主持人应该做到以下几点。
（1）直入主题。
直入主题即直截了当地宣布会议的目的和主题，介绍会议的议程及与会者。通常，与会者会提前收到会议文件或通知，但口头说明有助于为与会者明确地限定讨论的问题，而且能够消除在会议开始时人们思绪的混乱状态，集中大家的注意力。
（2）有效控制，推进会议。
第一，控制时间。没有控制好开会时间往往会出现“拖会”或是会议比预定时间提前结束的情况。对此，主持人要根据现场情况做出相应的调整。如果时间不够，或提醒压缩讲话内容，或把会议发言改为书面交流，或精简自己的主持内容。如果时间多余，可安排小组讨论，消化会议内容；也可安排现场咨询，解决疑难问题；还可以安排与会代表发言交流。
第二，控制气氛。主持人应该根据会议的类型变换语言和语气，调节会议的气氛。如主持小型座谈会时要力求语言活泼、语气轻松，努力为与会者畅所欲言营造宽松的氛围；主持大型会议时则要力求语言朴实、语气平缓，努力为会议营造庄重、严肃的气氛。
第三，控制局面。会议主持人要注意紧扣议程，避免走题；观察与会者的反应，并给予反馈；协调与会者的发言，引导与会者的沟通交流；及时处理不良现象如随意走动、接听电话等，维持会场的良好秩序。
3.会议总结
会议总结可以引导会议的良性进展，使会议不至于最终没有取得任何效果，或会议结果乱七八糟，没有任何的条理性。会议总结要做到以下几点。
（1）剔除小的、次要的问题，确认会议的主要决定和行动方案。
（2）回顾会议议程达成的共识和成果，表明已经完成的事项和待完成的事项。
（3）给与会者一点时间，简单说最后几句话。
（4）就下次会议的日期、地点等事项达成一致意见。
（5）对会议进行评估，对与会者表示谢意或赞赏。
（三）会后工作
1.媒体宣传
为扩大会议影响力或通报会议决议，在某些会议结束后，主办单位应该通过新闻发布会等形式来加强与当地新闻界的沟通和合作，加强会议对公众的影响，加速彼此信息的交流。
2.会后考察参观
会议结束后，主办单位可以安排与会者组成访问团、考察团，对与会议主题相关的旅游项目、旅游路线进行实地参观和调研，以深化会议主题，加强沟通交流。
3.安排与会者返程
大型会议结束后，主办单位一般应为外来与会者提供一切返程的便利，主动为对方联络、提供交通工具，或是替对方订购、确认返程的机票、船票、车票。当团队与会者或与会特殊人士离开本地时，还可安排专人送行，并帮助托运行李。
4.处理材料，形成文件
会议一结束，主办单位就要根据工作需要与有关保密制度的规定，对与会议相关的一切图文、声像材料进行细致的收集、整理，尽快形成各种文件资料，如会议决议、会议纪要等，并及时下发或公布；对应该回收的材料，一定要如数收回；对应该销毁的材料，则一定要仔细销毁。
5.会后工作跟进
会议结束并不意味着真正的会议终结，在后期，相关负责人必须及时对会议决议的执行情况、执行成绩以及存在的问题进行了解、监督，并根据情况做适当调整。
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