公共关系谈判的程序及案例

公共关系谈判的程序一般分为准备、开局、交流与磋商和签约等阶段。只有掌握好公共关系谈判的程序，才能把握好公共关系谈判的全过程，完成好公共关系谈判的各阶段工作，实现最终目的。

（一）谈判的准备阶段

西方谈判界有一句谚语：“如果谈判准备不成功，那就在谈判中准备失败吧！”谈判的准备至关重要，准备工作是否充分、细致，将直接影响谈判过程的各个环节，乃至最终结果。

1.确定谈判目标

谈判目标通常是谈判要解决的问题。确定谈判的目标，就是确定期望通过谈判要达到的目的。在整个谈判过程中，无论是方案的制定，还是策略的选择和实施，都是为实现谈判目标服务的。

谈判目标一般分为三个层次：一是最高目标，指谈判人员所能获取的最大利益目标；二是比较理想目标，指较理想的实际目标；三是可接受的最低目标，指谈判人员的底线。

2.收集情报资料

收集情报资料在任何形式的谈判准备中都是非常重要的一环。“知彼知己，百战不殆。”在公共关系谈判中，要收集的情报主要包括：所涉及的市场信息、技术信息、环境信息、政策法规信息和谈判对手资料信息等。

3.组建谈判团队

应根据谈判任务对谈判人员的要求，选择谈判人员，组建谈判团队。谈判团队的组建主要包括确定参加谈判的人数、成员和成员之间的分工与配合。公共关系谈判是谈判双方人员的知识、智慧、心理、经验等综合能力的较量，组织一支优秀的谈判团队，对取得谈判的成功起着格外重要的作用。

4.拟订谈判方案

在谈判之前，要拟订出一个周密、明确的谈判方案，其内容一般包括谈判的目标、议程、进度和对策等。拟订谈判方案要注重四个方面：简明扼要、准确具体、策略得当和灵活机动。谈判方案是谈判的指导性纲领，其目的是尽可能地维护己方利益，兼顾对方目标，最终实现双方比较满意的结果，进而达成协议，成为长久的合作发展伙伴。

5.举行模拟谈判

模拟谈判是谈判方案的假设执行。为了使谈判最大限度地达到己方的目标、适应对手，谈判人员往往要进行一次或多次模拟谈判。进行模拟谈判时，谈判人员在充分准备的基础上，应注意要求扮演对方角色的人员在各个方面尽力模仿对手，严格认真地进行模拟。每次模拟谈判完成之后，谈判人员要认真总结，找出问题，根据需要进行反复模拟，直到满意为止。

（二）谈判的开局阶段

对于公共关系谈判而言，良好的开局至关重要。谈判的开局体现出谈判双方在谈判中采取的态度和方式，对谈判能否顺利进行关系极大，同时也影响着双方对谈判局面的控制，有时直接影响谈判的结果。

1.营造良好的谈判气氛

任何一种谈判在一开始都涉及谈判气氛，又称为洽谈气氛。在公共关系谈判中，谈判气氛直接影响双方的情绪和行为，是整个谈判过程中双方能否进行友好协商的基础。谈判人员应注意消除冷淡、对立、紧张的情绪，还要注意避免松松垮垮、拖拖拉拉、旷日持久、互不让步的马拉松式谈判。要努力创造出积极、友好、热情的气氛，并且在涉及具体问题时保持平静、严肃、严谨和务实的心态。(www.xing528.com)

谈判气氛是在谈判开局阶段迅速形成的，是弥漫在谈判现场空间中的能够影响谈判进程和谈判结果的心理因素和心理感受的总和。谈判气氛良好，就可能为以后顺利解决问题提供良好的基础，而谈判气氛糟糕必然给人毫无诚意的感觉。

2.开场陈述

开场陈述是公共关系谈判进入实质性阶段的开始，即谈判双方对各自的谈判目标进行表达。在开场陈述中，要向对方表明己方的基本目标、要求、原则和希望，引起对方的重视和响应。在此阶段，谈判者要注意以下几个问题。

（1）尽量设法让对方先陈述。若对方先进行陈述，我方则可以初步判定双方的差距，并可据此相应调整我方的陈述策略。当对方在进行陈述时，一是要认真倾听，同时不断用表情、眼神交流、记笔记等方式表明对对方发言的重视。切忌在对方说话时有浮躁、浅薄之举动，更不要随便打断对方发言。二是在倾听的过程中要努力理清和归纳对方的表达核心，善于捕捉对方言论的关键问题，不能在对方发言后毫无收获。

（2）陈述要突出重点。由于陈述属于谈判接触的初始阶段，相互间对对方的底牌都不太清楚，所以在陈述时，除了言简意赅地讲清楚己方的目的和意图以外，不要发表过多的言论，关键的资料应留待实质谈判阶段再用。己方陈述时，内容要清晰，使用的词汇和概念要准确，不能有歧义，以免对方误解或从中钻空子。陈述重点要放在谈判项目的价值上，以吸引对方的合作欲望，减少谈判阻力。为使陈述准确，谈判人员在陈述时也可以使用书面语言。

（3）陈述要注意细节。在陈述过程中，谈判人员要尽量均衡双方的时间长度，切忌出现独霸会场的局面，在语气语调上，要尽量轻松自然，态度要诚恳，不能使用过激言辞。在陈述时，不能低头念稿或“自言自语”，而要观察对方的反应，并寻找对方的目的和动机，以及与己方的差别。另外，陈述的结束语要特别斟酌，要表明己方的陈述只是为了让对方明白己方的意图，而不是向对方挑战或强迫对方接受，类似“这是我们的初步意见”“后续问题我们放到后面再细谈”之类的表达就比较理想。

3.交换意见

公共关系谈判开局以后，随即进入对对方基本意见的相互反应阶段。双方各自意向性的陈述必然会引起对方的反应和应对，这时应该尽量反复交换意见，摸清对方底牌。公共关系活动更注重关系的协调和形象的树立，所以谈判人员应该在满足己方基本原则的基础上，相互为对方利益考虑，争取双赢的结果，以促成建立长远的利益关系。

（三）谈判的交流与磋商阶段

公共关系谈判的交流与磋商是指谈判双方进入正式谈判，相互间讨论、争辩、讨价还价和解释的过程。一般来说，交流与磋商要注重以下几方面的问题。

一是真诚客观。在交流与磋商的过程中，谈判双方提出的目的要考虑，双方利益的现实性，提出的解决问题的方法具有真实性和可靠性，并且具有双方一致接受的合理性和可能性。

二是注重礼节。一般来说，任何谈判都有可能产生争论，但在激烈争论的同时，应当注意相互尊重和谅解。这就要求在磋商过程中，谈判双方始终保持公共关系礼仪的行为准则，不能蛮横无理或以强欺弱、以大压小，应沉着应对、以理服人。

三是耐心坚持。公共关系谈判的过程一般比较复杂，要尽可能地耐心坚持己方的观点，坚守底线，善于利用己方的有利因素，最大限度地争取己方的利益。

四是反复磋商。在公共关系谈判中，可能会进行反复的商谈。对此，谈判双方要有充分的心理准备和物资准备。尤其是在双方产生对抗情绪时，可以暂时放下争议较大的问题，采取休会的办法，打破僵局，冷静分析原因，讨论双方都能够接受的解决问题的方法。必要时，双方都要做一些妥协和让步，以维持谈判的进行，力求达到双方满意。

（四）谈判的签约阶段

谈判完成以后，一般情况下双方都要签署协议或合同，以规定双方的权利与义务。一般来说，公共关系谈判的签约没有商务、军事及外交谈判那样严格的协议文本。但是双方也要签署协议或备忘录，用以约定双方的责任与义务。在起草协议文件的过程中，要注意不违反相关的政策、法规等。