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公共关系旅游-会议类型划分和范畴

时间:2023-11-04 理论教育 版权反馈
【摘要】:根据划分标准不同,可将会议进行如下分类。另外,一些大型企业在饭店举行会议时,同时还会在饭店举办小型展销活动,这些也可划入展销会议的范畴。年会通常包括一次全体会议和几个小组会议。

公共关系旅游-会议类型划分和范畴

根据划分标准不同,可将会议进行如下分类。

(一)按照举办单位划分

1.公司类会议

公司类会议的规模大小不一,小到几个人,大到上千人。公司类会议的数量极其庞大,但是很多公司并不愿意对外宣传内部会议,所以公司类会议的数量很难准确统计。公司类会议的主题通常是管理、协调和技术等,具体可分为销售会议、经销商会议、技术会议、管理者会议、董事会会议和股东会议等。

2.社团协会类会议

社团协会类会议因人数和性质的不同而不同,规模从小型地区性组织、省市级协会到全国性协会乃至国际性协会不等。社团协会大致可以细分为行业协会、专业协会、科学协会、教育协会和技术协会等。其中行业协会是会展业最重要的市场之一,因为协会的成员多为业内成功管理人员。社团协会类会议通常伴有展览会。

3.其他组织会议

这类会议的典型代表是政府机构会议,其中,省级、市级、县级的中小规模的政府机构会议数量十分庞大,是一个非常可观的会议市场。

(二)按会议规模(参加人数多少)划分

1.小型会议

小型会议的出席人数少则几人,多则几十人,但是一般不超过100人。

2.中型会议

中型会议的出席人数为100—1000人。

3.大型会议

大型会议的出席人数为1000—10000人。

4.特大型会议

特大型会议的出席人数为10000人以上,如大型表彰、庆祝大会等。

(三)按照会议活动特征划分

1.商务会议

企业因业务、管理和发展等需要而展开的会议被称为商务会议。出席这类会议的人员素质比较高,一般是企业的管理人员和专业技术人员。商务会议一般对设施、环境和服务有较高的要求,消费标准也比较高。召开商务会议一般选择与企业形象大体一致或更高层次的饭店,如大型企业或跨国企业一般都选择当地最高星级的饭店。商务会议经常伴有宴会,会议效率高,会期短。

2.政治性会议

国际政治组织、国家和地方政府为某一政治议题而召开的各种会议属于政治性会议。政治性会议根据内容需要一般采取大会和分组讨论的形式。

3.展销会

参加商品交易会、展销会、展览会的各类展商及一些与会者除参加展会外,还会参加在饭店、会议中心等场所举办一些招待会、报告会、谈判会、签字仪式、娱乐活动等,这些可以统称为展销会议。另外,一些大型企业在饭店举行会议时,同时还会在饭店举办小型展销活动,这些也可划入展销会议的范畴

4.文化交流会议

文化交流会议是各种民间和政府组织组成的跨区域性的文化学习交流活动,常以考察、交流等形式出现。

5.培训会议

培训会议是用一个会期对某类专业人员进行的有关业务知识方面的技能训练或新观念、新知识方面的理论培训,培训会议可以采用讲座、讨论、演示等形式进行。

6.度假型会议

度假型会议是一些公司或社团协会等机构利用节假日、周末等时间组织人员边度假休闲,边参加会议。这样既能增强互相了解,增强机构的凝聚力,又能解决所面临的问题。度假型会议一般选择风景名胜区的饭店或度假区举行。会议通常会安排足够的时间让员工观光、休闲和娱乐。

7.专业学术会议

专业学术会议是某一领域具有一定专业技术的专家学者参加的会议,如专题研究会、学术报告会、专家评审会等。

(四)按照会议的性质和内容划分(www.xing528.com)

1.年会

年会是就某一特定主题展开讨论的聚会,议题涉及政治、经贸、科学、教育或者技术等领域。年会通常包括一次全体会议和几个小组会议。年会可以单独召开,也可以附带展示会。多数年会是周期性的,最常见的是一年一次。参加年会的全体人员通常比较多,一般要租用大型宴会厅或者会议厅。而小组会议讨论的是具体问题,所租用的则是小会议室。

2.专业会议

专业会议的议题通常是具体问题并就其展开讨论,可以召开分会,也可以只开大会。就与会者人数而言,专业会议的规模可大可小。

3.代表会议

代表会议指由代表某一利益群体的与会者参加的会议。代表会议的规模和出席人数差别很大。

4.论坛

论坛的特点是反复深入的讨论,一般由小组组长或演讲者来主持。它可以有许多听众参与,并可由专门的小组成员与听众就各方面的问题发表意见和看法。

5.座谈会

座谈会比论坛要正式和严谨一些,由主持人或演讲人进行陈述讲演,有一些预定好的听众参加。与论坛相比,与会者在座谈会中平等交换意见的气氛和特征方面要弱一些。

6.讲座

与其他会议形式相比,讲座更正式和更有组织,常由一位或几位专家进行个别讲演,讲座的规模可大可小。观众在讲座后可以提问,有时主办方也不安排观众提问。

7.研讨会或专家讨论会

研讨会或专家讨论会通常专业性较强,参与的人数不多,除非是行业标准讨论,一般不会超过100人。这类会议的关键点是会场及地点的选择。关于会场,除一般性的主会场外,通常需要一些小型会场以便分组讨论。主会场的布置除保留主持人外,其他座位应当体现平等精神,发言用的麦克风应该每个座位都有,除非人数少于15人。关于地点,通常选择相对封闭、安静、利于保密的地点,最好是位于郊区且环境优美的会所,应当满足夜间娱乐休闲、团队精神培养、场景变换、交通相对方便等要求。这类会议通常在主持人的主持下进行,与会者参与较多,可以平等交换意见、分享知识和经验。这类会议一般在相对较小的范围内进行;当规模变大时,就变成了论坛或专题讨论会。

8.专题讨论会

专题讨论会指为处理专门问题或特殊分配的任务而进行的小组会议,与会者就某一议题进行学习和讨论、分享知识和技能,以及对问题的看法。

9.培训会议

培训会议也是专业型会议,通常由企业内部或者教育部门举办。除带有研讨性质外,更多的是技能交流及知识传授,所以培训会议对场地的要求相对较高,除了一般的封闭式会场外,应该还有各类拓展训练设施或场地,可能的话还应该有高品质的休闲放松场地。培训会议的关键点是场地、培训设施及培训师。一般少则需要一天的时间,多则需要几周。这类培训会议需要特定场所,培训内容集中度高,由某个领域的专业培训人员教授。

10.奖励会议

奖励会议是企业或公司为了表彰、奖励工作出色的员工、分销商或客户而举行的会议,它是企业或公司的一种重要的激励手段。

11.其他特殊会议

其他特殊会议包括茶话会、晚餐会及一些娱乐活动等。这样的会议应注意选择适宜的环境和场所。

(五)新型会议类型

1.“玻璃鱼缸”式会议

“玻璃鱼缸”式会议是一种非常独特的讨论会议。通常由6—8名与会者在台上或房间中心围成一圈,圈子中间留有一个空座。其他与会者只能作为观众坐在周围旁听,不能发言,只有那个坐在圈子里的人才可以发言。如果有观众想发言,他必须走到圈子里,坐在中间的那个空座上,发言完毕再回到原座位。“玻璃鱼缸”式会议通常由主持人主持,他可以参加“玻璃鱼缸”式的讨论,也可以只负责使会议按正常程序进行。在会议进行中,大部分观众只是在外围观看那个位于圈子中的与会者演讲或讨论,就像在观看鱼缸或鱼箱里的鱼活动一样,因此,人们给其取名为“玻璃鱼缸”式会议。

2.辩论

辩论会是指两个人或两个团体就某一问题展开辩论,一方为正方,另一方为反方。例如,应当提高服务价格吗?正在开发的新产品对公司是否有利?任何具有两面性的问题都可以成为辩论会的话题。辩论会有很多好处,辩论通常着眼于问题的正反两面,可以向观众展示不同的观点和看法。辩论会通常会带来观念或过程上的进步,因为辩论过程可以暴露不少问题。

3.角色扮演

人们可能不会想到开会时使用角色扮演这一形式。不过,根据讨论话题的不同,角色扮演有时也会将一个问题诠释得更好。

4.网络会议

随着现代科技的发展和广泛运用,网络会议逐渐成为一种新兴的会议形式。网络会议使用的是一种被称为流动媒体的技术,就是预先用音视频设备把某个事件或活动现场录制下来,然后转换成数字化的视频信号,再通过计算机接收后送入网络服务器。进入服务器后,人们就可以直接观看或下载后观看会议。对那些由于各种原因不能参加会议但仍对某些日程感兴趣的人来说,这是一个福音。由于通过网络传递信息,会议不存在时间上的障碍。网络会议对公司召开培训会议非常有利,它不必再让有关人员乘坐飞机去往目的地,可以节省住宿、伙食、交通等多项费用。

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